Magnifying glass Close

Adblocker is geactiveerd!

Op deze website worden advertenties getoond. Van de advertenties wordt de redactie betaald. De redactie verzorgt het nieuws op deze website. Zonder advertenties geen nieuws. Zou je je adblocker daarom willen uitschakelen

Partner van Inkoperscafé

Column: Invloed, te pakken of niet?

‘Ik meen het serieus. Je hoeft je echt geen zorgen te maken!’ verklaart een ventje van rond de 6 jaar overtuigend. Hij zet zijn woorden met allerlei gezichtsuitdrukkingen en gebaren kracht bij. Moeder blijft even stilstaan en kijkt hem semi-geërgerd aan. Enige tijd geleden, ving ik in het voorbijgaan dit gesprek op tussen moeder en kind. In het hele tafereel was één ding duidelijk, moeders ging dit niet winnen! En eerlijk, ik moest ook lachen.

Het mag hiermee gezegd worden dat invloed dus niet standaard met de oudste is of de slimste of die met status. Invloed kunnen uitoefenen gaat om een juiste balans tussen kerncompetenties, houding en gedrag en inzicht. Maar hoe dan?

Waarom zou je?
De afgelopen maanden ging het in de inkoopwereld veel over leveranciersmanagement 2.0, misschien zelfs 3.0. Wat mij hierin doorgaans verbaasde, was dat dit vooral over relatiemanagement ging, het erkennen van elkaars belangen en vertrouwen hebben in. En kennelijk maakt het nogal wat los binnen inkoop, want iedereen heeft het erover. Er worden zelfs nieuwe cursussen over aangeboden en lijkt het als een soort Epifanie rond te gaan. Aan de ene kant word ik er blij van, want dit is een goede ontwikkeling. Eentje die nodig is om te komen tot een betere inkopersvolwassenheid, beroepsmatig gezien. Daarmee tegelijk de teleurstelling aan de andere kant, want hoe kan het dat zoiets cruciaals in het inkoop-vak, nog altijd zo onderbelicht blijft? De crux is dat het klaarblijkelijk gaat om iets structureels, een patroon waarin men niet geneigd lijkt om te veranderen. Ik vind dit wel een bijzonder verschijnsel, want inkoop heeft vaak last van ‘dode paarden’, enorme ‘bierkaaien’ en allerlei andere ‘obstakels’ die moeten worden overwonnen. Dat stigma zouden we nu toch wel beu moeten zijn. Ik denk dat het echte succes hierin daarom begint bij inkoop zelf.

Noem één legitieme reden waarom niet.

Gewenst gedrag
Relaties zijn er in allerlei vormen en invloed speelt hierin vaker een rol dan dat je je beseft. In een kind – ouder relatie, als opdrachtnemer – opdrachtgever of door werkgever – werknemer. Al op het moment dat je via Whatsapp met je vrouw de dagelijkse logistieke planning van het gezin bespreekt of als inkoper met een leverancier over KPI’s in een leveringscontract, ben je aan het onderhandelen binnen een relatie. De mate van succesvol beïnvloeden, wordt hierin bepaald door een aantal factoren, zijnde: de reden waarom iemand zich ervoor wil inzetten, vertrouwen en het idee van mate van invloed hebben op de uitkomst. Dat klinkt goed hè!

Echter, het is de kunst om te zorgen dat alle betrokken partijen hierin continu het gewenste gedrag vertonen. Hiervoor moet dan wel een bepaalde inspanning geleverd worden. Niet alleen aan het begin, zoals bij de onderhandeling, maar gedurende de gehele duur van een relatie. Dit vraagt om consistentie, ‘know how’ van de materie en erkennen van ieders rol hierin. Want vertrouwen komt te voet en gaat te paard!

Dapper genoeg voor een roze bril?
Het helpt hierbij om je te verdiepen in de wereld van de mensen om je heen. Van diegene die een positieve bijdragen kunnen leveren aan het geheel. Zij moeten hier natuurlijk ook toe in staat gesteld worden. Door je te verdiepen in ieders opgave, het totale speelveld en de zaken waarvoor iemand verantwoordelijk kan worden gehouden, kan je de juiste vragen stellen. En rollen en taken correct verdelen zonder dat er onnodig meerdere kapiteins op een schip worden gezet. En aansluitend de verantwoordelijkheid daar ligt, waar die hoort. Simpel gezegd moet je dus vertrouwen hebben in de ander en dapper genoeg zijn om zaken op hun beloop te laten. Waarbij je ervan uitgaat dat met het bedachte systeem het gewenste resultaat behaald wordt. En zo niet, dat de geplande evaluatie ruimte geeft voor inzicht en ruimte om het juiste gesprek te voeren.

Laten we eerlijk wezen dat wie er al vechtend ‘instapt’, ook zo’n respons zal krijgen. Wat nooit de intentie of essentie mag zijn voor een relatie. Logischerwijs willen we allemaal hetzelfde, als je heel eerlijk bent.

Partner van Inkoperscafé

Column: Trap niet in dé 5 valkuilen van boetebedingen in contracten

Verplichtingen in een contract moeten worden nagekomen. Zeker als er veel op het spel staat. Om dat extra kracht bij te zetten, is de contractuele boete een effectief instrument. Dat vergt wel bijzondere aandacht, want een boetebeding moet goed geformuleerd zijn om in de praktijk bruikbaar te zijn en daar gaat het vaak fout. Verkeerde of vergeten formuleringen maken een enorm verschil. Hieronder vijf valkuilen om alert op te zijn bij het opschrijven van een boetebeding. Door het bij de inkoop goed te doen, maakt u zeker het verschil bij een geschil!

Een boetebeding in het kort
Het (contractueel) boetebeding kent een aparte regeling in de wet. Het doel van het boetebeding is een (financiële) prikkel tot nakoming. Het doel kan ook zijn om het bedrag van schadevergoeding vast te zetten in plaats van de schade door de rechter te laten bepalen.

Een boetebeding kan u beschermen. Schendt een leverancier een verplichting uit het contract? Dan kan een goed boetebeding ervoor zorgen dat de leverancier een geldsom of andere prestatie moet voldoen. Ook een leverancier kan er baat bij hebben om boetebedingen in een contract op te nemen. Denk aan een boete bij schending van de geheimhouding of inbreuk op intellectuele eigendomsrechten van de leverancier.  

Dé vijf valkuilen bij boetebedingen
Boetebedingen worden in de praktijk geregeld verkeerd geformuleerd. Als inkoper heeft u een signaleringsfunctie en kunt u invloed uitoefenen op het contract. Daarom zetten wij hieronder de vijf meest voorkomende valkuilen op een rij, zodat u weet waar u alert op moet zijn.

Valkuil 1: geen aanspraak maken op wettelijke schadevergoeding
Een boetebeding wordt vaak gebruikt als financiële prikkel om afspraken in het contract na te komen. De wet neemt als uitgangspunt dat een afgesproken boete in plaats treedt van het recht op schadevergoeding op grond van de wet. Dat moet u niet willen.

Een boete in het contract kan immers vele malen lager zijn dan waar u wettelijk recht op zou hebben als gevolg van de ontstane schade. U wilt uiteraard voorkomen dat uw organisatie geen aanspraak kan maken op wettelijke rechten en de daarbij behorende schadevergoeding.

Daarom moet altijd in het contract tot uitdrukking worden gebracht dat een verschuldigde boete geldt naast de schadevergoeding die op grond van de wet zou gelden. Advies is dan ook om op te nemen dat de boete verschuldigd is, “onverminderd het recht van de Opdrachtgever tot het vorderen van volledige schadevergoeding, alsmede alle overige rechten die de wet toekent.”

Valkuil 2: consequenties ná ingebrekestelling
Voor het vorderen van schadevergoeding op grond van de wet is verzuim vereist. Oftewel, in veel gevallen moet u bij een tekortkoming de leverancier eerst in gebreke stellen, voordat de gevolgen van een boetebeding in werking treden. Ook dat werkt niet in uw voordeel.

De andere partij kan het boetebeding dan immers overtreden en deze overtreding staken zodra er een ingebrekestelling volgt. Zonder dat die andere partij daar de consequenties dan van ondervindt. Daarom is het advies om in een boetebeding op te nemen dat bij een tekortkoming “verzuim direct intreedt zonder nadere ingebrekestelling”.  

Valkuil 3: boetebedingen die alles bestrijken  
Geregeld komen we boetebedingen tegen die eigenlijk alle verplichtingen uit het contract tegelijk bestrijken. Zoals: “Indien Opdrachtnemer de verplichtingen uit deze overeenkomst niet of niet volledig nakomt, zal hij door dit enkele feit, zonder nadere ingebrekestelling direct in verzuim zijn en per gebeurtenis aan Opdrachtgever een onmiddellijk opeisbare boete van € 10.000,- verschuldigd zijn.”

Dergelijke bedingen houden meestal slechts beperkt stand als ze voor een rechter komen. Ze zijn dikwijls aanleiding tot matiging van de door de rechter opgelegde boete. Het advies is om een boetebeding specifiek en gericht te maken. Bijvoorbeeld door te verwijzen naar een of meer bepaalde (specifieke) verplichtingen in het contract, waarop het betreffende beding van toepassing is.

Valkuil 4: niet voor rechterlijke matiging vatbaar
In contracten van internationale of Anglo-Amerikaanse oorsprong – die soms in Nederlandse vertaling worden gebruikt – komt geregeld de zinsnede voor dat de boete “niet voor rechterlijke matiging vatbaar” is. Onder het Nederlands recht is een dergelijk beding niet toegestaan.

De rechter kan onder Nederlands recht middels matiging de verschuldigde boete verlagen, wat de partijen daarover ook mochten hebben opgeschreven. De bevoegdheid van de rechter tot matiging is van dwingend recht en afwijking van die wettelijke regeling in het contract is dus niet toegestaan. Haal een dergelijke zin dus uit het contract als de overeenkomst onder het Nederlands recht valt.

Valkuil 5: onherkenbare boetebedingen
Een boetebeding is vaak herkenbaar aan het woord “boete”, “boetebeding” of “boeteclausule”. Maar veel vaker is een boetebeding minder expliciet en dreigt dan niet als zodanig herkend te worden. De boete kan ook ‘verstopt’ liggen in afspraken over de creditering of restitutie van reeds betaalde bedragen (zoals de verschuldigde fee voor de diensten). Zo kan bepaald worden dat de afnemer recht heeft op creditering van bijvoorbeeld een deel van de door de afnemer verschuldigde vergoeding. Bijvoorbeeld een restitutie van een naar rato deel van de maandelijkse fee indien de beschikbaarheid van 98,7% niet wordt gehaald.

De afnemer krijgt dan een deel van de prijs terug. Dat is prettig maar in voorkomende gevallen een slechte deal. Want wat heb je aan terugbetaling van een deel van de maandelijkse fee als een bedrijfskritische applicatie dagenlang niet beschikbaar is? Wees alert op verkapte boetebedingen. Als de boete niet als zodanig wordt herkend, kan men immers ook niet toetsen of deze wel voldoet aan de eisen die gelden voor boetebedingen op grond van de wet.

 

Partner van Inkoperscafé

Column: De kracht van communicatie

Sla er een willekeurige vacaturetekst op na waarin een inkoper wordt gezocht en je ziet naast de vakinhoudelijke vereisten al snel de gewenste competenties staan: klantgericht, samenwerkingsgericht, je hebt inlevingsvermogen, beschikt over adviesvaardigheden en je bent resultaatgericht. Eén ding hebben deze competenties allemaal gemeen: het draait om de communicatieve skills! Salesmedewerkers worden hier volop in getraind, waarom inkopers niet?

Bij communicatie heb je een zender, een boodschap en een ontvanger. Dat lijkt overzichtelijk, maar wanneer je je bewust bent van het feit dat iedereen een eigen wereldmodel, eigen ervaringen, waarden en overtuigingen heeft, wordt het al een stuk ingewikkelder. Hoe groot is de kans dat datgene dat wordt gezegd op dezelfde wijze wordt geïnterpreteerd? Het gaat te ver om het hele model hier te beschrijven, maar het NLP Communicatiemodel geeft het antwoord daarop wel. Het model laat ons zien dat iemand die iets ziet, leest of hoort dit op een bepaalde manier interpreteert. Wanneer ik bij een willekeurige training vraag naar het eerste wat in deelnemers opkomt bij het woord vakantie, lopen de antwoorden behoorlijk uiteen: van loslaten, relaxen, strand, zon en zwemmen tot aan safari, skiën, lezen of avontuur. Wanneer een “simpel” woord als vakantie al op zoveel verschillende manieren wordt geïnterpreteerd, begrijp je hoe snel er ruis op de communicatielijn ontstaat wanneer je het over vakinhoud gaat hebben.

Ruis kun je zoveel mogelijk voorkomen door na te denken over woordkeuze en begrippen die je met elkaar hanteert. Noem je een contract bijvoorbeeld een contract of een overeenkomst? Wanneer spreek je over inkopen, wanneer over aanbesteden? Eenduidigheid helpt, maar kijk altijd verder! Welke afspraak maak je als je het hebt over een ‘tijdige start van een aanbesteding’? Wat is tijdig, welke variabelen spelen daarbij een rol? Wat gaan we doen als we ‘de inkoop gaan optimaliseren’? Wil je echt weten wat de ander denkt, of welke afspraak je maakt? Laat jouw interpretatie dan los en stel vragen. Het soort vraag dat je stelt, is, bepalend voor het antwoord dat je krijgt. Een suggestieve vraag zou een gesprekspartner tenslotte ook al in een bepaalde (denk)richting kunnen sturen. Open vragen geven veel informatie en gesloten vragen helpen om te toetsen of wat je denkt te horen correct is. En dat zijn dan slechts een paar voorbeelden van het soort vragen dat je zou kunnen stellen…

Zorg er bij communicatie voor dat je de ander altijd écht begrijpt. Zeker in jouw veelzijdige rol als inkoper waarbij je dagelijks diverse in- en externe relaties onderhoudt. Durf uit de rol te stappen die zo vertrouwd is. Stop met zenden van jouw expertise en stel vragen. Want zeg nou zelf: hoe kun je klantgericht zijn zonder te weten wat jouw klant daadwerkelijk nodig heeft? Hoe kun je een goed advies geven zonder de vraag achter de vraag te kennen? Hoe kun je samenwerken wanneer de kans groot is dat je dingen beiden anders interpreteert? Resultaten behaal je pas wanneer je weet wat het doel is. De basis voor effectieve communicatie is weten wat de ander wil. Hier kom je achter door vanuit een open en nieuwsgierige houding vragen te stellen. Wees een OEN (Open Eerlijk en Nieuwsgierig) en gebruik om te beginnen eens LSD (Luisteren Samenvatten Doorvragen).

Kijk vooral ook naar verkopers! Zij beheersen de kunst van het vragen stellen als geen ander. Hoogste tijd voor ons inkopers om onszelf hier ook in te bekwamen!

Partner van Inkoperscafé

Colum: Beroepskeuze? Inkoper!

Mijn zoon Gijs is 12, zit in groep 8 en wordt op het moment behoorlijk om zijn oren geslagen met Cito’s. Hij laat zich gelukkig niet meeslepen in de gekte. Gijs is de oudste thuis dus bekijken we voor het eerst de ‘grote scholen’. Er gaat een wereld voor ons open. Het lijkt erop dat we samen mét hem een keus maken. Iedereen blij.

Om tot die keus te komen vroeg ik hem al een paar keer: ‘Wat wil je later worden?’ Hij heeft géén idee! Echt, totaal niet. ‘Wat wilde jij op de lagere school dan worden?’ kreeg ik – terecht – als wedervraag. Kok! Mijn ouders hadden een restaurant, dus ik wist van kleins af aan dat ik kok wilde worden. De snelste route door de hotelschool en dan de zaak overnemen. Dat was heel lang mijn plan. Die onderwijsroute heb ik weliswaar afgelegd, maar een baan in de keuken is er nooit van gekomen. Ik raakte met het inkoopvirus besmet en daar kwam ik nooit meer vanaf. Zo kan het lopen. Herkenbaar?

Mijn ouders hebben me overigens nooit gepusht om de horeca in te gaan; dat wilde ik zelf. Ik denk echter niet dat ik mijn kinderen al spontaan met het inkoopvirus heb besmet. Aan de hand van een aansprekend voorbeeld legde ik uit wat papa doet. Ik koop, met het geld van een ander, bijvoorbeeld brandweerauto’s. ‘Kan de brandweer dat dan zelf niet?’. Oei, lastige vraag. ‘Ja, dat kunnen ze wel maar ze hebben er zelf niet altijd tijd voor.’ ‘En is inkopen een leuke baan?’ ‘Ja, jongen. De mooiste baan die er is!’ ‘Maar waarom ben je dan niet naar de inkoopschool gegaan toen je van de middelbare school af kwam?’ En toen zat ik klem. ‘Omdat er geen inkoopschool bestaat’’. Raar! Tegenwoordig zijn er gelukkig de hbo inkoop-minors die inkopers-in-de-dop afleveren. Die had je 25 jaar geleden helaas nog niet.

’Mijn zoon en ik hebben ook samen online een beroepskeuzetest gemaakt. Maar hoe ik het ook probeerde te manipuleren, er kwam bij mij nooit ‘inkoper’ uit. Toen ik via Google zocht naar wat het beroep inkoper dan precies in zou moeten houden, liep ik tegen een opmerkelijke ‘definitie’ in het Nationale beroepenregister aan:

“De Inkoper is verantwoordelijk voor het inkoopbeleid van een bedrijf. De inkoper bepaalt wat het bedrijf nodig heeft en zorgt er in contacten met leveranciers voor dat hij de best mogelijke deal krijgt.”

Daar heb je dus ook niet veel aan. Na het lezen hiervan zullen maar weinigen direct enthousiast denken: ‘Dat is mijn droombaan!’. Misschien een mooi marketingprojectje voor NEVI. Ik vrees dus dat de meesten de baan van inkoper ook in de toekomst nog steeds per ongeluk kiezen. Mocht Gijs interesse voor economie of recht ontwikkelen, dan zal ik het er nog eens met hem over hebben. Maar ik ga hem, net als mijn ouders, niet lopen pushen!

Partner van Inkoperscafé

Een duurzame kerstboom inkopen, maar hoe dan

In de laatste maanden van dit bijna afgelopen jaar 2019 kom je het begrip duurzaamheid tegen in heel veel lopende discussies. Of het nu de CO² uitstoot is die de boeren, de bouwers of de industrie veroorzaken, de plannen voor de uitbreiding van Airport Lelystad, het vlieggedrag van beroemde mensen, de strijd van Greta Thunberg, het energieverbruik van blockchain technieken en zo kan ik nog wel even doorgaan. De lijst van onderwerpen is eindeloos en iedereen heeft daar een al dan niet zinnige mening over. De vraag die daarbij voor mij belangrijk is, is welke rol wij als inkopers bij een aantal van deze discussies kunnen of willen spelen. Food for thought zo vlak voor de feestdagen en een nieuw jaar in aantocht.   

(meer…)
Partner van Inkoperscafé

De AVG: nieuwe regels nu blijkt dat slechts 31% van de bedrijven compliant is

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG/GDPR) is inmiddels anderhalf jaar van kracht. Toch worstelen veel organisaties er nog altijd mee. Het Capgemini Research Institute heeft vastgesteld dat slechts 31% van de ondervraagde bedrijven in Nederland voldoet aan de AVG. Reden voor de minister voor Rechtsbescherming om de stand van zaken te evalueren in een brief aan de Kamer. Met daarbij een aantal verbetervoorstellen.

(meer…)
Partner van Inkoperscafé

Samenwerken, het blijft een uitdaging

Maar we zijn er dol op! Tegenwoordig lijkt het zelfs een trend te worden: hoe complexer hoe beter. Of het nou een raamovereenkomst betreft of een project, dan heb je al een samenwerking te pakken. In het woord ‘samenwerking’ lijkt ook een soort magische belofte schuil te gaan van samendoen en hogere doelen. Van een horizon, een stip en grensverleggende overtuigingen. Maar waarom is de praktijk dan vaak toch zoveel grilliger dan de voorgenomen ambities binnen een samenwerking?

(meer…)
Partner van Inkoperscafé

Ja, ik wil (per direct)! Of trouwen na je eerste date

U bent alleenstaand. En u denkt: een relatie is misschien toch wel leuk. Dus u gaat op zoek naar een date.

Er is nogal wat veranderd in de dating wereld, dus u doet lekker digitaal mee. Tinder, swipen, noem maar op. Na een tijdje heeft u een date. Het is gezellig die avond, het klikt. U mooi aangekleed, uw date mooi aangekleed. Misschien wordt het wel meer dan praten… En dan gebeurt het: tijdens deze eerste ontmoeting buigt uw date zich voorover en vraagt: “wil je met mij trouwen?”

(meer…)
Partner van Inkoperscafé

Van hockeystick naar impact

Economen kijken maar naar twee parameters om de economische groei op lange termijn te voorspellen: de demografische ontwikkeling en de productiviteitscijfers. Met andere woorden, hoeveel mensen zijn er beschikbaar om te werken en hoeveel komt er uit hun handen. Die twee elementen bepalen hoe de hockeystick-curve er uit komt te zien. Ik vind het nogal wat: de toekomst voorspellen met behulp van twee glazen bollen. Marieke Blom, hoofdeconoom van ING, sprak onlangs een zaal ondernemers toe met de boodschap dat er in dit kader weinig reden is tot optimisme. De groei van de Nederlandse bevolking stagneert en de productiviteit neem ook nauwelijks toe.

(meer…)
Partner van Inkoperscafé

Wat ging er mis? Jeugdzorg door een NLP-bril

Alarmerende rapporten van de inspectiediensten van de ministeries geven begin november van dit jaar de doorslag: de decentralisatie van de jeugdzorg wordt teruggedraaid. Gemeenten zijn sinds 2015 verantwoordelijk voor de jeugdzorg. De overdracht van taken, geld en verantwoordelijkheden ging gepaard met aanzienlijke bezuinigingen. Bijna vijf jaar na dato blijkt dat er onvoldoende geld is, een groot tekort aan (gekwalificeerd) personeel en kinderen (te) vaak van de ene op de andere wachtlijst belanden. De inspectie vindt dat de ‘bemoeienis’ van de gemeenten met dit onderwerp nodeloos vertragend werkt. De ministers De Jonge (Volksgezondheid) en Dekker (Rechtsbescherming) vinden dat de samenwerking tussen gemeenten te vrijblijvend blijft en willen (een deel van) de jeugdzorg om die reden weer bij de 42 bestaande jeugdzorgregio’s onderbrengen. Ze verwachten een besparing op de inkoop van de zorg en een afname van de administratieve lasten. Wat ging er mis?

(meer…)
Sluiten

Inloggen met

of met e-mailadres