Magnifying glass Close

Verkopen inkoopdigitalisering vraagt andere mindset

Steeds meer inkopers zien het nut en de noodzaak van gedegen inkoopsoftware in. Deze noodzaak wordt intern echter niet altijd onderkend. “Het komt regelmatig voor dat de inkoper aantoont dat inkoopsoftware positief bijdraagt aan de bedrijfsresultaten, maar dat er toch geen toestemming wordt gegeven voor het opstarten van het automatiseringsproject”, vertelt Antoinette Vriend, oprichter van expertisecentrum E-proQure. “Inkopers slaan vaak een cruciale stap over, die ervoor zorgt dat het project geaccepteerd en gedragen wordt.”

Antoinette Vriend merkt dat de afdeling inkoop veelal handelt vanuit een beperkt belang. “De inkoopmanager laat zich op pad sturen met maar één doel: kostenbesparingen”, vertelt Vriend. “Dit heb ik onlangs nog gezien bij een zorginstelling. Hier kreeg een inkoper een besparingstarget mee, terwijl hij zelf geen budget had. De inkoper werd intern gezien als iemand die alleen bezig is met het besparingstarget en niet als business partner die gezamenlijke doelen nastreeft. Plannen van inkoop om het P-2-P proces en contractmanagement te verbeteren werden dan ook ter zijde geschoven.”

Stakeholdersanalyse
Door een stakeholdersanalyse te maken, stel je als inkoper vast wat de belangrijke doelstellingen zijn van de directie en andere afdelingen. “Productie wil bijvoorbeeld inzicht in tijdige en juiste leveringen. De CFO wil daarnaast de omvang en risico’s van de inkoopverplichtingen weten. Door als inkoper je business case op deze doelstellingen af te stemmen, wordt het voor andere afdelingen duidelijk dat automatisering van inkoopfuncties ook voordelen oplevert voor hen. Zo creëer je draagvlak”, verklaart Vriend.

“We zien bijvoorbeeld regelmatig dat financiële afdelingen onvoldoende grip hebben op de crediteurenstroom. De business case van inkoop voor een P-2-P systeem richt zich echter veelal op het verbeteren van de ordercyclus. Een gemiste kans om draagvlak te creëren. De inkoper zou op het probleem van de financiële afdeling moeten inspelen en hen duidelijk moeten maken dat inkoopsoftware ook het administratieve proces aanzienlijk kan versnellen.”

Inkoopfunctie als gelijkwaardige gesprekspartner
Organisaties zien inkoop vaak als de functie die inkoopbesparingen oplevert. “Doordat je de belangen van andere afdelingen in kaart brengt, ben je ook in staat om jouw bijdrage aan de organisatie-doelstellingen duidelijk te maken. Daardoor realiseer je een verbreding van de inkoopfunctie en wordt je een gelijkwaardige gesprekspartner binnen de organisatie”, concludeert Vriend.

Dit is het eerste artikel van een drieluik over problemen van inkopers op het gebied van inkoopsoftware.

Partner van Inkoperscafé
Partner van Inkoperscafé

Reacties (1)

1 februari 2016 21:05 uur

Goed artikel, ik ben erg benieuwd naar de volgende 2 artikelen. Dit artikel slaat alvast 1 spijker op zijn kop, alhoewel ik van mening ben dat het probleem van de administratie al voor de digitale wereld duidelijk had moeten zijn en de saamhorigheid van de afdelingen inkoop, administratie en goederenontvangst ook zonder digitalisering aanwezig moet zijn. Draagvlak zal vooral door voorgaande disciplines moeten worden gegenereerd voor een goedlopend P2P proces.

Partner van Inkoperscafé
Sluiten

Inloggen met

of met e-mailadres