Best Value Procurement (BVP)

Wat is het?

Het idee achter Best Value Procurement is niet nieuw. Jaren geleden was er op de inkoopmarkt al sprake van ‘outputgericht specificeren’ waarvan – net als bij BVP – de grondgedachte is dat niemand de in te kopen oplossing zo goed kan uitwerken als de leverancier. Vertel als inkopende partij vooral wat je hebben wilt (de output) en laat de uitwerking ervan (hoe/op welke wijze/welke stappen) over aan de experts: de leveranciers.

Dean Kashiwagi heeft onder de naam BVP op basis van deze grondgedachte een methodologie ontwikkeld (die op veel punten trouwens niet zo gek veel afwijkt van een normaal professioneel inkoopproces). In Nederland staat deze BVP-aanpak bekend onder de naam ‘prestatie-inkoop’.

Hoe werkt het?

  1. Bereid je inkoopproces intern goed voor:
    • Kies een sponsor.
    • Stel een strategisch kader op (wat is de bussinessbijdrage van het in te kopen project).
    • Kies een kernteam en leidt dat op (in de BVP-methodologie).
    • Stel je planning op.
    • Kies weegfactoren.
    • Stel een kerndocument op t.b.v. leveranciers:
      • vertel wat de gewenste output is
      • vertel je leverancier direct wat je uit wilt geven (wat het budget is voor de gevraagde output), zodat je later niet voor de goedkoopste oplossing gaat, maar zo veel mogelijk value-for-money krijgt.
    • Maak een shortlist van aanbieders.
    • Nodig de aanbieders uit voor een opleidingsbijeenkomst om ze uit te leggen wat BVP is en wat er van ze verwacht wordt.
  2. Vraag de leveranciers een aanbieding te doen met daarin:
    • Past Performance Enquête (ex-opdrachtgevers scoren de prestatie van de aanbieder).
    • Prijs (voor de gevraagde output).
    • RAVA-plan (Risk Assessment en Value Added):
      • RA-plan: risico’s en mitigerende maatregelen, maar ook risico’s die voor de opdrachtnemer niet te beïnvloeden zijn (verwachtingsmanagement); dit geeft een duidelijk beeld van de risicobeheersing bij de uitvoering van het project
      • Value Added-plan: welke meerwaarde (ten opzichte van de gevraagde output) kan de leverancier bieden en welke prijs staat daar tegenover?
    • Planning.
  3. RAVA en Planning worden beoordeeld (gescoord door het team); er kan in dit stadium ook worden besloten dat leveranciers o.b.v. score worden uitgesloten van de volgende fase.
  4. Met de (resterende) leveranciers worden interviews gehouden, waarbij sleutelpersonen over inhoud en voorgenomen uitvoering van de aanbieding aan de tand worden gevoeld. Ook deze interviews worden gescoord.
  5. Op basis van Past Performance, Prijs, RAVA, Planning en interviews (en de vooraf bepaalde weegfactoren) wordt een ranking bepaald.
  6. Alleen de beste aanbieder gaat naar de pre-award fase (waar de diepte in wordt gegaan op het project, de details en de planning); de gedachte hierachter is dat transactiekosten voor alle aanbieders worden beperkt. De beoogde leverancier zal in deze fase ook uitwerken wat hij in welke fase van de opdrachtgever verwacht, welke de detailplanning wordt, etc.
  7. Tot slot volgt de uitvoering door opdrachtnemer waarin de planning, maar ook het risico-managementplan (en een periodiek overleg) een prominente plaats innemen.

Overigens kan de combinatie van BVP en Europees aanbesteden nog voor wat hoofdbrekens zorgen!

Fred Wittmaekers

Over de auteur
Fred Wittmaekers

Directeur InkoopAcademie; inkopen met business focus