Spendanalyse

Een spendanalyse levert managementinformatie op waarmee een organisatie het inkoopbeleid kan toetsen en verbeteren. Het is vaak de basis voor het opstarten van professionaliseringstrajecten en besparingstrajecten. Een ander doel van de spendanalyse is het monitoren van veranderingen. Met een analyse van leveranciers, categorieën en grootgebruikers wordt inzichtelijk hoe besparingen gerealiseerd kunnen worden. Als een categorie veel kleine leveranciers bevat, dan kan een organisatie vaak makkelijk geld besparen door deze volumes te bundelen en onder te brengen bij één of enkele leveranciers.

Een overzichtelijke ordening van de stappen:

• Verkrijg de data voor de analyse.
• Consolideer de data.
• Schoon de data op en categoriseer het.
• Maak een spendrapportage.

Spendrapportage
Als de factuurdata is opgeschoond en verrijkt met categorieën, kan een spendrapportage gemaakt worden. Denk hierbij aan de volgende kerngetallen en figuren:

• Totaal aantal leveranciers, facturen en spend.
• Ranking van de leveranciers.
• Verdeling van de categorie in subcategorieën.
• Verdeling van de spend naar business unit of profitcenter.
• Een spreidingsdiagram waarbij elke categorie wordt afgezet in aantal leveranciers en transactiegrootte.

Tot slot is het belangrijk om de spendrapportage kwalitatief te beoordelen. Komen de leveranciers je bekend voor? Missen er geen belangrijke leveranciers binnen een categorie? Wie zijn de belangrijkste leveranciers? Hoe groot zijn deze leveranciers ten opzichte van de totale inkoopspend? En tot slot: Waar ligt het meeste besparingspotentieel?

Bronnen:

• AevesBenefit
• Logistiek