Onderliggende dynamieken bij aanbesteden

Een fanclub voor Europees Aanbesteden. Dat zou nog eens iets zijn! Geen weerstand meer. Geen “Ja, maar…” meer, gevolgd door oneliners als “Op papier kunnen ze alles”. In plaats daarvan collega’s die vrijwillig gebruik maken van jouw inkoopexpertise. Collega’s die weten dat aanbesteden er gewoon bij hoort. Collega’s die weten dat je samen meer bereikt dan alleen. Collega’s die graag deel uitmaken van het inkoopteam omdat ze er een sport van maken de beste aanbesteding ooit vorm te geven. Is dit een utopie of werkelijkheid?

Er is iets wat aanbesteden onderscheidt van inkopen. En dan heb ik het niet alleen over de inrichting van het tactische inkoopproces. Binnen organisaties heeft het woord ‘aanbesteden’, zeker Europees aanbesteden, vaak een heel andere lading dan het woord ‘inkopen’. Een veel negatievere lading. Wanneer er grote bereidheid is aanbestedingsregels creatief en in het eigen voordeel te interpreteren, heerst er veelal een onzichtbare weerstand tegen de (Europese) aanbestedingsplicht. Wat is dat toch? Je zou zeggen dat je, wanneer je voor een publieke organisatie werkt, weet aan welke regels je je te houden hebt. Helaas is de praktijk weerbarstiger en ligt daar nog altijd een uitdaging.

Wat er ook onder de oppervlakte speelt; voorkom dat je de ander op basis van feiten probeert te overtuigen. Je verspilt kostbare tijd en energie wanneer je je laat verleiden tot een discussie over het nut en de noodzaak van aanbesteden. Tijd die ten koste gaat van de kwaliteit van de inkoopprocedure. Moet je die weerstand dan gewoon negeren? Nee, zeker niet. Dat betekent dat je onderliggende dynamieken in stand houdt totdat ze exploderen. Daarmee verlies je de verbinding met jouw gesprekspartner(s). Benoem wat jij opmerkt en onderzoek waar de weerstand vandaan komt. Misschien is het onzekerheid door onbekendheid met aanbesteden. Misschien is er angst voor verandering. Wat speelt er op emotioneel niveau bij de ander? Stel vragen en maak het bespreekbaar. Wellicht had deze collega eerder een slechte ervaring, of is het politieke afbreukrisico groot en zet de bestuurder druk. Zo had ik ooit eens iemand voor me waarbij in zijn verleden een aanbesteding uitmondde in een juridisch gevecht met de leverancier. Natuurlijk stond deze projectleider niet te popelen opnieuw aan te besteden. Hij wist dat de huidige contractpartner prima en naar behoren functioneerde.

In ieder inkoopgesprek kun je vier niveaus van communicatie onderscheiden: inhoud, procedure, interactie en emotie. Inhoud betreft het onderwerp. Het zijn de feitelijke punten die je met elkaar bespreekt. Op dit niveau willen gesprekspartners hun doel bereiken. De procedure gaat over de opbouw van het gesprek. De manier waarop je de inhoud met elkaar bespreekt en de afspraken die je met elkaar maakt: wie doet wat wanneer. Op deze twee niveaus merk je het snel op wanneer je het niet eens bent. Deze niveaus liggen aan de oppervlakte en zijn rationeel van aard. In de onderstroom spelen minder concrete zaken een rol. Hoe ga je met elkaar om? Op het niveau van de interactie wordt duidelijk of er verbinding is, vertrouwen of juist wantrouwen. Het emotionele niveau tot slot, gaat over gevoelens die een rol spelen bij de communicatie. Die kan voortkomen uit de andere niveaus, maar kan er ook los van staan. Soms worden oude gevoelens in een gesprek geraakt.  

De vier niveaus beïnvloeden elkaar. Toch krijgen de eerste twee niveaus in een zakelijke setting de meeste aandacht. De manier waarop we met elkaar omgaan en de gevoelens die spelen, komen veel minder makkelijk ter sprake. Soms zijn we er zelfs van overtuigd dat het zakelijk gezien ‘niet gepast is’ daarover te praten. Gemiste kans, want ook weerstand tegen aanbesteden zit juist in de onderstroom. De enige manier om achter de oorzaak ervan te komen, is het gesprek open te breken. Zo bleek na doorvragen bij mijn projectleider dat destijds wel referenties waren opgevraagd, maar er niets mee was gedaan. Dat had al veel ellende kunnen besparen. Een mooi aanknopingspunt om het dit keer anders aan te pakken!

Word je bewust van dynamieken die spelen en maak bespreekbaar wat er speelt. Laat collega’s zien dat je oprecht geïnteresseerd bent en toon begrip voor gevoelens waar de ander mee worstelt. Merk dan maar eens op wat er gebeurt. Wedden dat collega’s, die inkoop nu liever passeren, vanzelf graag naar je toe komen?