Magnifying glass Close

Adblocker is geactiveerd!

Op deze website worden advertenties getoond. Van de advertenties wordt de redactie betaald. De redactie verzorgt het nieuws op deze website. Zonder advertenties geen nieuws. Zou je je adblocker daarom willen uitschakelen

Zo vindt u de juiste tooling voor contractmanagement

In de lijstjes van belangrijkste trends op het gebied van inkoop scoort contractmanagement in navolging van eerdere jaren weer hoog. Door contractmanagement op de juiste manier in te richten behaalt een organisatie veel winst. De juiste tooling levert daar een belangrijke bijdrage aan. Hoe selecteert u de juiste tooling en nog belangrijker: aan welke eisen moet deze voldoen? Onderzoeker Evelien Zevenbergen zocht het uit en won er de Jan van Beckumscriptieprijs mee.

De juiste tooling begint met zelfinzicht
Contractmanagement (CM) is inmiddels uitgegroeid tot een volwaardig vakgebied. Contracten gaan na sluiting over in de uitvoeringsfase en telkens weer blijkt dat veel winst te maken valt door actieve sturing op het contract. Professioneel contractmanagement vergt wel het gebruik van middelen ter ondersteuning van de taken die erbij komen kijken. Een van die middelen is software. In de markt is inmiddels een (zeer) groot aanbod CM-tools beschikbaar. Echter wel met veel verschillen. Dan rijst de vraag: hoe begint de zoektocht naar de juiste software?

Student bedrijfskunde Evelien Zevenberger legt in haar onderzoek een koppeling tussen de verschillende volwassenheidsniveaus van organisaties en de (benodigde) functionaliteiten van verschillende CM-tools. Het inzicht krijgen in het eigen niveau van volwassenheid op het gebied van contractmanagement is wat haar betreft dan ook stap 1.

5 volwassenheidsniveaus in contractmanagement
In haar scriptie benoemt Evelien vijf volwassenheidsniveaus, oplopend in mate van professionalisering van het contractmanagement binnen de organisatie.

Niveau 1: contractmanagement op ad hoc basis.

Niveau 2: de taken voor contractmanagement zijn belegd, maar worden naar eigen inzicht, kennis en kunde uitgevoerd.

Niveau 3: er zijn richtlijnen voor contractmanagement, maar er wordt nog weinig tot geen leveranciersmanagement toegepast.

Niveau 4: er wordt gewerkt volgens een CM-beleid en leveranciersmanagement wordt (grotendeels) toegepast.

Niveau 5: vergaand leveranciersmanagement, waarbij er een innovatieve CM-denkwijze is en contractmanagement geïntegreerd wordt toegepast.

Het doorgronden van het eigen niveau van volwassenheid is de eerste stap in de selectie van de juiste tooling. Uiteraard spelen ook andere factoren een rol, zoals de branche waarin de organisatie zich bevindt, het type organisatiestructuur en het type contracten dat doorgaans gesloten wordt.

Functionaliteiten contractmanagementtools
Uit het onderzoek onder contractmanagers blijkt dat de behoefte naar functionaliteiten wezenlijk verschilt. Belangrijke overeenkomende functionaliteiten die alle ondervraagden noemen, zijn: contractbeheer, contractmanagement, leveranciersmanagement, samenwerkingsmanagement en KPI-management.

Binnen de verschillende CM-volwassenheidsniveau verschilt de wens en noodzaak voor functionaliteiten van een CM-tool. Zo heeft een organisatie op CM-volwassenheidsniveau 4 meer functionaliteiten nodig, dan een organisatie in niveau 1. Het is dan ook niet aan te bevelen om met zeer uitgebreide mogelijkheden van start te gaan, als de organisatie contractmanagement nog op ad hoc basis uitvoert. In niveau 1 is een documentregister het meest relevant, terwijl in niveau 4 ook een leveranciersportfolio en KPI-management onmisbaar zijn. Bij iedere professionaliseringsslag groeit de vraag naar functionaliteiten.

Wat is de beste CM-tool?
Het onderzoek richtte zich niet enkel op de wensen en eisen van contractmanagers, maar onderzocht ook de functionaliteiten van CM-tools van 45 leveranciers op de markt. Belangrijke ontdekking is dat de meerderheid van de leveranciers een contractbeheersysteem levert in plaats van een contractmanagementsysteem. Daarvan zijn er ook nog eens vele meer geschikt voor het beheer van documenten, dan voor contracten.

Een klein percentage van de beschikbare systemen biedt ook oplossingen op het gebied van leveranciersmanagement. Slechts tien leveranciers bieden dit aan. Ook zijn er systemen die het inkoop- en contractmanagementproces nauw met elkaar verbinden. Een potentieel interessante combinatie.

Belangrijkste conclusie? Hoe hoger het (uiteindelijk gewenste) CM-volwassenheidsniveau binnen de organisatie, hoe kritischer u moet zijn in de keuze voor een CM-tool.

Over de scriptieprijs

Sinds 2016 bestaat de Jan van Beckumscriptieprijs. De scriptieprijs wordt jaarlijks, op basis van inzendingen, toegekend aan de scriptie die op een vernieuwende manier naar contractmanagement kijkt en zo een bijdrage levert aan de ontwikkeling van het vakgebied. De scriptieprijs is vernoemd naar wijlen Jan van Beckum, een van de pioniers op het gebied van contractmanagement. Samen met 4 andere experts op het gebied van contractmanagement ben ik jurylid voor de Jan van Beckumscriptieprijs.

De scriptieprijs voor 2020 werd uitgereikt aan Evelien Zevenbergen, student bedrijfskunde en afstudeerder bij IT-adviesbureau Mitopics. Zij won met de Jan van Beckum scriptieprijs een bedrag van € 2.000,00 en publiceerde in september het artikel ‘Volwassenheid bepaalt de tool’ in Deal!. Komend jaar zal zij in de gelegenheid worden gesteld om een presentatie te geven over haar onderwerp op de Nationale Contractmanagement Conferentie van CM Partners op 9 februari 2021.

Partner van Inkoperscafé:
Partner van Inkoperscafé:

Reacties (1)

Sander van den Broek 7 oktober 2020 10:30 uur

Via het menu op deze website vind je ook 'Inkoopsoftware'. Handige tool om een longlist te maken.

Partner van Inkoperscafé:
Sluiten

Inloggen met

of met e-mailadres