Magnifying glass Close

Adblocker is geactiveerd!

Op deze website worden advertenties getoond. Van de advertenties wordt de redactie betaald. De redactie verzorgt het nieuws op deze website. Zonder advertenties geen nieuws. Zou je je adblocker daarom willen uitschakelen

Leveranciersmanagement belangrijker dan ooit door coronacrisis

Samenwerken. Dit is het vierde artikel van onze reeks over het thema samenwerken waarin we met onze collega’s in gesprek gaan over de ontwikkelingen die zij zien rondom samenwerken, een centraal thema in deze tijden van het coronavirus. Na gesproken te hebben met Eefje en Nino over respectievelijk samenwerkingen in de zorgsector en de juridische dilemma’s, is het nu de beurt aan co-auteur Kim op ’t Hoog. Kim geeft leiding aan het expertiseteam contract- en leveranciersmanagement (CLM) binnen Significant Synergy. Henk Jan gaat met Kim in gesprek over de ontwikkelingen die zij ziet in de samenwerkingen tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, en wat volgens haar beïnvloedende factoren zijn voor een succesvolle samenwerking.

Nieuwe vraag in tijden van het coronavirus
“Tijdens het begin van de coronacrisis kregen we al vrij snel andere vragen vanuit onze opdrachtgevers dan we gewend waren”, vertelt Kim. Bij onze opdrachtgevers speelden opeens vragen als hoe met deze crisis om te gaan ten aanzien van lopende overeenkomsten, wat te verwachten dan wel verlangen van opdrachtnemers, wat zijn ieders (juridische) rechten en bovenal hoe dit aan te pakken? Dit als gevolg van bijvoorbeeld tijdelijke sluiting van locaties of een dermate lager gebruik van de panden, waardoor de dienstverlening ook afgeschaald moest worden.”

Samenwerkingen onder spanning
Volgens Kim zijn sommige lopende samenwerkingen tussen opdrachtgever en opdrachtnemer onder spanning komen te staan als gevolg van de coronacrisis. Wanneer locaties bijvoorbeeld sluiten, wenst de opdrachtgever veelal een afschaling in dienstverlening en dat de opdrachtnemer bij voorkeur hierin meebeweegt. De ene opdrachtnemer kan hier flexibeler mee omgaan dan de ander. Juist gezien de grote onzekerheid die de coronacrisis met zich meeneemt, zowel in ontwikkelingen als duur, ziet Kim bij haar opdrachtgevers dat het over het algemeen lastig is om tot een aangepaste dienstverlening met goede afspraken hierover te komen. Ook bij samenwerkingen die al jaren bestaan. Uiteraard komt het tegenovergestelde ook voor; dat opdrachtgevers juist op zoek gaan naar mogelijkheden om hun (vaak lokale) opdrachtnemers te helpen in deze moeilijke tijd om zo een faillissement te voorkomen. Met als doel vanuit de opdrachtgever om juist hierna óók nog een samenwerking te hebben. “Zo hebben wij een van onze opdrachtgevers geholpen met het op een creatieve manier vormgeven van een aangepaste dienstverlening (waarbij we rekening hielden met alle maatregelen), zodat de opdrachtnemer nog wel (deels) inkomsten genereerde en de opdrachtgever in aangepaste vorm gebruik kon maken van de diensten. Een win-win-situatie.”

Haal meer uit bestaande relaties, heb aandacht voor het toevoegen van waarde op de lange termijn en blijf in gesprek met elkaar over de (gewenste) samenwerking en haar effectiviteit

Kim op ’t Hoog, senior consultant Significant Synergy

Leveranciersmanagement als antwoord op de vraag
“Hier zie je hoe belangrijk leveranciersmanagement is”, zegt Kim. Leveranciersmanagement was al dé belangrijkste inkooptrend van 2020, maar na de coronacrisis zal dit alleen nog maar versterkt worden. Waar het bij contractmanagement kort gezegd gaat om het managen van de contractuele afspraken en sturen op de kwaliteit van de dienstverlening, gaat het bij leveranciersmanagement om het managen van de leverancier, de samenwerking en weten wat er speelt (ontwikkelingen) zowel bij de leverancier als in de betreffende markt. Bij de succesvolle casussen bij onze opdrachtgevers zien wij een duidelijke rode lijn; bij het merendeel lag hier een fijne, goede samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer aan ten grondslag. Veelal het resultaat van goed leveranciersmanagement: aandacht voor de samenwerking, de relatie, het gezamenlijk belang én elkaars belang. Uiteraard een uitzondering daar gelaten.

In situaties als gevolg van de coronacrisis, met name het aanpassen van de dienstverlening, ging Kim dan ook veelal in gesprek met opdrachtgever én opdrachtnemer om te komen tot afspraken waar beide partijen achter staan. Het lijkt misschien simpel, maar er wordt nog te vaak gekeken en geacteerd vanuit het belang van de opdrachtgever versus het belang van de opdrachtnemer in plaats van ‘hoe gaan we hier samen zo goed mogelijk uitkomen?’. Het helpt in tijden van een crisissituatie als deze wanneer je elkaar goed kent, weet wat er bij de ander speelt (zijn de gevolgen van de coronacrisis bekend?) en weet wat je van elkaar mag verwachten binnen de samenwerking. Het gesprek hierover voeren en komen tot een gezamenlijke oplossing is dan een logisch vervolg van de situatie. Feit blijft wel – zoals Nino ook al aangaf in zijn artikel – dat de aangepaste dienstverlening met bijbehorende afspraken vastgelegd moet worden als onderdeel van het volledige dossier, ook wanneer deze tijdelijk zijn.

Kim op ’t Hoog, Senior Consultant Significant Synergy

Relationele en zakelijke aspecten binnen samenwerkingen
Maar hoe geef je zo’n samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer vorm? Volgens Kim bepaal je allereerst wat voor type samenwerking je als opdrachtgever nastreeft en welke je daarna vaststelt met de opdrachtnemer; kijken we beide hetzelfde naar de gewenste samenwerking? Willen we allebei bijvoorbeeld een strategische samenwerking of juist niet; is het een meer traditionele opdrachtgever-opdrachtnemer samenwerking? Vervolgens kun je aan verschillende knoppen draaien; de relationele en zakelijke aspecten binnen een samenwerking. Bij de zakelijke aspecten gaat het om het delen van kennis en informatie en het doen van investeringen door de opdrachtgever en de opdrachtnemer. Kim: “Denk hierbij aan kennisdeling op gebied van best practices, marktontwikkelingen en bijvoorbeeld een beperkte (financiële) bijdrage aan het toepassen van deze kennis in conceptontwikkelingen en innovatie ten behoeve van de dienstverlening”.

Naast de zakelijke aspecten is het van belang om ook aandacht te geven aan de relationele aspecten, zoals het bespreken van elkaars doelen, het opstellen van gezamenlijke doelen, het gezamenlijk toezien op het nastreven van deze doelen, de wijze van communiceren, het committeren aan een gezamenlijke inspanning, het bespreken van verwachtingen over en weer en wat vinden beide partijen belangrijk in de samenwerking. Aandacht voor de relationele aspecten is essentieel bij een succesvolle (strategische) samenwerking en wordt in de praktijk dan ook steeds vaker vastgelegd in een zogenaamd ‘sociaal contract’. Dit sociaal contract dient als aanvulling op het juridische contract en beschrijft de meer zachte aspecten van een samenwerking en hoe men met elkaar om wil gaan. Juist in tijden van een crisis is dit belangrijk.

De coronacrisis heeft nog maar weer eens inzichtelijk gemaakt hoe belangrijk en soms ook kwetsbaar samenwerkingen tussen opdrachtgever en opdrachtnemer kunnen zijn. Ook laat deze crisis zien wat de impact kan zijn van de verschillende manieren waarop wordt omgegaan met opdrachtnemers. Het kan heel veel meerwaarde hebben (zoals voortbestaan van opdrachtnemers en relaties) of het kan samenwerkingsrelaties verzwakken (het eigen korte termijn belang boven het gezamenlijke (lange termijn) belang stellen). Wat gaan de consequenties zijn – na het coronavirus – van samenwerkingsrelaties waar het komen tot tijdelijk aangepaste afspraken een moeizaam en energievretend traject is geweest? Volgens Kim moeten we deze crisis aangrijpen om nu echt een boost te gaan geven aan leveranciersmanagement: “Haal meer uit bestaande relaties, heb aandacht voor het toevoegen van waarde op de lange termijn en blijf in gesprek met elkaar over de (gewenste) samenwerking en haar effectiviteit”.

In het volgende artikel gaan Henk Jan en Kim in gesprek met collega en bijzonder hoogleraar Publieke Inkoop Fredo Schotanus over de tot dan toe besproken thema’s, en proberen zij een aantal lessen te trekken uit de afgelopen periode: wat kunnen we tot dusver leren van de coronacrisis?

Significant Synergy is Premium Partner van Inkoperscafe.nl.

Partner van Inkoperscafé:
Partner van Inkoperscafé:

Reacties

Partner van Inkoperscafé:
Sluiten

Inloggen met

of met e-mailadres