'Ons inkoopwerk is veel meer dan alleen onderhandelen'

Dik Geelen is directeur procurement & supply chain bij allround technisch dienstverlener Unica. Van oorsprong een installatiebedrijf, doet Unica nu alles wat met technologie in en om een gebouw te maken heeft, inclusief het beheer en onderhoud. “Ons motto is dat we gebouwen een functie geven die breder is dan alleen huisvestiging”, zegt Geelen. Hij vertelt wat zijn rol en die van de inkoopafdeling bij Unica hierbij is.

Unica heeft een omzet van rond de 500 miljoen euro en ruim 2700 medewerkers. De onderneming omvat negen netwerkclusters met in totaal 35 bedrijven. Deze functioneren zelfstandig, maar werken tegelijk nauw samen. “Ik ben verantwoordelijk voor alle inkoopgerelateerde zaken op groepsniveau”, vertelt Geelen. “Dit omvat alle technische componenten en installaties voor het primaire proces. Daarnaast ben ik verantwoordelijk voor het facilitaire management, ons vastgoed en ons wagenpark van ruim 1900 auto’s.”

Geelen is lid van het executive committee van Unica, dat samen met de CEO en CFO de aansturing van de bedrijvengroep verzorgt. “Daarnaast ben ik recent gestart als programmamanager voor de integratie van de door Unica geacquireerde bedrijven.” Hij geeft leiding aan een ervaren inkoopteam. “Dat team bestaat uit tien collega’s. Die ken ik deels van mijn eerdere werk bij Stork en Imtech. Daarnaast doen drie collega’s het facility management, vastgoedbeheer en wagenparkbeheer en worden we ondersteund door een managementassistente.”

Bouwprojecten
Voor het ontwerpen en bouwen van gebouwgebonden installaties heeft Unica eigen engineers in dienst. “Vroeger huurden aannemers ons als installateur in. De bedrijfskolom is aan het kantelen. Nu zijn wij steeds vaker de hoofdaannemer en zoeken wij daar een geschikte aannemer bij. De kosten van bijvoorbeeld een ziekenhuis bestaan inmiddels voor tachtig procent uit investeringen in de technische installaties. Dat was jaren geleden beduidend minder. De steen- of staalconstructie gaat tachtig jaar mee. In de tussentijd worden de installaties wel drie of vier keer vervangen. Er komt dan ook steeds meer techniek in gebouwen. Denk aan brandbeveiliging, inbraakpreventie, duurzame systemen, klimaatbeheersing en aanwezigheidsmonitoring. Ook werken we in toenemende mate met slimme sensortechnologie. Dat betekent bijvoorbeeld dat het licht en de klimaatbeheersing automatisch aan of uit gaan als iemand een ruimte binnenkomt of verlaat.”

Bij de bouwprojecten werken de inkopers nauw samen met de engineers, kostprijsdeskundigen, projectmanagers en werkvoorbereiders. “Driekwart van onze tijd zit in de tenderfase, een kwart in de projectuitvoering. In de tenderfase maken we namelijk de belangrijkste (leverancier)keuzes die het project verder bepalen.”

Vanwege het vele werk in de tenderfase start het inkoopproces met een bid – no-bid-fase. “Dan besluiten we of we gaan inschrijven of niet. We beoordelen de voorwaarden en risico’s die horen bij een opdracht en schatten onze kansen in. Bij ‘ja’ maken we een aanbieding met een kosteninschatting. De engineers maken een globaal ontwerp. Wordt onze aanbieding gekozen dan volgt een gedetailleerd ontwerp. Daarnaast kijken we uitgebreid naar de demarcaties. Dan spreken we met onze partners af hoe we de taken en risico’s verdelen.”

Unica werkt met tientallen onderaannemers, zoals fabrikanten, groothandels, aannemers, loodgieters, isolatiespecialisten en elektrotechnici. “Goede afspraken met deze partners voorkomen (faal)kosten en leiden tot een tijdige oplevering van kwalitatief hoogwaardig werk. Het zijn soms hele boekwerken waarin die demarcaties, financiële aspecten en juridische verantwoordelijkheden zijn geregeld. Het goed vastleggen van al die afspraken is cruciaal voor succes. Ons inkoopwerk is veel meer dan alleen onderhandelen en dat maakt het zo interessant.”

Inkoop draagt de verantwoordelijkheid tot en met het opstellen van de overeenkomsten. “Hierna wordt de uitvoeringsorganisatie onder leiding van het projectmanagement verantwoordelijk.”

Iedereen zit op de plek waar het geld wordt verdiend. We zijn heel zichtbaar in de business en hebben inzicht in wat speelt in de bedrijven. Zo kunnen we efficiënt inspelen op de uitdagingen van onze bedrijven.”

Dik Geelen, directeur procurement & supply chain bij Unica

Decentraal
Unica heeft een decentraal bedrijfsmodel, waarin de bedrijven zelf zorgen voor hun toegevoegde waarde en rendement. “Er wordt vrijwel niets van bovenaf opgelegd”, zegt Geelen. “Op mijn afdeling kennen we geen middelmanagement, er is sprake van direct reporting. Daarmee zijn we wendbaar, communiceren we direct en voorkomen we bureaucratie in plaats van te werken aan en voor tevreden klanten. We gaan uit van eigen ondernemerschap en vakvolwassen professionals.”

Dat geldt ook voor de inkopers. “Ook strategische inkoop is onderdeel van het primaire proces. Vaak doet de strategische inkoop vanuit het hoofdkantoor de raamcontracten en het categoriemanagement. Bij ons zijn dat rollen binnen de functie. Ieder van de tien inkopers is verantwoordelijk voor twee tot vier categorieën.”

De decentrale inkoop heeft volgens Geelen veel meerwaarde in de tenderfase. “Iedereen zit op de plek waar het geld wordt verdiend. We zijn heel zichtbaar in de business en hebben inzicht in wat speelt in de bedrijven. Zo kunnen we efficiënt inspelen op de uitdagingen van onze bedrijven.”

Lockdowns
Van de coronacrisis heeft Unica nog relatief weinig last gehad. “We hebben qua omzet een prima jaar achter de rug en de vooruitzichten voor 2021 zijn ook goed. Doordat we in verschillende sectoren werken worden we niet meteen hard geraakt. Wel komt er tijdens de lockdowns minder terecht van regulier onderhoud. We hebben echter van de nood een deugd gemaakt. Zo hebben we bijvoorbeeld het groot onderhoud van scholen naar voren gehaald, zodat ze daar straks weer ongestoord en in een gezond binnenklimaat les kunnen geven.”
 
De meeste binnendienstmedewerkers van Unica werken thuis. “We houden ons strikt aan het advies van het RIVM en werken thuis als dat kan. Er zijn natuurlijk ook medewerkers die echt op kantoor moeten werken, zoals onze tekenaars die met CAD-stations moeten werken. We hebben er onderling ook begrip voor als bij een videovergadering eens iemands kind door het beeld loopt.”

Praten en luisteren zijn een belangrijk deel van ons vak. Ook moet je over een gezonde dosis analytisch vermogen beschikken.

Dik Geelen, directeur procurement & supply chain bij Unica

Leren en ontwikkelen
Voor zijn werk moet Geelen organisatorisch sensitief zijn. “Ik kijk goed welk tempo nodig is en wie wat kan doen. Daarnaast is het nodig om communicatief vaardig te zijn. Praten en luisteren zijn een belangrijk deel van ons vak. Ook moet je over een gezonde dosis analytisch vermogen beschikken.”

De inkoopdirecteur van Unica heeft veel geïnvesteerd in zijn eigen ontwikkeling. “Ik heb na de opleiding bedrijfskunde onder andere een postdoctorale opleiding changemanagement gevolgd, een MBA gedaan en volg nu een programma op Nyenrode.” Hij benadrukt het belang van leren en ontwikkelen. “Unica geeft daarvoor de ruimte. Dat is ook wel nodig om bij te blijven bij alle maatschappelijke, economische en technologische ontwikkelingen.”

Geelen is lid van de Stuurgroep Inkoop Grote Bedrijven (SIGB). “Dat is een netwerkgroep gelieerd aan Nevi met de CPO’s en andere inkoopbeslissers van 25 grote organisaties. We komen eens per zes weken bijeen en delen daar kennis en ervaringen. Verder ben ik tot en met 2020 voorzitter geweest van de Nevi Research Commissie (NRC). Die is verantwoordelijk voor de inkoopleerstoelen van Nevi aan universiteiten en de bijbehorende promotie-onderzoeken.”

Mooiste baan
Hij vindt dat hij de mooiste baan van Nederland heeft. “We dragen als inkoopafdeling echt iets bij aan het succes van Unica met het vinden van de juiste partners en het beperken van de risico’s. Interessant vind ik de aandacht die Unica heeft voor innovatie en digitalisering om de klanttevredenheid en klantbeleving verder te vergroten. Ik heb gelukkig fantastische collega’s. Dat is belangrijk, want ik ben zo’n 85 procent van mijn wakkere uren aan het werk en dan is het heerlijk als je mag samenwerken met ondernemende en enthousiaste mensen.”

Voor Geelen is de variatie aan onderwerpen die hij moet behandelen wel eens lastig. “Op een werkdag zie ik van alles passeren. Dan moet ik bij de les blijven en snel kunnen schakelen tussen de vele onderwerpen. Het is de uitdagende kant van mijn werk.”

In de toekomst gaat hij onder meer het programmamanagement voor de integratie van nieuwe bedrijven binnen Unica invullen. “Ik zou ook nog wel eens een zwaardere lijnverantwoordelijkheid willen, waarin alle facetten van de bedrijfsvoering voorbijkomen. Dat is misschien een volgende uitdaging. Maar gelukkig zit ik nog prima op mijn plek bij Unica in mijn huidige rollen. Ik ben pas 48 lentes jong, dus ik heb hier nog genoeg tijd voor.”