Magnifying glass Close

Adblocker is geactiveerd!

Op deze website worden advertenties getoond. Van de advertenties wordt de redactie betaald. De redactie verzorgt het nieuws op deze website. Zonder advertenties geen nieuws. Zou je je adblocker daarom willen uitschakelen

Voorsprong nemen? Zorg voor een compleet contractdossier!

Een contract vormt de basis voor prestaties die worden geleverd en facturen die worden betaald. Het contract alleen is echter niet genoeg. Contractuele afspraken kunnen onduidelijk zijn, tegenstrijdig of onvolledig. Interpretatie is dan noodzakelijk. Ook worden aanvullende en soms hele nieuwe afspraken gemaakt tijdens de looptijd. Om het contract te managen is een contractdossier nodig. Anders staan we meteen op achterstand.

Wat is een contractdossier?

In een contractdossier worden alle gegevens en documenten die relevant zijn voor het contract bij elkaar gebracht en bijgehouden. Dus niet alleen het (definitieve) contract, maar ook alle relevante documenten, correspondentie en andere gegevens die worden uitgewisseld. Zowel bij sluiting van de overeenkomst als gedurende de looptijd en tot het einde ervan.

Bij verschillen in inzicht of geschillen over geleverde prestaties is het contractdossier de uitvalsbasis. Alleen dan kan het contract in de juiste context worden begrepen. Daarnaast voorkomt u dat een goed uitonderhandeld contract niet leidt tot de gewenste doelstellingen.

Het contractdossier in de praktijk

In de praktijk blijkt het contractdossier vaak lastig. Het komt zelfs voor dat bij een geschil of verschil van inzicht enkel een exemplaar van het contract boven water komt. Soms is dat niet eens de definitieve (getekende) versie, maar nog een conceptversie…

Bij de totstandkoming van contracten zijn veel verschillende personen betrokken. Niet zelden gaan na verloop van tijd essentiële gegevens en documenten verloren. Bijvoorbeeld omdat belangrijke mailwisseling is achtergebleven in een verdwenen mailaccount van een medewerker die niet langer in dienst is. Van belang is dan ook om het contractdossier tijdig op orde te hebben en niet te wachten tot de noodzaak opkomt om over relevante informatie te beschikken.

Conceptversies van het contract (en/of de offerte) en de correspondentie daarover zijn bijvoorbeeld een uiterst belangrijke bron voor uitleg. Die heb je nodig. Hierin vind je vaak communicatie en daarmee toelichting op artikelen in het contract. Bijvoorbeeld dat een verplichting heel beperkt of juist heel breed moet worden begrepen of dat voor uitleg aangesloten wordt bij een externe bron.

Ieder contract van enige omvang of belang zou daarom een contractdossier moeten hebben. Dit contractdossier is allesbehalve statisch. Het bevat niet alleen de documenten en gegevens uit de contracteringsfase. Een belangrijk deel van de relevante documenten en gegevens ontstaat tijdens de looptijd en dient aan het contractdossier te worden toegevoegd. Het continu bijhouden van het contractdossier is dus een vereiste. Uiteraard gebeurt dit tegenwoordig digitaal.

Welke documenten en gegevens horen in het contractdossier?

De inhoud van het contractdossier is natuurlijk afhankelijk van het contract in kwestie. Denk aan:

•   agenda’s en verslagen van overleggen;

•   aanbestedingsdocumenten (RFI, RFP, gunning);

•   presentaties/hand-outs en uitkomsten van demo’s en POC’s;

•   conceptversies van het contract en correspondentie daarover tussen de partijen;

•   implementatieplan;

•   facturatieafspraken;

•   geheimhoudingsverklaringen;

•   verslagen van overleggen over uitvoering en evaluatie van de dienstverlening;

•   dossier afspraken en procedures (DAP); en/of

•   een opgesteld contractrisicoprofiel.

De afweging welke gegevens noodzakelijk zijn voor het contractdossier moet voor ieder contract opnieuw gemaakt worden. Meestal ligt deze taak bij de contractmanager of contractbeheerder.

Aanleggen contractdossier

Het aanleggen van een contractdossier begint nog voor het contract getekend is. Een contractdossier wordt zowel aangelegd aan afnemers- als leverancierszijde.

Bij aanvangt moet al worden vastgesteld welke documenten in het contractdossier worden opgenomen tijdens de uitvoerende fase. Ook is van belang wie toegang krijgt tot het contractdossier en welke processen en procedures gevolgd moeten worden om het up-to-date te houden.

Continu proces bijhouden contractdossier

Ieder contractdossier moet Actueel, Betrouwbaar en Compleet zijn (het “ABC-gehalte”). Alleen dan kunnen we op het juiste moment over de benodigde informatie beschikken.

Een dossier bestaat uit documenten en informatie uit verschillende bronnen. Het maken van heldere afspraken over het beheer van het contractdossier is dan ook essentieel. Zoals afspraken over:

•   wie welke informatie mag aanleveren, wijzigen en inzien;

•   versiebeheer;

•   welke documenten wel of juist niet worden opgenomen in het dossier.

Kennis is macht

Alleen als we de beschikking hebben over de juiste informatie op het juiste moment, kan het contract in de praktijk gemanaged worden. Noodzakelijk om de contractdoelstellingen te behalen. Het is dan ook zaak om het contractdossier op orde te hebben.

Partner van Inkoperscafé:
Partner van Inkoperscafé:

Reacties

Partner van Inkoperscafé:
Sluiten

Inloggen met

of met e-mailadres

Mis niets en ontvang gratis E-book!

Schrijf je nu in voor de wekelijkse nieuwsbrief. Ontvang het laatste inkoopnieuws automatisch in je mailbox en ontvang het e-book 'De 6 juridische topics bij de inkoop van IT'.