Magnifying glass Close

Adblocker is geactiveerd!

Op deze website worden advertenties getoond. Van de advertenties wordt de redactie betaald. De redactie verzorgt het nieuws op deze website. Zonder advertenties geen nieuws. Zou je je adblocker daarom willen uitschakelen

Partner van Inkoperscafé:

Column: “To bid or not to bid, that’s the question…”

Hoe bruikbaar zijn onze traditionele, wetenschappelijk onderbouwde inkooptheorieën in coronatijd? Hoeveel belangrijker is leveranciersmanagement geworden? Alignement met ‘de business’; kritischer of juist niet? Er zijn nog geen actuele onderzoeken die hierop een antwoord geven. Maar je ziet aan alles dat de tijd voorbij is dat inkopers alleen vanuit hun eigen belang dachten. Je óók kunnen verplaatsen in de positie van de leverancier is nog nooit zo belangrijk geweest. Dirk-Jan Kamann was met zijn Inkoopkubus 20 jaar geleden zijn tijd ver vooruit (zie vanaf sheet 72). Met deze zienswijze zitten we op een kantelpunt in de inkoopgeschiedenis. Relatiemanagement, creativiteit, flexibiliteit, oplossingsgerichtheid en inlevingsvermogen zijn de belangrijkste competenties voor de future proof-inkoper. We schudden het introverte imago voorgoed van ons af door ons oprecht te verplaatsen in de business én in de leveranciers.

De corona-recessie grijpt flink in op onze leveranciers. Een deel van hun vraag valt (mogelijk blijvend) weg, zoals bij evenementencateraars. Winsten nemen af en de concurrentie om opdrachten wordt heviger. Ideale omstandigheden om te onderhandelen voor de inkoper 1.0. Echter, zorg ervoor dat je niet in het rechter rijtje belandt van de Covid-19 tracker! De huidige crisis uitbuiten in je eigen voordeel komt je terecht te staan op naming and shaming. Ga gewoon fatsoenlijk met je leveranciers om; zoals je zelf ook behandeld wilt worden. Een prachtig voorbeeld zag ik bij de provincie Groningen die de zwaarst gedupeerde regionale leveranciers (taxi, catering) compenseren om hun voorbestaan veilig te stellen (win-win).

Dat neemt niet weg dat je het belang van je broodheer blijft dienen, in het commerciële of maatschappelijke. Voor goede aanbiedingen zul je hard moeten werken. Gaan leveranciers in op jouw voorwaarden? Nemen ze uiteindelijk een positieve ‘bid or no bid’-beslissing’?

Onderzoek onder mijn collega’s levert een gepolariseerd beeld op. De belangstelling van leveranciers om juist nú in te schrijven op aanbestedingen verschilt erg per branche. Bij dienstverlening die de zwaarste corona-klappen krijgt, zien we een toenemende interesse om te offreren. Dit leidt echter ook tot een toename van het aantal onervaren inschrijvers met meer ‘beginnersvragen’ tijdens de vragenronde en veel procedurele fouten. Er zijn ook ondernemers die juist nu extra kritisch kijken naar de risico’s die de inkoper bij de opdrachtnemers neerlegt. Leveranciers zijn minder bereid om alle risico’s maar te accepteren. Zij willen zeker weten dat het contract op termijn niet in hun nadeel werkt. Ook zien we dat marges omhooggaan om de financiële buffers weer aan te vullen. Zowel opportunisme uit overlevingsdrang als risico-aversie voor een sustainable bedrijfsvoering dus.

Is het tijd de inkoopboeken definitief aan te passen of volstaat voorlopig een inlegvelletje? Benieuwd hoe de NEVI Research Commissie hierover denkt!

Partner van Inkoperscafé:

Column: Love it when a plan comes together!

En daarbij is een goed begin het halve werk. En is een planning niet om boven je bed te hangen!

‘Plans are nothing, planning is everything’, aldus Dwight Eisenhower. Alle clichés zijn waar, ik kan het niet vaak genoeg zeggen. Wat is dan precies het cliché? Feitelijk alle drie, ik zal je vertellen waarom.

Wat maakt het halve werk?
Uiteraard niet maar vijftig procent afmaken en dan stoppen. Of over de bühne gooien. Het halve werk maakt letterlijk investeren in het begin, zoals de voorbereiding, in het voorwerk. Ook hier geldt de 80/20 regel, namelijk dat twintig procent van het werk zo’n tachtig procent aan werkelijke inspanning vraagt. Dit kan alleen maar als die initiële tachtig procent dus goed georganiseerd is. En hoewel het algemeen bekend is, dat de inkoper de meeste invloed heeft in de voorbereidende fase, wordt nog altijd onderschat hoe belangrijk dit is. En vooral wat het rimpeleffect ervan is. Een goede voorbereiding zit voor zeventig procent in goede communicatie, als deze niet goed is ontstaat er namelijk ruis. Ruis staat gelijk aan faalkosten! En soms lijkt het alsof er niet goed genoeg onderhandeld is door Inkoop, omdat het op Google allemaal goedkoper is, maar in dit geval is dat misschien dan ook wel zo!

En eerlijk, plannen en voorbereiden kost nou eenmaal tijd als je het goed wilt doen. Maar het loont, zeventig procent welteverstaan!

Wist jij hiervan?
Ten tweede is het zaak dat men weet wat ze met een planning moeten doen. Juist, niet boven je bed hangen. Of in een la stoppen of onder op het befaamde twee meter hoge to-do-stapeltje leggen. Wat dan wel? Communiceren en delen. Het is zaak dat een functionaris weet op welke activiteiten, inclusief de resultaten, hij of zij invloed heeft. En in staat is om een wezenlijke bijdragen te leveren aan de organisatiedoelen. Daarvoor moet dan wel ook de ruimte zijn, zodat medewerkers de juist dingen kunnen doen en er de tijd voor krijgen die nodig is. Dat klinkt logisch, maar in de praktijk zijn mensen zich vaak niet bewust van wat dit precies betekent, omdat niemand het ze ooit heeft verteld. Of dat ze het overzicht niet hebben, omdat er nooit tijd is geïnvesteerd in het correct toelichten van het ondernemingsplan. De juiste verbanden leggen is nou eenmaal niet voor iedereen gesneden koek.

Een paar voorbeelden:

Reken die rimpels maar ‘ns uit, zowel op de impact als de euro’s!

Planning is everything
En last, but not least. Het plannen zelf. Wat? Gatver, doe lekker zelf!

Ja, het is wat, dat plannen, onderhandelen, bespreken, bundelen en ordenen. Het liefst vertellen we effe hoe het allemaal moet en laten we anderen het voor ons organiseren. Echter hoeft dit niet speciaal spannend te zijn. Het is vooral zorg dat de bedoeling helder is. Voor jezelf, maar bovenal voor de opdrachtgever en het team, project- of beheerteam of in wat voor samenwerking het ook mag zijn. Als je je verhaal op orde hebt, met een duidelijk omschreven doel, resultaat en impact volgt hier vanzelf een goede planning uit. En weet ook ieder hoe het te plaatsen in het werk en dus een positieve bijdragen kan leveren.

Maar, terugkomend op de voorgaande voorbeelden, hoop ik dat hiermee juist het belang van kruisbestuiving ook helder is gemaakt. Het is niet zo dat een organisatie rond jou of jouw team is gebouwd. Jij en jouw team zijn een radertje in het grote geheel. En als er een stagneert, heeft dit impact op de rest. Dat vraagt dus om afstemming en overleg over de planningen die er zijn. Afstemming tussen elkaars afdelingsplannen en beleidsstukken. Niet eenmalig, maar doorlopend.

Then a plan comes together!

Partner van Inkoperscafé:

Column: FAQ Service Level Agreement - uw 9 vragen beantwoord

Tijdens de inkoop van IT-dienstverlening krijgt u gegarandeerd te maken met een Service Level Agreement (SLA). Dé manier om de kwaliteit van afgenomen diensten te waarborgen. Een SLA is echter een complex document. Daarom beantwoorden wij de negen meest gestelde vragen over SLA’s in de inkooppraktijk.

Q1: Wat is een Service Level Agreement?
Een SLA is een verdere uitwerking van het contract voor wat betreft de kwaliteit van de diensten die een leverancier levert aan zijn klant. Het is geen vervanging van de IT-overeenkomst, maar maakt er onderdeel van uit. SLA’s zien we vooral terug bij langdurige overeenkomsten en bij outsourcingcontracten.

Belangrijk in een SLA zijn de specifieke en kwantitatief opstelde kwaliteitsnormen. Denk aan een beschikbaarheidsgarantie van 97,8 procent. De kwaliteitsnormen gaan bijvoorbeeld over de beschikbaarheid, betrouwbaarheid en continuïteit van de afgenomen diensten.

Q2: Waarom een SLA inzetten?
Een SLA is een ideale communicatietool. Het middel voor gesprekken over behoeften, prioriteiten, zorgen en verwachtingen. Een SLA managet de verwachtingen van de afnemer en de leverancier en draagt bij aan de algehele tevredenheid over de onderlinge relatie en dienstverlening.

Q3: Welke inhoud bevat een Service Level Agreement?
Een goede SLA is altijd maatwerk. Er zijn echter wel onderwerpen te noemen die in de meeste Service Level Agreements geregeld zijn. Denk aan:

Q4: Wanneer is het verstandig een SLA te sluiten?
Bij voorkeur tegelijk met het bovenliggende contract. Dan heeft u als afnemer immers de beste onderhandelingspositie. In de praktijk zien we echter dat SLA’s ook gaandeweg worden opgesteld. Om een goede SLA te maken, is grondige kennis van de dienstverlening nodig. Die kennis ontbreekt vaak nog bij aanvang van het contract.

Het is ook mogelijk om SLA’s later op te stellen of deze in een later stadium verder aan te vullen. Doe dit bij voorkeur op een moment dat een leverancier hier ook baat bij heeft. Bijvoorbeeld bij een contractverlenging of uitbouw van de scope van de dienstverlening.

Q5: Wie heeft de regie over het opstellen van een SLA?
Ons devies? Wie de regie neemt, is beter af. Door zelf de bewoordingen te kiezen, kunt u de betekenis en reikwijdte van een SLA eenvoudiger doorgronden. Als u geconfronteerd wordt met tekst opgesteld door een andere partij ziet u soms de valkuilen niet. Daarmee loopt u meer risico.

Q6: Wel of geen boetes opnemen?
Om de kwaliteit van diensten te waarborgen en te verbeteren, is het raadzaam om incentives en/of boetes op te nemen. Deze zogenaamde contractuele boetes, moeten wel zodanig geformuleerd zijn dat ze leiden tot positieve veranderingen. Het moet geen dreigmechanisme zijn, want dit komt niet ten goede aan de onderlinge relatie. Er zijn ook andere mogelijkheden, zonder opgelegde boetes. Denk aan terugkerend overleg, evaluatie en bijstelling van afspraken.

Q7: Kan ik een Service Level Agreement zelf opstellen?
U kunt een SLA zelf opstellen, maar daar heeft u wel de nodige juridische kennis voor nodig. Een Service Level Agreement is maatwerk en er zitten nogal wat haken en ogen aan. U wilt bijvoorbeeld niet dat boetes in SLA’s een beperking vormen om daadwerkelijke schade te verhalen bij tekortschieten.

Houd er ook rekening mee dat een SLA niet op zichzelf staat. In de praktijk zien we geregeld dat een Service Level Agreement de bovenliggende overeenkomst verslechtert. Houd alle betrokken overeenkomsten dus scherp in het oog bij het opstellen van een SLA.

Q8: Hoe verhoudt een XLA zich tot een SLA?
Tegenwoordig komen we ook de Xperience Level Agreement (XLA) tegen. Waar SLA’s draaien om KPI’s en service levels, draait een XLA om de ervaring en tevredenheid van eindgebruikers. Dat de beschikbaarheidsgarantie 99,7 procent is, zegt bijvoorbeeld niets als die 0,3 procent precies valt in een voor de organisatie kritisch moment. Vandaar dus de XLA, die ervoor moet zorgen dat de leverancier redeneert vanuit de eindgebruiker van de klant.

In de praktijk wordt de XLA wel omarmd, maar vaak uitgewerkt in een mengvorm. Hierbij is de klassieke SLA ook nog herkenbaar. Het loslaten van de controle is voor veel organisaties nog net een stap te ver.

Q9: SLA gesloten, dus alles geregeld?
Een Service Level Agreement is geen statisch document, maar een proces. De gewenste service levels moeten ook bewaakt worden. Regelmatige evaluaties en rapportagemomenten zijn essentieel. Een duidelijke overlegstructuur tussen leverancier en afnemer vormt de basis om de onderlinge afspraken te bewaken en te actualiseren. Waak ervoor dat dit vervolgproces ook binnen uw organisatie wordt ingericht.

Partner van Inkoperscafé:

Column: de Corona-inkoopparadox

‘De wens is de vader van de gedachte’. In een crisis ziet iedereen wat hij er zelf graag in wil zien. Met mijn grote inkoophart kijk ik dus vooral vanuit dat perspectief. Niet dat alles bij mij alleen maar teruggebracht wordt tot inkoophandelen, maar alle huidige economische gevolgen zijn snel en makkelijk te koppelen aan inkoop en contractmanagement. NEVI denkt met een team van deskundigen na over de toekomst van inkoop. Dat is één van de maatschappelijke programma’s die gestart is in het pré-C tijdperk. We konden bij aanvang hiervan in 2019 niet voorzien dat die veranderingen zo snel urgent zouden worden.

Met één voet in het ‘nieuwe normaal’ denk ik met weemoed terug aan het ‘oude’. Ik weet dat een moment van reflectie helpt bij het dichten van de kloof tussen oud en nieuw. Wat gebeurde er en wat kun je daarom maar beter veranderen in het ‘post-C tijdperk’ We zitten op een keerpunt in de geschiedenis. Zeker ook op het gebied van inkoop en contractmanagement. Gedreven door winstbejag kozen we vaak de makkelijkste en goedkoopste weg, ten koste van veiligheid, milieu en maatschappij. Nu we de nare gevolgen hiervan ondervinden, komt het besef dat dit niet de beste weg is. Maar laten we eerlijk zijn: wisten we dit eigenlijk niet al vanuit ons gevoel?

Van de kredietcrisis uit 2008 leerden we dat organisaties schaalbaar moesten zijn. Dat ze moesten kunnen opschalen, maar vooral ook afschalen, waardoor een fors deel van je (personeels)kosten flexibel zou worden. Maar als je van gekkigheid niet meer weet hoe je opdrachten moet vervullen, dan maken vaste of variabele kosten je niets meer uit. De crisis ebde weg en we gingen over tot de orde van de dag. De krapte op de arbeidsmarkt had wel een flexibiliseringsslag tot gevolg, waar veel zzp’ers nu de wrange vruchten van plukken.

Mijn collega Vincent de Wolf belichtte in een artikel al vier hoofdaspecten waar je als inkoper en contractmanager in het post-C inkooptijdperk over na móet denken:

  1. Multiple sourcing: ontwikkel meerdere alternatieven;
  2. Local sourcing: maak toeleveringsketens korter;
  3. Word preferred customer van je kritieke leveranciers;
  4. Monitor je leveranciersbestand permanent en kritisch.

Het besef dringt bij mij door dat de focus van inkoop en contractmanagement niet ongewijzigd kán blijven. We moeten de noodzaak tot verandering doorléven om het langdurig te laten beklijven (te kunnen transformeren). De recessie waar we nu in duiken helpt daarbij. Maar een recessie geeft, paradoxaal genoeg, vanuit de top van de organisatie weer een druk op de kosten (vicieuze cirkel). Als we niet uitkijken raakt het maatschappelijk verantwoord inkopen, waar we de laatste jaren goed mee op weg waren, tijdens en direct na de crisis weer op een zijspoor. Terwijl de reflectie juist aantoont dat dit onverstandig is.

Hoe gaan we om met die spanning? Zijn we goed genoeg in contact met de business? Kunnen we op een maatschappelijk verantwoorde manier op ons ‘Pre-C ethisch kompas’ blijven varen of wordt inkoop speelbal van het post-C tijdperk? Food for thought

Partner van Inkoperscafé:

Column: Coronacrisis biedt kansen!

Niemand zag het aankomen. De hele wereld kwam langzaam tot stilstand en ging steeds verder op slot. Iedereen heeft dagelijks met de consequenties van de coronacrisis te dealen. Ook jouw leven veranderde van de ene op de andere dag. In tijden van crisis leer je jezelf kennen. Wat maakt deze crisis zo bijzonder? Hoe ga jij ermee om en wat kun je hier als inkoper van leren?

Deze crisis kwam zo plotseling dat al onze patronen abrupt werden onderbroken. Niet meer naar kantoor, geen face-to-face-gesprekken meer met collega’s of (potentiële) opdrachtnemers. Ineens is thuiswerken een feit en is een ‘teams meeting’ het nieuwe vergaderen. Buiten de deur zijn vrijwel alle vormen van vermaak tot nader order niet beschikbaar. Dat betekent dat ook het sociale leven zo goed als stil ligt. Noodgedwongen maak je pas op de plaats. Jouw dagelijkse routine verandert. Wat doet dit met je? Sta je er überhaupt bij stil? Patroononderbreking zorgt voor een mogelijkheid om van koers te veranderen. De vraag is of jij bereid bent er met behulp van NLP daadwerkelijk iets mee te doen, zodat je zowel in jouw persoonlijke als ook in jouw professionele leven baat bij hebt.

Het leuke van NLP is dat het naast communicatie over zelfkennis gaat. Je leert met een open en nieuwsgierige blik naar jezelf en de wereld om je heen kijken. Onderzoekend, als een klein kind. Hoe denk, voel en gedraag jij je in bepaalde situaties? We hebben allemaal een natuurlijke voorkeursstijl. Dat wordt een gewoonte, waarbij je op de automatische piloot handelt. Herken je je in de situatie dat je van jezelf baalt dat je de accountmanager (die je eigenlijk niet mag) toch weer op die vervelende toon te woord stond? Of dat op een opmerking vanuit het inkoopteam reageerde op een manier die je zelf misschien niet eens zag aankomen? Dan heb ik goed nieuws. Patroononderbreking, en zeker die door situaties waar je geen invloed op hebt, maken het makkelijker jouw voorkeursstijlen te herkennen. De coronacrisis is zo’n situatie; communicatie verloopt vooral online en vanuit een thuissituatie…dan laat je nog meer gewoontegedrag zien.

Nu weet je nog niet wat je eraan hebt, maar let op! Wanneer je jouw voorkeursstijl (her)kent, kun je in toekomstige situaties pauzeren voordat je vanuit de automatische piloot reageert met gewoontegedrag. Met bewustwording creëer je de kans om te kiezen welk gedrag op dat moment wenselijk is. Actie is reactie. Jouw gedrag beïnvloedt dat van gesprekspartners ook. Het is een wisselwerking. Daarom is bewust kunnen kiezen hoe je acteert een handige vaardigheid. Zeker wanneer je met een bepaald doel een gesprek in gaat. Het bied je de gelegenheid eens buiten je comfortzone te stappen en hetzelfde gesprek eens op een andere manier te voeren. Het geeft je de mogelijkheid om te doen wat het beste past bij jouw gesprekspartner c.q. de situatie waar je je in bevindt. Welke inkoper wil dat nou niet?

In de NLP werken we met zogenaamde metaprogramma’s: blauwdrukken voor iemands denken, voelen en doen. Metaprogramma’s komen tot uiting in verbaal en non-verbaal gedrag. Ze bepalen wat je waarneemt en bekrachtigen jouw wereldmodel. Het zijn onze persoonlijke voorkeursstijlen. We onderscheiden meer dan tien verschillende meta-profielen. Het gaat helaas te ver om ze hier allemaal te bespreken, maar bij een coachtraject, is het één van de eerste dingen waarmee we starten. Zelfinzicht is de sleutel naar verandering!

Waar de één kiest voor zekerheid en situaties zonder concrete einddatum of oplossing als ongemakkelijk ervaart, heeft de ander juist een natuurlijke voorkeur voor het tegenovergestelde. ‘Zekerheid/onzekerheid’ is één van de metaprogramma’s uit de NLP. Een andere is ‘proactief versus reactief’. De één is meer een denker, terwijl de ander gewoon doet en weinig tijd en informatie nodig heeft om tot actie over te gaan. Nog een voorbeeld: ‘naar toe versus weg van’. Wanneer je denkt vanuit het metaprogramma ‘naar toe’, ben je vooral gericht op doelen. Terwijl je je denkend vanuit het metaprogramma ‘weg van’ juist richt op het oplossen van problemen. Tot slot nog een interessante: ben je van de opties of van de procedures? Ben je vooral bezig met kansen en mogelijkheden, of richt je je juist op hoe de dingen gedaan moeten worden? Dit zijn maar vier voorbeelden en het zijn uitersten. Niks is goed of slecht. Het is gewoon handig wanneer je jouw eigen voorkeursstijlen kent. Hoe verder je jezelf hierin ontwikkelt, hoe meer keuzemogelijkheden je creëert. Zodra je een ander ook leert ‘lezen”, liggen er opnieuw kansen! Hoe meer je inspeelt op het metaprogramma van de ander, hoe makkelijker je die collega of leverancier meekrijgt. Met minder moeite een beter resultaat! Wie wil dat nu niet? Waar een crisis en een gezonde portie zelfinzicht al niet toe kunnen leiden…

Partner van Inkoperscafé:

Column: Tijdens de corona-oorlog leer je je vrienden kennen

Tijdens een oorlog leer je je vrienden kennen, zeggen ze. De coronacrisis is geen oorlog, maar het heeft er wel trekken van. Een levensbedreigende situatie, het gewone leven ligt stil, transportstromen worden ernstig beperkt en de economie draait niet op volle kracht. Dat je tijdens een crisis goede vrienden kunt gebruiken, behoeft geen toelichting.

Mijn oog viel op een berichtje uit Limburg. 1Limburg schreef over gemeente Sittard-Geleen, die 100.000 mondkapjes geschonken kreeg. De gulle gift was afkomstig uit China. Sittard-Geleen had geïnvesteerd in een vriendschapsband met de stad Maoming. De Chinezen stuurden het cadeautje als blijk van vriendschap.

Wat een verschil met onze rijksoverheid, die publiekelijk met China over straat rolde. 600.000 mondkapjes werden door TNO afgekeurd en teruggestuurd. China reageerde fijntjes dat medische mondkapjes alleen bij gecertificeerde bedrijven besteld zouden moeten worden. En dat het verstandig is om eerst het etiket goed te lezen voordat je ze ronddeelt in ziekenhuizen.

Tik op de vinger, of jokkebrokken de Chinezen hier? De net aangestelde interim-minister van Gezondheid Martin van Rijn suste de situatie snel. Niet het moment om de gevoelige relatie met China te beschadigen. In crisistijden heb je vrienden nodig.

De afgelopen jaren hebben we op Inkoperscafé.nl veel geschreven over relatiemanagement. In abstracte artikelen horen we iedere expert verkondigen dat een partnership belangrijker is dan een contract. Maar hoe pakt dat uit in de praktijk? De korte termijn laat zich moeilijk vergelijken met de lange termijn. In de zeventien jaar dat Inkoperscafé.nl bestaat, stond ‘besparen’ (korte termijn) bovenaan ieder trendlijstje. En ‘meer energie steken in relaties’ (lange termijn) bovenaan de lijstjes goede voornemens.

En beste inkoper, hoe is jouw relatie met je leveranciers? Heb je ze jarenlang uitgeknepen? Iedere fout aan de kaak gesteld en te gelde gemaakt? Of heb je begrip getoond als het even tegenzat? Dat zijn nu cruciale vragen als de leverancier beslist wie wel en wie niet bevoorraad wordt. Loyaliteit is nu goud waard. Spreadsheetmanagers vissen achter het net.

Het mag duidelijk zijn dat warme relaties nu de norm zijn. Krijg je het even niet voor elkaar bij een leverancier? Goede kans dat dat de prijs is van korte termijn denken. Iets om mee te nemen na deze crisis. En waar je heen kunt als het na de crisis nog niet duidelijk is? Precies… naar Zuid-Limburg. Daar snappen ze dat al jaren.

Partner van Inkoperscafé:

Column: Centraal categoriemanagement voor alle gemeenten…

…is een goed idee, kan veel opleveren, maar we gaan het toch niet doen. Dat is de conclusie van het afstudeeronderzoek dat Siraadj Bechan de afgelopen maanden uitvoerde.

Jammer? Ja, als belastingbetaler vind ik dat jammer. Met centraal georganiseerd categoriemanagement bedoelen we een ‘schil’ van categoriemanagement óver alle gemeenten heen. Deze werkwijze kent veel voordelen: kostenverlaging én verbetering van kwaliteit, duurzaamheid en innovatie. Ook leidt het tot effectiever contractmanagement, tot een hogere rechtmatigheid en meer efficiency. Met als eindresultaat verlaging van de benodigde inkoopcapaciteit en verbetering van de marktpositie. Value for taxpayers money in optima forma, zou je zeggen.

In zijn onderzoek voor de Haagse Hogeschool en AevesBenefit sprak Siraadj met medewerkers van vijftien kleine, middelgrote, grote, G4-gemeenten en gemeentelijke inkoopsamenwerkingsverbanden. Het overgrote deel stelt dat centraal georganiseerd categoriemanagement niet haalbaar is. Hiervoor geven zij een keur aan argumenten, zoals:

In 2008 introduceerde de Rijksoverheid centraal categoriemanagement. Dat ging zeker niet zonder slag of stoot. Een kleine groep mensen geloofde destijds in het concept en pakte de kans om de voordelen te benutten. Vooral ‘timing’ en het ‘pitchen van de juiste boodschap bij de juiste belanghebbenden’, zorgden voor groen licht voor de benodigde investeringen voor de implementatie. Een huzarenstukje dat de schatkist uiteindelijk jaarlijks twee miljard (zestien procent van de totale spend) bespaart. De kwaliteit en rechtmatigheid gingen omhoog en de professionaliteit van het opdrachtgeverschap en contractmanagement steeg. Evenals de onderlinge saamhorigheid tussen de departementen.

Bij categoriemanagement denk je vaak alleen aan het bundelen van volume (massa is kassa). Een andere, minstens zo belangrijke pijler is het bundelen van kennis (specialisatie en deskundigheid). Door een breed gedragen inkoopsegment-strategie profiteer je relatief snel van grote voordelen op verschillende vlakken. Waarom deze succesformule dan ook niet bij gemeenten toepassen? Er zijn er 355, waarvan 76% minder dan 50.000 inwoners heeft. Ze kopen allemaal hetzelfde in, in dezelfde verhoudingen nota bene. De gemeenten hebben samen voldoende volume (25 miljard spend) en ze kunnen allemaal de potentiële besparingen goed gebruiken voor bestaand of nieuw beleid.

Overigens houdt een aantal inkoopsamenwerkingsverbanden (doorgaans stichtingen) zich nu al succesvol bezig met gezamenlijke inkoop via categoriemanagement. Stichting Rijk en Stichting BIZOB hebben bijvoorbeeld in het klein bewezen dat het concept werkt.

De potentie is er dus, maar wat is er nodig om ook de haalbaarheid in de groene zone van de business case te krijgen, een goede crisis misschien?

Partner van Inkoperscafé:

Column: Invloed, te pakken of niet?

‘Ik meen het serieus. Je hoeft je echt geen zorgen te maken!’ verklaart een ventje van rond de 6 jaar overtuigend. Hij zet zijn woorden met allerlei gezichtsuitdrukkingen en gebaren kracht bij. Moeder blijft even stilstaan en kijkt hem semi-geërgerd aan. Enige tijd geleden, ving ik in het voorbijgaan dit gesprek op tussen moeder en kind. In het hele tafereel was één ding duidelijk, moeders ging dit niet winnen! En eerlijk, ik moest ook lachen.

Het mag hiermee gezegd worden dat invloed dus niet standaard met de oudste is of de slimste of die met status. Invloed kunnen uitoefenen gaat om een juiste balans tussen kerncompetenties, houding en gedrag en inzicht. Maar hoe dan?

Waarom zou je?
De afgelopen maanden ging het in de inkoopwereld veel over leveranciersmanagement 2.0, misschien zelfs 3.0. Wat mij hierin doorgaans verbaasde, was dat dit vooral over relatiemanagement ging, het erkennen van elkaars belangen en vertrouwen hebben in. En kennelijk maakt het nogal wat los binnen inkoop, want iedereen heeft het erover. Er worden zelfs nieuwe cursussen over aangeboden en lijkt het als een soort Epifanie rond te gaan. Aan de ene kant word ik er blij van, want dit is een goede ontwikkeling. Eentje die nodig is om te komen tot een betere inkopersvolwassenheid, beroepsmatig gezien. Daarmee tegelijk de teleurstelling aan de andere kant, want hoe kan het dat zoiets cruciaals in het inkoop-vak, nog altijd zo onderbelicht blijft? De crux is dat het klaarblijkelijk gaat om iets structureels, een patroon waarin men niet geneigd lijkt om te veranderen. Ik vind dit wel een bijzonder verschijnsel, want inkoop heeft vaak last van ‘dode paarden’, enorme ‘bierkaaien’ en allerlei andere ‘obstakels’ die moeten worden overwonnen. Dat stigma zouden we nu toch wel beu moeten zijn. Ik denk dat het echte succes hierin daarom begint bij inkoop zelf.

Noem één legitieme reden waarom niet.

Gewenst gedrag
Relaties zijn er in allerlei vormen en invloed speelt hierin vaker een rol dan dat je je beseft. In een kind – ouder relatie, als opdrachtnemer – opdrachtgever of door werkgever – werknemer. Al op het moment dat je via Whatsapp met je vrouw de dagelijkse logistieke planning van het gezin bespreekt of als inkoper met een leverancier over KPI’s in een leveringscontract, ben je aan het onderhandelen binnen een relatie. De mate van succesvol beïnvloeden, wordt hierin bepaald door een aantal factoren, zijnde: de reden waarom iemand zich ervoor wil inzetten, vertrouwen en het idee van mate van invloed hebben op de uitkomst. Dat klinkt goed hè!

Echter, het is de kunst om te zorgen dat alle betrokken partijen hierin continu het gewenste gedrag vertonen. Hiervoor moet dan wel een bepaalde inspanning geleverd worden. Niet alleen aan het begin, zoals bij de onderhandeling, maar gedurende de gehele duur van een relatie. Dit vraagt om consistentie, ‘know how’ van de materie en erkennen van ieders rol hierin. Want vertrouwen komt te voet en gaat te paard!

Dapper genoeg voor een roze bril?
Het helpt hierbij om je te verdiepen in de wereld van de mensen om je heen. Van diegene die een positieve bijdragen kunnen leveren aan het geheel. Zij moeten hier natuurlijk ook toe in staat gesteld worden. Door je te verdiepen in ieders opgave, het totale speelveld en de zaken waarvoor iemand verantwoordelijk kan worden gehouden, kan je de juiste vragen stellen. En rollen en taken correct verdelen zonder dat er onnodig meerdere kapiteins op een schip worden gezet. En aansluitend de verantwoordelijkheid daar ligt, waar die hoort. Simpel gezegd moet je dus vertrouwen hebben in de ander en dapper genoeg zijn om zaken op hun beloop te laten. Waarbij je ervan uitgaat dat met het bedachte systeem het gewenste resultaat behaald wordt. En zo niet, dat de geplande evaluatie ruimte geeft voor inzicht en ruimte om het juiste gesprek te voeren.

Laten we eerlijk wezen dat wie er al vechtend ‘instapt’, ook zo’n respons zal krijgen. Wat nooit de intentie of essentie mag zijn voor een relatie. Logischerwijs willen we allemaal hetzelfde, als je heel eerlijk bent.

Partner van Inkoperscafé:

Column: Trap niet in dé 5 valkuilen van boetebedingen in contracten

Verplichtingen in een contract moeten worden nagekomen. Zeker als er veel op het spel staat. Om dat extra kracht bij te zetten, is de contractuele boete een effectief instrument. Dat vergt wel bijzondere aandacht, want een boetebeding moet goed geformuleerd zijn om in de praktijk bruikbaar te zijn en daar gaat het vaak fout. Verkeerde of vergeten formuleringen maken een enorm verschil. Hieronder vijf valkuilen om alert op te zijn bij het opschrijven van een boetebeding. Door het bij de inkoop goed te doen, maakt u zeker het verschil bij een geschil!

Een boetebeding in het kort
Het (contractueel) boetebeding kent een aparte regeling in de wet. Het doel van het boetebeding is een (financiële) prikkel tot nakoming. Het doel kan ook zijn om het bedrag van schadevergoeding vast te zetten in plaats van de schade door de rechter te laten bepalen.

Een boetebeding kan u beschermen. Schendt een leverancier een verplichting uit het contract? Dan kan een goed boetebeding ervoor zorgen dat de leverancier een geldsom of andere prestatie moet voldoen. Ook een leverancier kan er baat bij hebben om boetebedingen in een contract op te nemen. Denk aan een boete bij schending van de geheimhouding of inbreuk op intellectuele eigendomsrechten van de leverancier.  

Dé vijf valkuilen bij boetebedingen
Boetebedingen worden in de praktijk geregeld verkeerd geformuleerd. Als inkoper heeft u een signaleringsfunctie en kunt u invloed uitoefenen op het contract. Daarom zetten wij hieronder de vijf meest voorkomende valkuilen op een rij, zodat u weet waar u alert op moet zijn.

Valkuil 1: geen aanspraak maken op wettelijke schadevergoeding
Een boetebeding wordt vaak gebruikt als financiële prikkel om afspraken in het contract na te komen. De wet neemt als uitgangspunt dat een afgesproken boete in plaats treedt van het recht op schadevergoeding op grond van de wet. Dat moet u niet willen.

Een boete in het contract kan immers vele malen lager zijn dan waar u wettelijk recht op zou hebben als gevolg van de ontstane schade. U wilt uiteraard voorkomen dat uw organisatie geen aanspraak kan maken op wettelijke rechten en de daarbij behorende schadevergoeding.

Daarom moet altijd in het contract tot uitdrukking worden gebracht dat een verschuldigde boete geldt naast de schadevergoeding die op grond van de wet zou gelden. Advies is dan ook om op te nemen dat de boete verschuldigd is, “onverminderd het recht van de Opdrachtgever tot het vorderen van volledige schadevergoeding, alsmede alle overige rechten die de wet toekent.”

Valkuil 2: consequenties ná ingebrekestelling
Voor het vorderen van schadevergoeding op grond van de wet is verzuim vereist. Oftewel, in veel gevallen moet u bij een tekortkoming de leverancier eerst in gebreke stellen, voordat de gevolgen van een boetebeding in werking treden. Ook dat werkt niet in uw voordeel.

De andere partij kan het boetebeding dan immers overtreden en deze overtreding staken zodra er een ingebrekestelling volgt. Zonder dat die andere partij daar de consequenties dan van ondervindt. Daarom is het advies om in een boetebeding op te nemen dat bij een tekortkoming “verzuim direct intreedt zonder nadere ingebrekestelling”.  

Valkuil 3: boetebedingen die alles bestrijken  
Geregeld komen we boetebedingen tegen die eigenlijk alle verplichtingen uit het contract tegelijk bestrijken. Zoals: “Indien Opdrachtnemer de verplichtingen uit deze overeenkomst niet of niet volledig nakomt, zal hij door dit enkele feit, zonder nadere ingebrekestelling direct in verzuim zijn en per gebeurtenis aan Opdrachtgever een onmiddellijk opeisbare boete van € 10.000,- verschuldigd zijn.”

Dergelijke bedingen houden meestal slechts beperkt stand als ze voor een rechter komen. Ze zijn dikwijls aanleiding tot matiging van de door de rechter opgelegde boete. Het advies is om een boetebeding specifiek en gericht te maken. Bijvoorbeeld door te verwijzen naar een of meer bepaalde (specifieke) verplichtingen in het contract, waarop het betreffende beding van toepassing is.

Valkuil 4: niet voor rechterlijke matiging vatbaar
In contracten van internationale of Anglo-Amerikaanse oorsprong – die soms in Nederlandse vertaling worden gebruikt – komt geregeld de zinsnede voor dat de boete “niet voor rechterlijke matiging vatbaar” is. Onder het Nederlands recht is een dergelijk beding niet toegestaan.

De rechter kan onder Nederlands recht middels matiging de verschuldigde boete verlagen, wat de partijen daarover ook mochten hebben opgeschreven. De bevoegdheid van de rechter tot matiging is van dwingend recht en afwijking van die wettelijke regeling in het contract is dus niet toegestaan. Haal een dergelijke zin dus uit het contract als de overeenkomst onder het Nederlands recht valt.

Valkuil 5: onherkenbare boetebedingen
Een boetebeding is vaak herkenbaar aan het woord “boete”, “boetebeding” of “boeteclausule”. Maar veel vaker is een boetebeding minder expliciet en dreigt dan niet als zodanig herkend te worden. De boete kan ook ‘verstopt’ liggen in afspraken over de creditering of restitutie van reeds betaalde bedragen (zoals de verschuldigde fee voor de diensten). Zo kan bepaald worden dat de afnemer recht heeft op creditering van bijvoorbeeld een deel van de door de afnemer verschuldigde vergoeding. Bijvoorbeeld een restitutie van een naar rato deel van de maandelijkse fee indien de beschikbaarheid van 98,7% niet wordt gehaald.

De afnemer krijgt dan een deel van de prijs terug. Dat is prettig maar in voorkomende gevallen een slechte deal. Want wat heb je aan terugbetaling van een deel van de maandelijkse fee als een bedrijfskritische applicatie dagenlang niet beschikbaar is? Wees alert op verkapte boetebedingen. Als de boete niet als zodanig wordt herkend, kan men immers ook niet toetsen of deze wel voldoet aan de eisen die gelden voor boetebedingen op grond van de wet.

 

Partner van Inkoperscafé:

Column: De kracht van communicatie

Sla er een willekeurige vacaturetekst op na waarin een inkoper wordt gezocht en je ziet naast de vakinhoudelijke vereisten al snel de gewenste competenties staan: klantgericht, samenwerkingsgericht, je hebt inlevingsvermogen, beschikt over adviesvaardigheden en je bent resultaatgericht. Eén ding hebben deze competenties allemaal gemeen: het draait om de communicatieve skills! Salesmedewerkers worden hier volop in getraind, waarom inkopers niet?

Bij communicatie heb je een zender, een boodschap en een ontvanger. Dat lijkt overzichtelijk, maar wanneer je je bewust bent van het feit dat iedereen een eigen wereldmodel, eigen ervaringen, waarden en overtuigingen heeft, wordt het al een stuk ingewikkelder. Hoe groot is de kans dat datgene dat wordt gezegd op dezelfde wijze wordt geïnterpreteerd? Het gaat te ver om het hele model hier te beschrijven, maar het NLP Communicatiemodel geeft het antwoord daarop wel. Het model laat ons zien dat iemand die iets ziet, leest of hoort dit op een bepaalde manier interpreteert. Wanneer ik bij een willekeurige training vraag naar het eerste wat in deelnemers opkomt bij het woord vakantie, lopen de antwoorden behoorlijk uiteen: van loslaten, relaxen, strand, zon en zwemmen tot aan safari, skiën, lezen of avontuur. Wanneer een “simpel” woord als vakantie al op zoveel verschillende manieren wordt geïnterpreteerd, begrijp je hoe snel er ruis op de communicatielijn ontstaat wanneer je het over vakinhoud gaat hebben.

Ruis kun je zoveel mogelijk voorkomen door na te denken over woordkeuze en begrippen die je met elkaar hanteert. Noem je een contract bijvoorbeeld een contract of een overeenkomst? Wanneer spreek je over inkopen, wanneer over aanbesteden? Eenduidigheid helpt, maar kijk altijd verder! Welke afspraak maak je als je het hebt over een ‘tijdige start van een aanbesteding’? Wat is tijdig, welke variabelen spelen daarbij een rol? Wat gaan we doen als we ‘de inkoop gaan optimaliseren’? Wil je echt weten wat de ander denkt, of welke afspraak je maakt? Laat jouw interpretatie dan los en stel vragen. Het soort vraag dat je stelt, is, bepalend voor het antwoord dat je krijgt. Een suggestieve vraag zou een gesprekspartner tenslotte ook al in een bepaalde (denk)richting kunnen sturen. Open vragen geven veel informatie en gesloten vragen helpen om te toetsen of wat je denkt te horen correct is. En dat zijn dan slechts een paar voorbeelden van het soort vragen dat je zou kunnen stellen…

Zorg er bij communicatie voor dat je de ander altijd écht begrijpt. Zeker in jouw veelzijdige rol als inkoper waarbij je dagelijks diverse in- en externe relaties onderhoudt. Durf uit de rol te stappen die zo vertrouwd is. Stop met zenden van jouw expertise en stel vragen. Want zeg nou zelf: hoe kun je klantgericht zijn zonder te weten wat jouw klant daadwerkelijk nodig heeft? Hoe kun je een goed advies geven zonder de vraag achter de vraag te kennen? Hoe kun je samenwerken wanneer de kans groot is dat je dingen beiden anders interpreteert? Resultaten behaal je pas wanneer je weet wat het doel is. De basis voor effectieve communicatie is weten wat de ander wil. Hier kom je achter door vanuit een open en nieuwsgierige houding vragen te stellen. Wees een OEN (Open Eerlijk en Nieuwsgierig) en gebruik om te beginnen eens LSD (Luisteren Samenvatten Doorvragen).

Kijk vooral ook naar verkopers! Zij beheersen de kunst van het vragen stellen als geen ander. Hoogste tijd voor ons inkopers om onszelf hier ook in te bekwamen!

Sluiten

Inloggen met

of met e-mailadres