Magnifying glass Close

Adblocker is geactiveerd!

Op deze website worden advertenties getoond. Van de advertenties wordt de redactie betaald. De redactie verzorgt het nieuws op deze website. Zonder advertenties geen nieuws. Zou je je adblocker daarom willen uitschakelen

Goed voorraadbeheer begint bij inkoopbeleid

Aan het begin van de coronacrisis kregen veel bedrijven te maken met door inkoop veroorzaakte voorraadtekorten. Ook los van die crisis loopt de afstemming tussen inkoop en voorraadbeheer lang niet altijd soepel. Ervaren inkoper Robert Driessen gaat in op de mogelijke oplossingen voor deze voorraadproblemen.

Ieder bedrijf heeft te maken met schommelingen in de voorraden. Of dat een probleem is, hangt volgens Driessen af van de rol van het assortiment. “Een voorraad standaardproducten kun je gemakkelijk aanvullen. Bijzondere, strategische producten moeten bedrijven tijdig inkopen, want die zullen altijd beschikbaar moeten zijn. Bovendien helpt een korte levertijd in dat geval. Van belang is ook het beloofde servicelevel aan de klant. Alles hangt af van je inkoopstrategie.”

Inkoop en voorraadbeheer
Op voorraadgebied werkt inkoop samen met de afdeling voorraadbeheer. “In de praktijk botst dat nog wel eens. De inkoper is extravert en wil een goede commerciële deal maken. Daarop wordt hij vaak afgerekend door zijn baas. De voorraadbeheerder is introvert en wil zekerheid. Tegelijk zijn inkoop en voorraadbeheer afhankelijk van elkaar. Ze zouden daarom meer samen als bondgenoten moeten optrekken.”

Driessen denkt dat de oplossing hiervoor begint bij meer begrip voor elkaar. “Dat kun je bijvoorbeeld in gang zetten met een dag per jaar stage lopen op elkaars afdeling. Daarnaast kan je zorgen voor meer onderlinge betrokkenheid. Hiervoor kan je aanwezig zijn bij elkaars overleg. Ook kun je een medewerker van de ene afdeling structureel koppelen aan twee medewerkers van de andere afdeling. Het is verder goed om je leverancier ook door voorraadbeheer te laten beoordelen. Voorraadbeheer kijkt toch meer vanuit de operationele kant naar die leverancier dan inkoop.”

Robert Driessen, eigenaar van WTP Buynamics

Daarnaast zijn volgens Driessen heldere afspraken cruciaal. “Dat geldt bijvoorbeeld voor het contact met een leverancier bij te late levering. Voorraadbeheer kan dan eerst de binnendienst van de leverancier aanspreken. Werkt dat niet, dan kan de vaste afspraak zijn dat inkoop vervolgens de commerciële contactpersoon van de leverancier benadert.”

Ook zou inkoop minder risico moeten nemen om het voorraadbeheer en de toeleveringsketen minder te verstoren. “De hoofdverantwoordelijkheid van inkoop is de beschikbaarheid van goederen met de juiste kwaliteit. Daarna komt pas de prijs. Die heeft in de praktijk echter steeds meer prioriteit gekregen, wat ten koste gaat van de beschikbaarheid en dus ook van voorraadbeheer.”

Alles hangt af van je inkoopstrategie.

Robert Driessen, eigenaar van WTP Buynamics

Verder vindt Driessen dat inkoop de kosten van het voorraadbeheer eerlijker en rationeler moet berekenen. “Het gaat dan bijvoorbeeld om een vergelijking tussen de bonus voor een inkoper bij een deal en de kosten van een leeg magazijn. Het betekent ook het meten van prestaties van leveranciers inclusief de gevolgen van hun aanpak voor je voorraden. Het is hierbij belangrijk om discussies los te koppelen van de emotie.”

Tot slot zijn volgens Driessen gezamenlijke targets nodig. “Het kan bijvoorbeeld inhouden dat je samen verantwoordelijk bent en afgerekend wordt op de voorraadgrootte en een servicelevel voor de klant van bijvoorbeeld 99 procent. Inkoop en voorraadbeheerder moeten dan samen gaan redeneren vanuit de klantperceptie.”

Levering uit China
De coronacrisis liet zien hoe kwetsbaar we zijn bij leveringen uit China. Verstoringen daarin zorgden tijdelijk voor grote voorraadtekorten. “Dit maakt dual sourcing nodig, dus geen afhankelijkheid meer van één leverancier met bovendien een levertijd van zes weken. Daarom heb je een schaduwleverancier dichterbij huis nodig, bijvoorbeeld in Oost-Europa. De kostenverschillen tussen China en Oost-Europa zijn ook helemaal niet meer zo groot als vroeger, omdat bedrijven de extra kosten die bij de levering vanuit China horen vaak niet eerlijk meenemen in hun kostenvergelijking. Ze gaan daarbij alleen van het bedrag op de factuur uit, terwijl je ook met bijvoorbeeld extra transportkosten, risico’s van valutakoersen en kosten van het relatiebeheer met de Chinese leveranciers te maken hebt. Bovendien stijgt het arbeidsloon in China jaarlijks met zo’n tien procent, waardoor dat steeds dichterbij het arbeidsloon in Oost-Europa uitkomt.”

Het is nu echt het moment om keuzes te maken en rekening te houden met toekomstige crises.

Robert Driessen, eigenaar bij WTP Buynamics

Ook los van de coronacrisis heeft de levering vanuit China nadelen voor het voorraadbeheer. Zo leidt deze volgens Driessen snel tot extra voorraad. “De containers uit China zijn de grotere 40 ft.-modellen. Je krijgt dus meer tegelijk binnen met lange levertijden en dat betekent grotere voorraden. Retourzendingen naar China zijn vaak zinloos, want dat is te duur. Daardoor moet je overtollige voorraad weggooien, wat ook nog eens slecht is voor het milieu.”

Hij vertelt dat er ook bedrijven zijn die een nieuw product direct in een grote hoeveelheid in China bestellen. “Van incourante voorraden hangt 25 procent samen met onverkochte, nieuwe producten, waarvan alleen een eerste serie is besteld. Dit kan je voorkomen door bij productontwikkeling in ieder geval in eerste instantie voor een leverancier dichterbij huis te kiezen. Als dan een nieuw product succesvol blijkt, kun je alsnog kiezen voor een bestelling in China. Je kunt dan de oorspronkelijke leverancier als schaduwleverancier houden voor bijvoorbeeld twintig procent van het volume.”

Inkoopbeleid
Driessen stelt dat de mate van problemen van bedrijven tijdens de coronacrisis afhing van hun inkoopbeleid. “Vooral bedrijven die alleen deals sloten op prijs in het Verre Oosten zijn in de problemen gekomen. Zij kwamen onderaan de leverancierslijst te staan. Bedrijven met een meer strategische inkoop die vooraf rekening houdt met inkooprisico’s, kregen minder problemen. Dat zijn de bedrijven die zich al hadden voorbereid op een nieuwe crisis. Het is nu echt het moment om keuzes te maken en rekening te houden met toekomstige crises.”

Wat inkoop en voorraadbeheer betreft laat de coronacrisis volgens Driessen ten eerste zien dat een strategische relatie met leveranciers belangrijk is. “Als bedrijf moet je zorgen dat je bovenaan hun lijst staat, zodat je tijdig geleverd krijgt en voorraadtekorten kunt voorkomen. Daarnaast is duidelijk dat bedrijven minder risico moeten nemen in de toeleveringsketen en minder afhankelijk moeten worden van China.”

Robert Driessen

Robert Driessen is inkoper en inkoopdirecteur bij diverse grotere organisaties geweest, zoals Bruna en Quantore. Momenteel is Robert eigenaar van WTP Buynamics. Dat bedrijf biedt inkopers de mogelijkheid om op basis van data zelf de kostprijs uit te rekenen en op een professionele manier hun leveranciers te beoordelen (VRS). Hij geeft ook trainingen bij Nevi.

Partner van Inkoperscafé:
Partner van Inkoperscafé:

Reacties

Partner van Inkoperscafé:
Sluiten

Inloggen met

of met e-mailadres