Inkoopafdeling

De inkoopafdeling is een verzameling inkoopspecialisten die met hun specifieke kennis en vaardigheden hun collega’s kunnen helpen met het professioneel (en daardoor grotere kans op succesvol) doorlopen van inkoopprocessen. Hierbij hebben de inkoopspecialisten (als het goed is) een unieke positie: zij zijn de enigen die geen primair, direct belang hebben bij de uitkomst van het inkoopproces. Zij hebben immers zelf geen geld en ook geen behoefte. Als het goed gaat, hebben anderen daar eerst baat bij, als het fout gaat hebben anderen daar ook eerst last van. Deze positie stelt de inkoopspecialisten in staat om belangeloos de belangen van alle belanghebbenden inzichtelijk te maken, te bezien hoe deze belangen ingevuld kunnen worden en waar mogelijke strijdige belangen geëscaleerd moeten worden om problemen in de toekomst te vermijden. En dat is weer in ieders belang.

De organisatorische ‘ophanging’ van de inkoopafdeling geeft aan hoe de organisatie over het inkoopvak denkt, en wat de primaire focus van de inkoopspecialisten zal zijn.

• Rapportage aan de financieel directeur geeft aan dat de organisatie inkopers vooral een financiële en administratieve rol heeft toebedeeld. De focus zal dan liggen op besparen, controle en administratief beheer (purchase to pay).
• Een rapportagelijn naar de productiedirecteur geeft aan dat men de inkoopafdeling vooral ziet als een ‘feed the factory’-afdeling. Die moet ervoor zorgen dat de machines kunnen draaien. Dit zorgt voor focus op de beschikbaarheid van producten en diensten, waarbij de logistiek een belangrijke rol speelt.
• Positionering onder de commercieel directeur betekent dat men onderkent dat inkoop een belangrijke rol speelt bij de waardecreatie voor eindklanten en zorgt daardoor voor een klantgerichte inkoopbenadering.
• Door de inkoopafdeling aan de algemeen directeur te laten rapporteren, kan men ervoor zorgen dat de belangen van zo veel mogelijk belanghebbenden ingevuld kunnen worden, zonder focus op één specifiek belang en escalatie in situaties met strijdige belangen.