Magnifying glass Close

Adblocker is geactiveerd!

Op deze website worden advertenties getoond. Van de advertenties wordt de redactie betaald. De redactie verzorgt het nieuws op deze website. Zonder advertenties geen nieuws. Zou je je adblocker daarom willen uitschakelen

Selecteren juiste inkoopsoftware begint intern

“Driekwart van de ICT-projecten wordt niet ten volle tevredenheid uitgevoerd. Dit heeft te maken met problemen, zoals budgetoverschrijdingen, het niet halen van de deadline en het ontbreken van draagvlak binnen de organisatie”, vertelt Wim Vriend, mede-eigenaar en kennispartner bij E-proQure. “Het probleem is hierbij niet de software. Er zijn volop onderzoeken beschikbaar, waaruit blijkt wat de meest voorkomende software in de Benelux is en welke functionaliteiten deze bezitten. Dan moet je dit aanbod echter wel kunnen laten aansluiten op jouw behoefte en wat je als organisatie aankunt.”

In het vorige artikel uit deze reeks over inkoopsoftware, zijn we al ingegaan op de rol van het betrekken van stakeholders en het creëren van draagvlak. “Bij E-proQure merken we vaak dat inkopers geen up-to-date beeld hebben van hun eigen processen en hoe deze kunnen bijdragen aan de organisatiedoelstellingen. Ze zijn daarnaast beperkt betrokken bij andere afdelingen, wat ervoor zorgt dat er geen duidelijk beeld is van wat er te optimaliseren valt met inkoopsoftware.”

Koppeling organisatiedoelstellingen
Als voorbeeld haalt Vriend een recent gesprek met een internationale organisatie aan. “Het bedrijf was van plan om het proces van de indirecte spend verbeteren. Er werd namelijk door verschillende budgethouders ingekocht. Dit was een erg tijdrovend proces en bovendien werden er veel artikelen niet of te laat geleverd. De initiatiefnemer wilde dit oplossen door gebruik te maken van marktplaatssoftware. Alle indirecte inkoop zou via deze marktplaats gaan, waardoor er meer overzicht en minder kosten gerealiseerd zou worden.”

Tijdens het gesprek met Vriend, kwam de initiatiefnemer erachter dat hij zijn ideeën kon koppelen aan meerdere doelstellingen en ontwikkelplannen binnen het bedrijf. “Hij besefte zich dat hij met andere stakeholders moest gaan praten. Hij verwachtte dat vooral de financiële afdeling geïnteresseerd zou zijn. Mocht het lukken om met deze afdeling op één lijn te komen, dan zou een integrale oplossing, zoals purchase-to-pay software, efficiënter zijn. Deze oplossing zou modulair afgenomen kunnen worden, waardoor steeds meer afdelingen betrokken konden worden bij de software. Het succes bij inkoop en de financiële afdeling, kan naar verwachting leiden tot successen binnen andere afdelingen”, aldus Vriend.

Beperkte gedachtegang
“Dit is een voorbeeld van hoe inkoop zich beperkt”, vervolgt de kennispartner. “Wat de inkoper zich kan afvragen is: weet je eigenlijk wel wat je wilt? Ken je de processen? Ken je de behoeften van de stakeholders binnen de organisatie? Past de inkoopsoftware bij het volwassenheidsniveau van de organisatie? Niet elke organisatie is er namelijk rijp voor om het totale inkoopproces te digitaliseren. Sommige organisaties vinden het al een hele stap als er een contractmanagementsysteem wordt ingevoerd.”

Binnen drie weken mogelijk
“Als je een goed beeld hebt van wat je wilt, wat je kunt en je hebt een groep mensen gereed staan om ermee aan de slag te gaan, dan is het mogelijk om binnen een week een longlist van leveranciers te maken. Er zijn namelijk verschillende rapporten beschikbaar die je hierin kunnen faciliteren. Daarna heb je twee weken nodig om een beter begrip te krijgen van de longlist. Vervolgens ga je met de softwareaanbieders praten om te kijken of de verwachtingen matchen. Binnen drie weken tijd is het mogelijk om de keuze voor een softwareleverancier te maken”, concludeert Vriend.

Dit is het tweede artikel van een drieluik over problemen van inkopers op het gebied van inkoopsoftware.

Partner van Inkoperscafé:
Partner van Inkoperscafé:

Reacties (3)

Gert Bloemendal 20 februari 2016 19:53 uur

Software en Handelspartners is natuurlijk één ding, weten wát er moet worden ingekocht maakt duidelijk met wie dergelijke E-Procurement contracten zouden kunnen worden afgesloten en wat daar de omzet van zal zijn en voordelen (aantal transacties inkoop/admin & logistiek voorraadverwerking. General Supplies bij handelspartners (welke zijn er beschikbaar en hoe evalueer je hun prijsstelling), Spare Parts bij OEM-ers of hun vertegenwoordigers (zie begrip toelichting hieronder). Een zuivere(duidelijk en inzichtelijk) en enkelvoudige Materials MasterDatabase of Artikelstam/Itemmaster geeft daar het beste inzicht in. Bij voorkeur leverancier onafhankelijk ingericht om afhankelijkheid van één leverancier te voorkomen. Derhalve wordt schonen (standaardiseren en ontdubbelen) een belangrijk onderwerp in de te maken keuzes en 't besluitvormingstraject (inzicht verschaffen werkt overtuigender). Bovendien kunnen prijzen van SpareParts op die manier (via Prijslijstcontracten die jaarlijks geëvalueerd kunnen worden) in de hand worden gehouden via éénmalig jaarlijks onderhandelen. Daarna gaat 't in gang zetten van E-Procurement een stuk eenvoudiger, zowel de besluitvorming als de implementatie. Noot: General Supplies zijn artikelen die met een duidelijke omschrijving maat- en materiaalspecificatie en soms met Bv. een DIN/ISO/EN code nr. (zoals standaard Bevestigingsmaterialen en dichtingen) soms met een Makers Typecode (zoals Bv. SKFnr., Gedore typeNr) herkenbaar zijn voor andere fabrikanten/leveranciers voor het leveren van Equivalenten); SpareParts zijn goederen waarvan niemand (behalve de DieEéne-Fabrikant) de maaktekening heeft, noch de afmetingen, instellingen, bewerkingen en toleranties kent, maar wat slechts met één (Installatie/Equipment) Fabrikanten PartNr of Tekening & PositieNr. aangeduid wordt.

inkoperscafe gebruiker 15 februari 2016 10:39 uur

Helemaal eens met het bang van draagvlak en betrokkenheid binnen de eigen organisatie. Maar met de benadering "het proces is heilig, de software moet daarbij passen" zal het nog lang hommeles blijven. Wat er in essentie elke keer gebeurt is het aanpassen van product in plaats van aanpassen van het proces. ICT verkopers en hun implementatie consultants spelen hier handig op in door vooral aan te geven dat "alles" kan met hun product. Maatwerk garandeer immers nog jaren lang omzet. Er is daarbij een groot verschil tussen primaire en secundaire processen en de oude ERP "one-stop-shopping" strategie wordt hiervoor zelfs door ERP marktleiders verlaten. Ondersteunende processen, zoal inkoop, HR, finance etc. zijn nl. niet uniek maar generiek en kunnen dus prima worden ingericht met standaard software en best practices daarmee. Een survey gericht op best practices en open data structuren/interface flexibiliteit is dan ook voldoende om een een shortlist te maken. Een van de meest waardevolle best practices : gebruik elk gereedschap waarvoor het bedoeld is, GEEN maatwerk maar een set aan passende gereedschappen. Mijn (enigszins provocerend) credo is dan ook : eerst automatiseren, dan organiseren ! Bottleneck blijft dan nog steeds de mate waarin bestuurders onderkennen dat de inkoopfunctie binnen een onderneming zich moet professionaliseren. Met nieuwe inkoopsoftware zou zo wel eens twee vliegen in 1 klap geslagen kunnen worden..........

inkoperscafe gebruiker 11 februari 2016 20:29 uur

ik kan me geheel vinden in het verhaal van Wim. Het is belangrijk om een helder beeld te hebben van de eigen organisatie. Wat kan wel en wat moet er gebeuren om het totaal geschikt te krijgen voor digitalisering? Met stakeholders bedoel ik in dit geval inderdaad de financiële administratie, maar zeker ook de goederenontvangst/expeditie en (eventueel) de kwaliteitsafdeling. Hoe zijn deze georganiseerd, wat is hun werkwijze en welke software past hier het beste bij. het 'three-way-matching' proces van de software moet zoveel mogelijk aansluiten bij de processen (of denkwijze, afhankelijk van de volwassenheid van de organisatie) van de organisatie en niet andersom. Als de software als standaard wordt gebruikt en alle processen intern moeten worden aangepast, worden we 'slaaf' van het systeem in plaats van dat we het systeem voor de organisatie laten werken.

Partner van Inkoperscafé:
Sluiten

Inloggen met

of met e-mailadres