Wat hebben een inkoper en een bondscoach gemeen?

Bij aanbesteden draait het om ‘fair play’. De aanbestedende dienst kondigt het speelschema aan en creëert een ‘level playing field’. De regels zijn bekend voordat de strijd losbarst. Er kan per poule of perceel maar één winnaar zijn. Wanneer de wedstrijd niet eerlijk wordt gespeeld, beslist de arbiter: de commissie van aanbestedingsexperts. Mocht dat niet tot tevredenheid leiden, dan is de rechtbank de  onafhankelijke en onpartijdige scheidsrechter.

De inkoper is als de bondscoach van het Nederlands elftal bij een WK. Het is een tactisch expert, die de keuzes die hij maakt ondersteunt met data (spend en marktkennis), technologie (inkoopsoftware) en objectieve parameters (uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen, selectie- en gunningscriteria, KPI’s). De inkoper is bovendien iemand die het businessplan kan vertalen naar relevante eisen voor de specifieke aanbesteding. Waar we de inkoper nog te vaak als procesbegeleider zien, missen we een schot voor open doel. Met inzet van de juiste vaardigheden kan veel meer bereikt worden…

De bondscoach van het WK heeft, naast internationale ervaring op topniveau, voetbaltechnische kennis, inzicht in het spel èn de juiste persoonlijke skills. Hij moet de spelers kunnen managen en weet hoe hij inzet op het creëren van een hechte groep. Van een groep een team maken vraagt om leiderschapskwaliteiten waarbij elk individu betrokken wordt en zich verantwoordelijk voelt voor zijn of haar aandeel in het grotere geheel. Als inkoper werk je met een inkoopteam dat bij nagenoeg elke aanbesteding uit andere leden bestaat. Het zijn in feite gelegenheidsteams bestaande uit diverse spelers met ieder een eigen discipline. Het is een groep individuen, een dwarsdoorsnede uit de organisatie, die opeens een team vormt met een taak: het contracteren van een leverancier. Ook bij aanbesteden is het de teamspirit die van een groep individuen een team maakt. Alleen een goed op elkaar ingespeeld team, waarin veiligheid en vertrouwen gegarandeerd zijn, is in staat een topprestatie te leveren voor de organisatie. Precies daarin is een rol voor de inkoper weggelegd, die verder gaat dan adviseren op inhoud. Zodra een inkoper dat ambitieniveau na durft te streven, wordt het inkoopteam succesvol en leiden aanbestedingen vaker tot het gewenste resultaat. 

Aanbesteden is dus teamwork waarbij de positie die de leider inneemt een bepalende factor is voor het resultaat. De teamleden van een aanbesteding zijn als de spelers uit het Nederlands elftal. Zij zijn een rolmodel voor fans en vertegenwoordigen een club. Het zijn stuk voor stuk spelers met verschillende kwaliteiten en belangen. Waar de één wil scoren, verdedigt een ander liever de bestaande situatie. Een goede inkoper (h)erkent dit, zorgt ervoor dat iedereen zijn aandacht bij het spel houdt en zijn rol in het inkoopteam serieus neemt. De coachvaardigheden van de inkoper stellen de teamleden in staat het maximale uit zichzelf, het team en de te spelen wedstijd c.q. aanbesteding te halen.

Een bondscoach verdwijnt van het toneel bij teleurstellende resultaten op een WK. Bij teleurstellende resultaten na een aanbesteding, wordt de inkoper niet per se weggestuurd, maar het werkt wel door. De kans dat er een goede reputatie wordt opgebouwd, neemt aanzienlijk af.