Magnifying glass Close

Adblocker is geactiveerd!

Op deze website worden advertenties getoond. Van de advertenties wordt de redactie betaald. De redactie verzorgt het nieuws op deze website. Zonder advertenties geen nieuws. Zou je je adblocker daarom willen uitschakelen

'Onderhandelen is het mooiste aan het inkoopvak'

Mark Bottinga is sinds 2016 senior buyer bij Luchtverkeersleiding Nederland (LVNL). Gedreven vertelt hij over de meer complexe inkooptrajecten waarvoor hij verantwoordelijk is en over zijn ambities om zich verder te ontwikkelen in het vak. Hij wil hiervoor zelfs een nieuwe studie naast zijn werk oppakken.

LVNL is een zelfstandig bestuursorgaan (ZBO) dat verantwoordelijk is voor het veilig, efficiënt en milieuvriendelijk afhandelen van het civiele luchtverkeer in het Nederlandse luchtruim. “We werken met apparatuur zoals radio’s, netwerken, radars en navigatiebakens om te zien waar het vliegverkeer in Nederland zich bevindt”, vertelt Bottinga. “Onze belangrijkste inkomstenbronnen zijn de betalingen van de luchtvaartmaatschappijen voor onze dienstverlening.” Dat betekent volgens Bottinga ook minder inkomsten tijdens de coronacrisis. “We hadden dit jaar een omzet begroot van 260 miljoen euro. Waarschijnlijk komen we honderd miljoen euro lager uit. Daarom moeten we dit jaar en volgend jaar flink bezuinigen.”

Mark Bottinga, senior buyer Luchtverkeersleiding Nederland

Het betekent niet dat hij nu weinig te doen heeft. “Onze inkoop heeft het juist heel druk omdat we moeten bekijken waar we extra kunnen besparen in de contracten. Het inkopen van de leuke extra’s gaat natuurlijk niet door, maar inkoop voor vervangingstrajecten wel. Naast onze focus op veiligheid en kwaliteit kijken we nu ook nadrukkelijker naar de prijs. Het inkoopwerk is daardoor interessanter geworden, want als inkoper heb je meer toegevoegde waarde. Het commerciële aspect komt nu meer naar voren en dat vind ik leuk gezien mijn salesachtergrond. Onderhandelen is het mooiste aan het inkoopvak.”

Senior buyers
De inkoopafdeling van LVNL kent een duidelijke organisatie. “De assistant buyers zijn verantwoordelijk voor de operationele inkoop. De buyers verzorgen de minder complexe tenders. Dat zijn de meervoudig onderhandse aanbestedingen met drie offertes. De senior buyers, waaronder ikzelf, regelen de complexe aanbestedingen. Bovenaan staat een manager Contracting die verantwoordelijk is voor inkoop en contractmanagement. Onze afdeling bestaat uit vijftien mensen. In totaal werken er bij de LVNL elfhonderd mensen. In 2023 gaan we als civiele organisatie samen met de militaire luchtverkeersleiding.”

Normaal gesproken werkt de inkoopafdeling op Schiphol-Oost. “We werken nu echter vanwege de coronacrisis vanuit huis met hulp van Teams. Alleen de luchtverkeersleiders en de technici voor het onderhoud zijn nog actief op locatie.”

Complex inkoopproces
Als senior buyer is Bottinga verantwoordelijk voor de inkoop van radio’s, netwerken, radars en navigatiebakens. “Het gaat om de complexere inkopen op een wereldwijde markt met een aantal grote leveranciers.” Het betreft grote systemen. “Mijn laatste aanbesteding had een waarde van negen miljoen euro. Het vervangen van die systemen is een uitdaging, want de LVNL is als 24/7-organisatie nooit uit de lucht en moet altijd paraat zijn.”
 
LVNL heeft een speciale onderhandelingsprocedure voor die complexe aanbestedingen. “Fase 1 start met het selecteren van de juiste leverancier. We selecteren dan drie tot vijf leveranciers voor de offertevraag. Dan bepalen we ook de referentie- en certificeringseisen. Vervolgens begint de offertefase. De leveranciers komen dan met hun oplossing met bijvoorbeeld een plan van aanpak (PVA) of implementatieplan. Deze beoordelen we op basis van de prijs-kwaliteitverhouding.”

Tijdens het aanbestedingstraject zit Bottinga aan tafel met een multidisciplinair team, waaronder de technische manager van de afdeling waarvoor de inkoop plaatsvindt (de opdrachtgever), de projectleider vanuit LVNL, mensen van verschillende andere afdelingen en indien nodig een contractmanager.

De best and final offer (BAFO) is de derde fase. “Hierbij komen de offertepartijen tot hun definitieve offerte met een BAFO. Wij komen dan vervolgens tot een eindoordeel. Daarna vindt de implementatie plaats door de projectleider en de contractmanager.” Het complexe inkooptraject duurt inclusief voorbereiding negen maanden. “Ook tijdens corona loopt dit gelukkig goed door. Onze technici moeten wel fysiek aanwezig zijn voor het site acceptance testen (SAT).”


“Naast onze focus op veiligheid en kwaliteit kijken we nu ook nadrukkelijker naar de prijs. Het inkoopwerk is daardoor interessanter geworden, want als inkoper heb je meer toegevoegde waarde.”

Mark Bottinga, senior buyer Luchtverkeersleiding Nederland

Patenten
Bijzonder is dat LVNL bij de inkoop uitgaat van ‘state of the art’. “Dat betekent dat we leveranciers selecteren op basis van patenten, technische standaards en literatuur. De universiteit van Berlijn heeft hiervoor een database ontwikkeld. Normaal zit er veel subjectiviteit in de selectie van leveranciers. Daarom kiezen we voor deze objectieve aanpak. Door helemaal vooraan in het proces de ‘state of the art’ te checken met patenten kunnen wij ook de unusual suspects betrekken bij onze marktconsultaties en tenders. Dat zijn de nog onbekende leveranciers uit bijvoorbeeld andere markten.”

Bruggenbouwer
De senior buyer van LVNL vindt het voor zijn werk belangrijk om een ‘bruggenbouwer’ te zijn. “Ik heb te maken met verschillende belangen die ik samen moet brengen. Daarbij moet ik mensen meekrijgen en draagvlak verwerven. Dit vraagt om voldoende sociale en communicatieve vaardigheden. Daarnaast is een commerciële instelling belangrijk. Het gaat bij dit werk meer om de soft skills dan dat je de regels van de aanstedingswet uit je hoofd kent.”

Voor het delen van kennis en ervaring maakt Bottinga gebruik van het jongerennetwerk Young Procurement Professionals (YPP). “Daarnaast wissel ik met mijn collega’s expertise uit met Schiphol, de NS en ProRail. Voor nieuwe tenders zoek ik de samenwerking met andere organisaties proactief op.”


“Het gaat bij dit werk meer om de soft skills dan dat je de regels van de aanstedingswet uit je hoofd kent.”

Mark Bottinga, senior buyer Luchtverkeersleiding Nederland

Leuk aan zijn werk vindt hij dat het inkoopproces gelijk is, maar dat je altijd wat anders inkoopt. “Hiervoor moet je een nieuwsgierige generalist zijn. Inkoop is eigenlijk nog een nieuw vakgebied en de strategische kant is erg interessant. Ik wil er de rest van mijn carrière graag in verder.”

Als een uitdaging in zijn werk ziet hij het opzetten van samenwerkingen met collega’s bij nieuwe projecten. “Daarnaast heb ik geen technische achtergrond. Ik steek veel tijd in het begrijpen van techniek, want ik moet de complexe technische systemen die we inkopen wel goed begrijpen.”

Innovatie
Bottinga ziet nog veel mogelijkheden om zichzelf verder te ontwikkelen in het inkoopvak. “Op de lange termijn wil ik eindverantwoordelijk worden bij een inkoopafdeling. Ik vind het ook interessant om bij mijn organisatie aan tafel te zitten en innovatie mogelijk te maken. Vanaf januari wil ik een PhD-opleiding gaan volgen. Het gaat om hoe je met business-ecosystemen innovatie kan stimuleren en meer specifiek ‘How to build, manage and scale a business ecosystem’. Het is nog afwachten of ik word toegelaten. Ik zou dan per week vier dagen negen uur gaan werken en daarnaast een dag per week de opleiding volgen.”

Partner van Inkoperscafé:
Partner van Inkoperscafé:

Reacties

Partner van Inkoperscafé:
Sluiten

Inloggen met

of met e-mailadres