Magnifying glass Close

Adblocker is geactiveerd!

Op deze website worden advertenties getoond. Van de advertenties wordt de redactie betaald. De redactie verzorgt het nieuws op deze website. Zonder advertenties geen nieuws. Zou je je adblocker daarom willen uitschakelen

Veilig vertrouwelijke informatie uitwisselen tijdens de inkoopfase met een NDA

Tijdens de inkoop van impactvolle producten en diensten, zoals een ICT-systeem, wilt u de leverancier een kijkje in de keuken geven. De ins & outs van uw bedrijfsvoering zijn soms essentieel om tot een contract te kunnen komen. Het uitwisselen van zulke vertrouwelijke informatie kan niet zonder waarborgen. Daar maakt u schriftelijk afspraken over in de vorm van een Non Disclosure Agreement (NDA) of – in goed Nederlands – een geheimhoudingsovereenkomst.

Wat is een NDA?

Een NDA biedt de verstrekker van vertrouwelijke informatie bescherming tegen verspreiding of openbaarmaking door de andere partij. Desnoods met een forse boete bij overtreding van de verplichtingen. In een contract zijn dergelijke geheimhoudingsverklaringen vaak al opgenomen. In de precontractuele fase is het verstandig de vertrouwelijkheid en geheimhouding te waarborgen middels een NDA.

Zelf een NDA opstellen

Op internet zijn legio modellen te vinden, die als basis kunnen dienen voor een NDA. Houd rekening met het feit dat de Engelstalige modellen vaak van Anglo-Amerikaanse oorsprong zijn. Deze zijn niet toegespitst op het Nederlands recht en kunnen in sommige gevallen zelfs in strijd zijn met dwingendrechtelijke bepalingen uit de Nederlandse wet. Controleer dus of het Nederlands recht van toepassing is op het NDA-model dat u wilt gebruiken.

Een NDA-model vormt de basis. Daarna is het aan u om keuzes te maken over de nadere inhoud van de NDA die u wilt sluiten met de (potentiële) leverancier. De vijf belangrijkste vragen die u hierbij stelt:

Wie verstrekt de vertrouwelijke informatie?

Bent u de enige die vertrouwelijke informatie verstrekt? Dan is de geheimhoudingsverklaring eenzijdig. Verstrekt de leverancier ook vertrouwelijke informatie aan u? Dan is een wederkerige geheimhoudingsverplichting op zijn plaats.

Welke informatie is wel of niet geheim?

Binnen de NDA moet ook de reikwijdte van geheimhouding worden vastgelegd. Welke informatie is vertrouwelijk? Houdt u enkel schriftelijke documenten geheim of ook mondeling overgebrachte informatie?

Wat mag er met de informatie gedaan worden?

U deelt vertrouwelijke data met een reden. Bijvoorbeeld zodat uw potentiële leverancier een goed beeld heeft van uw huidige bedrijfsvoering. In de NDA benoemt u waarvoor de wederpartij de informatie wel of juist niet mag gebruiken.

Zijn er uitzonderingssituaties?

De meeste NDA’s sommen ook een aantal gevallen op waarin geheimhouding niet geldt. Bijvoorbeeld als de informatie ook openbaar beschikbaar blijkt te zijn of rechtmatig van een andere partij wordt verkregen.

Volgt er een boete bij schending van de NDA?

In een NDA kan een contractueel boetebeding worden opgenomen. Daarmee wordt op voorhand vastgesteld waar de benadeelde partij recht op heeft bij schending van de vertrouwelijkheid of geheimhoudingsverplichting. Zodra een overtreding van de NDA wordt begaan, heeft de benadeelde partij recht op de afgesproken vergoeding.

Hoe verhoudt de NDA zich tot de Wet bescherming bedrijfsgeheimen?

In 2018 is de Wet bescherming bedrijfsgeheimen in werking getreden. De Nederlandse vertaling van een Europees geldende richtlijn ter bescherming van bedrijfsgeheimen. Deze wet is bedoeld voor die knowhow of immateriële verworvenheid die onder het intellectuele eigendomsrecht nauwelijks of geen bescherming geniet, maar wel waarde vertegenwoordigt. Dankzij de Wet bescherming bedrijfsgeheimen heeft u de mogelijkheid om maatregelen te treffen tegen het onrechtmatig verkrijgen, gebruiken of openbaar maken van bedrijfsgeheimen.

Is een NDA nog wel nodig als deze wet al bescherming biedt? Het antwoord is een volmondig ‘ja’. Om te kunnen kwalificeren als een bedrijfsgeheim moet informatie namelijk onderworpen zijn aan ‘redelijke maatregelen om deze geheim te houden’. Het sluiten van een NDA is één van de maatregelen die genomen kan worden om een bedrijfsgeheim geheim te houden.

Daarnaast kan de NDA gebruikt worden om specifieke verplichtingen en waarborgen vast te leggen die door de wet niet (goed genoeg) worden geregeld. Tot slot is een beroep op schending van een NDA en het verhalen van de bijbehorende boete in de praktijk een makkelijkere exercitie, dan het aantonen van de vereisten uit de wet.

Sluit een NDA in de inkoopfase

Bent u van plan vertrouwelijke informatie of bedrijfsgeheimen uit te wisselen met een (potentiële) leverancier? Sluit in de precontractuele fase dan altijd een NDA. Daarmee onderstreept u het belang van vertrouwelijkheid en kunt u bij een schending van de geheimhoudingsverplichting eenvoudig en snel optreden.

Partner van Inkoperscafé:
Partner van Inkoperscafé:

Reacties

Partner van Inkoperscafé:
Sluiten

Inloggen met

of met e-mailadres

Mis niets en ontvang gratis E-book!

Schrijf je nu in voor de wekelijkse nieuwsbrief. Ontvang het laatste inkoopnieuws automatisch in je mailbox en ontvang het e-book 'De 6 juridische topics bij de inkoop van IT'.