Magnifying glass Close

Uw naam en logo als referentie? Regel de toestemming

Natuurlijk is een leverancier trots om u als klant te hebben. Dat wil hij graag groots van de daken schreeuwen door uw bedrijfsnaam en logo overal te tonen. Iets wat u liever niet ziet gebeuren. Aan de andere kant wilt u uit tevredenheid of goodwill af en toe best meewerken aan een referentieverzoek. In dit artikel vertel ik hoe u deze toestemming het beste kunt regelen in de inkoopfase.

Referenties zonder toestemming

Een leverancier heeft referenties nodig om nieuwe klanten te werven. Waarschijnlijk gebruikt uw eigen organisatie ook referenties voor dit doeleinde. Helaas vindt het gebruik van naam en logo soms plaats zonder dat hiervoor door de klant toestemming is verleend. Dit is in strijd met de intellectuele eigendomsrechten die u als klant heeft. Denk hierbij aan merkenrechten en auteursrechten. Mogelijk vormt het gebruik ook een schending van (overeengekomen) vertrouwelijkheids- of geheimhoudingsverplichting(en). Dit geldt zelfs als het gebruik met de beste bedoelingen of uit onwetendheid plaatsvindt. In dit soort gevallen kunt u het gebruik verbieden en zo nodig schadevergoeding vorderen.

Toestemming door de leverancier geregeld via het contract

In contracten en leveringsvoorwaarden van leveranciers tref ik regelmatig bedingen aan waarmee de klant op voorhand toestemming verleent om naam en logo te gebruiken voor commerciële uitingen. Bijvoorbeeld voor vermelding op de website, in offertes, bij aanbestedingen en in publicaties of presentaties. Soms gaat een dergelijk beding nog verder. Dan wordt ook bepaald dat de klant medewerking zal verlenen als referentie en dat bepaalde informatie over het project of de dienstverlening gebruikt mag worden. In dat kader wordt soms ook medewerking gevraagd middels interviews met en quotes van (tevreden) gebruikers van de klant.

Een drietal willekeurige voorbeelden van bepalingen die ik in contracten tegenkom, zijn de volgende:

  1. “Het is de Opdrachtnemer te allen tijde toegestaan te publiceren over de overeengekomen werkzaamheden, leveringen en diensten en de hierbij gebruikte of ontwikkelde methodes, werkwijzen e.d. te hergebruiken, mits daarbij de privacy van de Opdrachtgever gewaarborgd blijft of de Opdrachtgever hiervoor toestemming heeft gegeven.”
  2. “… behoudt zich het recht voor om de opdracht voor … te gebruiken als referentieproject in publicaties bij toekomstige aanbestedingen, zonder aankondiging.”
  3. “Opdrachtnemer is gerechtigd om na schriftelijke toestemming van Opdrachtgever de naam en het logo van Opdrachtgever of diens cliënten waaraan rechten op de Producten en Diensten zijn verleend op de website en/of een referentielijst van de Opdrachtnemer te plaatsen en deze aan derden ter informatie beschikbaar te stellen.”

Een groot nadeel van ieder van deze genoemde voorbeelden is dat u als klant weinig of geen zicht of grip heeft op de wijze waarop het gebruik zal plaatsvinden. U doet er dan ook goed aan om dergelijke bedingen of voorwaarden af te wijzen. Niemand zit te wachten op onbeperkte referentieverzoeken of het te pas en te onpas gebruik van logo en bedrijfsnaam. Hierbij bestaat ook nog eens de terechte vrees dat de (goede) naam nu of in de toekomst op ongepaste wijze wordt gebruikt.

Hoe regelt u als klant het referentiegebruik wel goed?

In voorkomende gevallen bent u wellicht wel geneigd om als referentie op te treden voor een leverancier. Zeker als u tevreden bent over het werk dat hij verricht. Dan rijst al snel de vraag hoe u de toestemming hiervoor wel goed regelt. Ik adviseer om hier afspraken over te maken in de inkoopfase, als het contract wordt opgesteld. Daarbij is het verstandig om het gebruik als referentie helder in te kaderen en onderhevig te maken aan toestemming die op ieder moment kan worden ingetrokken. Hoofdlijnen voor een beter werkbare regeling zijn dan als volgt:

  1. Gebruik van naam/logo (etc.) is niet toegestaan, tenzij…
  2. …op voorhand de betreffende uiting is voorgelegd aan de klant en toestemming voor die betreffende uiting wordt verleend.
  3. Leverancier zal ervoor waken dat het gebruik in alle gevallen voldoet aan eventuele nadere eisen die de klant zal stellen.
  4. De toestemming van de klant mag op ieder moment en met onmiddellijke ingang worden ingetrokken.

Op deze manier houdt u het heft in handen. U stelt de voorwaarden en geeft de leverancier geen kans om zomaar zonder toestemming uw naam en logo te gebruiken.

Partner van Inkoperscafé

Wil je alles weten over je mogelijkheden als inkoper bij ?

Ontdek het nu!
Partner van Inkoperscafé

Wil je alles weten over je mogelijkheden als inkoper bij ?

Ontdek het nu!

Reacties

Partner van Inkoperscafé

Wil je alles weten over je mogelijkheden als inkoper bij ?

Ontdek het nu!
Sluiten

Inloggen

of met e-mailadres