Magnifying glass Close

Adblocker is geactiveerd!

Op deze website worden advertenties getoond. Van de advertenties wordt de redactie betaald. De redactie verzorgt het nieuws op deze website. Zonder advertenties geen nieuws. Zou je je adblocker daarom willen uitschakelen

Leveranciersbeoordeling: welk systeem moet ik kiezen?

“Koos, ik vind dat onze leveranciers zich slecht aan hun afspraken houden, met als gevolg dat onze klanten klagen en we omzet mislopen. Bij goederenontvangst en bij inkoop zijn jullie alleen maar brandjes aan het blussen, in plaats betere afspraken te maken. We verliezen de controle op onze leveranciers en hebben weinig mogelijkheden ze te verbeteren. Wanneer denk je een leveranciersbeoordelingssysteem klaar te kunnen hebben?”

Tja, die had Koos niet aan zien komen. Hij vond zelf wel al een tijdje dat er een leveranciersbeoordelingssysteem moest komen, maar kon er domweg de tijd niet voor vinden. Hij was te druk de dagelijkse operatie in de lucht te houden. En nu was zijn baas hem voor. Maar waar moest hij beginnen? Op welke manier en in wat voor een systeem kon hij de prestaties van zijn leveranciers het beste vastleggen?

Dit is deel 3 uit een reeks van vijf blogs over leveranciersbeoordeling. In deel 1 werd ingegaan op je eigen rol in de prestaties van de leverancier. In deel 2 bespraken we een top 10 van mogelijkheden en voordelen van leveranciersbeoordeling. In dit derde deel geef ik iedereen die van plan is leveranciersprestaties te meten, een leidraad bij de keuze van een systeem.

Het kiezen van het juiste systeem voor leveranciersbeoordeling hangt vooral af van drie fundamentele zaken:

  • Scope en ambitie
  • Budget
  • Volwassenheid van de afdelingen logistieke en inkoop

Scope en ambitie
Wat wil je bereiken met je leveranciersbeoordeling? Heb je maar één probleem, bijvoorbeeld tijdige leveringen, en verwacht je niet dat je ooit interesse zult hebben in het oplossen van nog andere problemen? Dan wordt je systeem redelijk overzichtelijk. Dat lukt je bij wijze van spreken nog op de achterkant van een bierviltje.

Reiken je ambities verder, omdat je bijvoorbeeld meerdere logistieke, commerciële, financiële en/of kwaliteitszaken wil gaan beoordelen, of omdat je gewoon beter beslagen ten ijs wil verschijnen bij leveranciersgesprekken, dan wordt het uiteraard een ander verhaal. Gelukkig maken grotere ambities de benodigde investering niet noodzakelijk veel hoger. Ook het tijdsbeslag zal wel toenemen, maar zeker niet recht evenredig.

Het aantal leveranciers speelt natuurlijk ook een rol. Koop je in bij dertig leveranciers, dan zal het opzetten van een heel systeem nauwelijks opwegen tegen de inspanning. Pas vanaf vijftig leveranciers/vijftien miljoen euro aan inkoop wordt het zinvol je te laten ondersteunen door een systeem.

Budget
Niet veel inkopers blijken over een eigen budget te beschikken. Ze zullen altijd één etage hoger moeten bedelen voor geld. Als een leveranciersbeoordelingssysteem een wens is vanuit de inkoop, dan is het in de praktijk nog knap lastig om middelen los te krijgen. “Och beste Peter, je hebt dat toch altijd prima in Excel gedaan? We hebben nu even wat andere projecten waar we in moeten investeren. Kom volgend jaar nog eens terug.” Een jaar later blijkt het toch nog heel lastig het kluitje weer uit het riet te halen.

Slimmer is het om samen op te trekken met je collega van logistiek/supply chain. Die heeft veelal wel budget. En een leveranciersbeoordelingssysteem is, kort gezegd, voor beiden even interessant:

  • voor de inkoper om beter, met onderbouwde argumenten, verbeteringen uit te kunnen onderhandelen;
  • voor de logistiek om procesverstoringen en foutkosten te reduceren.

In deel twee hebben we het kort gehad over de businesscase: probeer met behulp van een model een gevoel te krijgen van de mogelijke besparingen die er te behalen zijn met leveranciersbeoordeling. Ik bied hier voor geïnteresseerden nogmaals de mogelijkheid aan om een dergelijk model toe te sturen. Velen hebben dat, tot mijn grote verrassing, al aangevraagd. Hopelijk zet dit model het beschikbare budget enigszins in perspectief.

Volwassenheid van de organisatie
Misschien een open deur, maar je kunt een prachtig ingericht systeem met prachtige beoordelingscriteria en dito resultaten tot je beschikking hebben, als het team niet capabel genoeg is ze te benutten, dan wordt het een verkwisting van tijd en geld. Parels voor de zwijnen. Nu heb ik altijd geleerd dat de interne organisatie de gezette ambities moet volgen in plaats van andersom, maar in de praktijk is dat nog knap lastig.

Het ontwikkelingsmodel van Keough (1993) onderscheidt vijf verschillende volwassenheidsfases in de inkoop:

Organisaties die in fase 1,5 tot 2 zitten zullen pas in staat zijn om de een effectief systeem op te zetten, maar vooral in staat zijn om de resultaten succesvol in te zetten.

Drie basiskeuzes
Bij de keuze voor de opzet van een leveranciersbeoordelingssysteem zijn er doorgaans drie fundamentele keuzes mogelijk:

  • Excel/business intelligence tool
  • Een module in het eigen IT/ERP-systeem
  • Een separate dedicated toepassing voor leveranciersbeoordeling.

Elk systeem heeft echter zo zijn voor en nadelen.

Excel/business intelligence tool
Voordelen

  • Goedkoop in aanschaf/is vaak al aanwezig
  • Zeer flexibel
  • Laagdrempelig voor alle gebruikers
  • Enquêtes mogelijk, maar wel lastig te managen/beheren

Nadelen

  • Zeer kwetsbaar. Vaak afhankelijk van één bouwer, die niet moet vertrekken. Deze is bovendien geen expert.
  • Uiteindelijk duur in bouw/onderhoud
  • Geen continue monitoring van de leveranciers.
  • Geen gebruiksvriendelijke user interface
  • Vaak geen/gebrekkige datalink. Dataverzameling tijdrovend. Niet geschikt voor grote aantallen leveranciers en/of veel beoordelingscriteria.
  • Oogt vaak als knutselwerk, hetgeen de boodschap naar de leverancier kan ondermijnen
  • Discipline vereist en uiteindelijk maar een beperkte levensduur van het systeem

Na het bezoek van meer dan tweehonderd bedrijven kan ik wel concluderen dat een opzet in met name Excel geen oplossing is. Nergens heb ik gezien dat organisaties er al vele jaren met veel plezier mee werken. Zonder uitzondering bloedt het na een paar jaar dood omdat de bouwer en de discipline inmiddels vertrokken zijn.

Met een BI-tool, zoals clickview of Power BI is de slagingskans wel groter omdat het systeem vaak met IT-data kan worden gevoed. Maar ook hier blijven de mogelijkheden en de kennis beperkt, waardoor de zaak zeer kwetsbaar blijft.

Module binnen het eigen IT/ERP-systeem
De grotere leveranciers van IT en ERP systemen bieden soms ook een extra module voor leveranciersbeoordeling aan.

Voordelen

  • Geïntegreerd, één oplossing, één inlog
  • Gebouwd door professionals, oogt ook professioneel. Prettige user interface.
  • Geschikt voor grote aantallen leveranciers
  • Geringe tijdsinvestering/klaar voor gebruik
  • Continuïteit gegarandeerd

Nadelen

  • Extreem inflexibel, slechts paar criteria beschikbaar
  • Generiek en niet afgestemd op de eigen organisatie
  • Erg duur om echt aan te passen/uit te breiden
  • Uitsluitend gebaseerd op IT-data, geen enquêtemogelijkheden
  • Vaak vele malen duurder dan een separate oplossing, ook zonder aanpassingen
  • Geen mogelijkheden om de eigen inkoopprestaties te volgen

Reikt de ambitie niet veel verder dan zaken als leverbetrouwbaarheid, is er meer dan voldoende budget en wordt er veel waarde gehecht aan een eenvoudige/beperkte IT-omgeving, dan kan de aanschaf van een additionele ERP module een uitkomst zijn. Maar onder de echte inkopers en leveranciersbeoordelingsfetisjisten, waar ik mijzelf ook onder reken, is de prijs-kwaliteitverhouding bij dergelijke oplossingen echt helemaal zoek.

Separate IT-oplossingen voor leveranciersbeoordeling
Er zijn ook (web)oplossingen voor leveranciersbeoordeling op de markt die speciaal voor dit doel gebouwd zijn.

Voordelen

  • Gebouwd door professionals, oogt professioneel, ook naar leveranciers toe. Continuïteit gegarandeerd.
  • Flexibeler dan een ERP module; de goede systemen zijn volledig naar eigen behoefte en smaak in te richten
  • Goedkoper dan een ERP module. Prijzen beginnen bij ca zesduizend euro per jaar.
  • Eén keer inrichten, niet meer naar omkijken
  • Gebaseerd op IT-data en/of meningen van medewerkers. Enquêtemogelijkheden.
  • Analysemogelijkheden laten de staat en bewegingen van de leveranciers zien. Alerts stellen de gebruiker op de hoogte als een leverancier uit de bocht vliegt.
  • Het volgen van de eigen inkoopprestaties is mogelijk

Nadelen

  • Minder flexibel dan Excel
  • Duurder dan Excel
  • Meer inrichtingstijd nodig dan bij een ERP oplossing
  • Extra inlog voor de gebruikers

Uit het bovenstaande kan geconcludeerd worden dat, als de ambities en omvang enigszins serieus zijn, een separate oplossing voor leveranciersbeoordeling de beste prijs/kwaliteitverhouding biedt.

Vat je het bovenstaande samen, dan ontstaat de volgende tabel, die als grove leidraad kan dienen:

Ambitie
KleinMediumGroot
Klein BudgetVolwassenheidLaagExcelExcel
MediumExcelDedicatedDedicated
HoogDedicatedDedicatedDedicated
Medium budgetVolwassenheidLaagExcelDedicatedDedicated
MediumERPDedicatedDedicated
HoogERPDedicatedDedicated
Groot budgetVolwassenheidLaagERPERPDedicated
MediumERPDedicatedDedicated
HoogERPDedicatedDedicated

Dit was deel 3 van een serie van vijf over leveranciersbeoordeling:

  1. Je eigen rol in de prestaties van je leveranciers 
  2. Waar kan ik leveranciersbeoordeling voor inzetten?
  3. Welk systeem kan ik gebruiken voor leveranciersbeoordeling?
  4. Welke data kan ik gebruiken bij leveranciersbeoordeling?
  5. Inkoopprestatiemeting op basis van leveranciersbeoordeling

 Jan-Paul Plieger

Mail voor vragen of het rekenmodel foutkosten naar: jp.plieger@wtpbn.com

WTP Buynamics is Partner van Inkoperscafe.nl.

Partner van Inkoperscafé:
Partner van Inkoperscafé:

Reacties

Partner van Inkoperscafé:
Sluiten

Inloggen met

of met e-mailadres

Mis niets en ontvang gratis E-book!

Schrijf je nu in voor de wekelijkse nieuwsbrief. Ontvang het laatste inkoopnieuws automatisch in je mailbox en ontvang het e-book 'De 6 juridische topics bij de inkoop van IT'.
close-link