Magnifying glass Close

IT inkopen? De 5 grootste struikelblokken voor ieder IT-contract

De kans op falen bij ICT-projecten is groot. Zeker bij een grote omvang of enige mate van complexiteit. Vaak krijgt het IT-contract de schuld als het IT-project faalt. Daarom zet deze column de 5 grootste beletsels voor IT-contracten op een rij.

1. Contracten gedicteerd door 1 partij 
Het sluiten van een contract is een proces, geen momentopname. Een goed doorlopen proces resulteert in een beter contract. Dit vraagt om samenwerking tussen leverancier(s) en opdrachtgever.

Goede communicatie, tijdige informatie en adequate besluitvorming zijn randvoorwaarden. Idealiter zijn stakeholders van beide partijen betrokken, leveren input en hebben hun doelstellingen scherp in beeld. Vanuit één partij gedicteerde afspraken of contractvoorwaarden zijn een slecht vertrekpunt voor een goed IT-contract.

2. Contract slechts zien als juridisch document
IT-contracten zijn juridisch, maar dat is slechts 1 dimensie. Een IT-contract wordt nog te vaak (op het laatste moment) opgesteld door juristen en/of inkopers die onvoldoende aansluiten bij commerciële, bedrijfskundige, organisatorische en/of technologische doelstellingen.

Een goed IT-contract behelst een holistische benadering waarin alle dimensies aan de orde zijn. Daarvoor is (tijdige) participatie van alle stakeholders cruciaal met als sluitstuk een goed contract.

3. Een statische scope toepassen
De kern van IT-contracten wordt gevormd door de scope (‘the work to be done’). Essentieel is een vraag als: wat mag de opdrachtgever verwachten en wanneer?

De scope is echter vaak niet voldoende duidelijk in IT-contracten. Dit komt door de onzekerheden en onduidelijkheden die daarover nog bestaan op het moment dat het IT-contract tot stand wordt gebracht. Het IT-contract blijkt dan een lege huls die in een later stadium niet past en niet in staat blijkt effectief vorm en sturing te geven aan de relatie tussen de partijen.

Contracten moeten dan ook zo worden gemaakt dat ze bruikbaar zijn bij wijzigende omstandigheden. Bijvoorbeeld door expliciet aandacht te besteden aan vergoeding van meerwerk indien onverhoopt toch blijkt dat het pakket van af te nemen diensten verandert. Of door te bedingen dat kortingen ook zien op nader overeen te komen diensten.

4. Het contract opbergen in een la
De handtekening is gezet, het contract verdwijnt in de la. IT-contracten blijken vaak statisch, terwijl IT-projecten dynamisch zijn. Na de start kunnen omstandigheden anders blijken, veranderen de eisen en worden requirements aangepast. Het IT-contract moet dit juist faciliteren en niet dwarszitten. Overlegstructuren (communicatie), escalatievoorzieningen en een werkbare modus voor contract- en prijswijzigingen zijn dan ook vereist.

5. Focus op geschilbeslechting via de rechtbank
De dynamiek van IT-projecten kunnen leiden tot verschillen in inzicht, strijdige doelstellingen, onduidelijkheden in het IT-contract en sluimerende conflicten. De meeste IT-contracten kennen een slotbepaling over geschillen. De strekking daarvan is vaak dat geschillen worden voorgelegd aan de rechter of arbiter(s).

Een dergelijke bepaling is nuttig, maar miskent dat rechtspraak het laatste redmiddel is dat je liever niet inzet. Het is daarom beter om in het IT-contract een uitvoerige regeling op te nemen voor escalatie van allerhande geschillen die het succes van een IT-project kunnen frustreren. De escalatieregeling is onmisbaar in het IT-contract.

Goed aan de slag met IT-contracten
Door bij de inkoop al rekening te houden met deze 5 struikelblokken, verkleint u de kans op het falen van een IT-project vele malen. Als inkoper heeft u hier een belangrijke rol in.

Partner van Inkoperscafé

Wil je alles weten over je mogelijkheden als inkoper bij ?

Ontdek het nu!
Partner van Inkoperscafé

Wil je alles weten over je mogelijkheden als inkoper bij ?

Ontdek het nu!

Reacties (1)

Raymon Busser 4 juli 2019 12:55 uur

Openheid over hoe de andere kant van de tafel (de verkopende...) denkt over IT-contracten kan verhelderend werken; het contract en de daadwerkelijke realisatie van de opdracht worden vaak als 2 separate zaken gezien. Het contract winnen is hierbij het belangrijkste. Daarna lost men 'het' wel weer op en. Via de Service Level Agreement (SLA) worden de risico's al aardig ingeperkt. Alternatieve uitleg die ik eens hoorde : Secrets,Lies & Assumptions. Zowel inkopende- als verkopende partij dienen mijns inziens in samenwerking meer te focussen op het beoogde resultaat en zich niet te verschuilen achter correct uitgevoerde procedures, regels en juridische zaken. Niet dat deze in mijn ogen niet nodig zijn of naar de achtergrond geschoven dienen te worden, maar volgens mij wordt het werkelijke doel, het gewenste resultaat, hierbij veel te vaak achtergesteld.

Partner van Inkoperscafé

Wil je alles weten over je mogelijkheden als inkoper bij ?

Ontdek het nu!
Sluiten

Inloggen

of met e-mailadres