Inzicht in uitgaven, dat is toch niet nodig in de publieke sector?

Een spendanalyse is één van de hulpmiddelen om pro-actief besparingsmogelijkheden te identificeren. Verder kun je er risico’s mee in kaart te brengen en koopkracht van de organisatie mee optimaliseren.

Stel, u bent aanbestedingsdeskundige. Waarom zou u een spendanalyse uitvoeren? U heeft toch immers geen invloed op welke leverancier uiteindelijk de aanbesteding wint. U en het aanbestedingsteam kiezen de meest economisch voordelige aanbesteding, dus na deze keuze is de ‘koopkracht van de organisatie’ of ‘identificeren van besparingsmogelijkheden’ niet meer zo aan de orde.

Dus wat is het nut eigenlijk van een spendanalyse voor een aanbestedingsplichtige organisatie? Gegevens van de spendanalyse verhogen het inzicht in de bedrijfsuitgaven, geven input om de prestaties mee te verbeteren, de contract compliance te verhogen, en leveren vooral kostenbesparingen op. So far so good. Maar er zijn ook een aantal doeleinden die voor aanbestedingsplichtige organisaties gelden. Deze doeleinden zijn wat operationeler van aard, en misschien zien we ze daarom weinig terugkomen in de literatuur:

1. Een spendanalyse is een goede indicatie voor de jaarplanning
2. Een spendanalyse geeft informatie over de huidige situatie bij het maken van een aanbesteding
3. Een spendanalyse geeft directe handvatten voor het actieplan

1. Een spendanalyse is een goede indicatie voor de jaarplanning

U gebruikt een aantal bronnen binnen de organisatie om ‘het net op te halen’ voor de jaarplanning, de planning waarin de nog te verwachten aanbestedingen staan:

• Een nieuwe behoefte aan een product of dienst. Waarvan de inschatting is dat deze boven de aanbestedingsgrens valt.
• Bestaande contracten die vernieuwd moeten worden.

Wat mist er? De uitgaven die niemand in de gaten had, omdat er geen spendanalyse was.

De uitgaven die misschien 2 jaar geleden begonnen als kleine uitgaven, en nu over de aanbestedingsgrens heen gaan. Dát zijn juist die aanbestedingen die u gemist heeft. De spend, waardoor de accountants inkoop op de vingers tikten. De spend waardoor inkoop als ‘niet compliant’ of zelfs ‘niet rechtmatig’ wordt beschouwd.

En dat is nou precies de informatie die uit een spendanalyse volgt. Sterker nog, u kunt de triggers inbouwen dat deze afgaan zodra een bepaalde waarde van de gemeten spend overschreden wordt. Dus de jaarplanning wordt beter ingericht en de accountants zijn blij.

2. Een spendanalyse geeft informatie over de huidige situatie bij het maken van een aanbesteding

Hoe ziet de huidige situatie eruit? Als er sprake is van een nieuwe dienst of product, zijn er misschien tot op heden vervangende middelen gebruikt om aan de behoefte te voorzien. Totdat dit de spuigaten uitliep en er een lange termijn oplossing gezocht wordt in de vorm van de aanbesteding.

Deze informatie kunt u goed gebruiken in de beschrijving van het probleem dat opgelost dient te worden door de aanbesteding. Ook bij Best Value Procurement is een beschrijving van de huidige situatie van het grootste belang. En ondervangen door de juiste getallen al helemaal.

3. Een spendanalyse geeft directe handvatten voor het actieplan

Vanuit de analyse kunt u een aantal acties per spend categorie definiëren:

• Reduceer behoefte
• Uniformeer specificaties / versmal assortiment
• Besteed inkoop uit / werk samen (vergroot inkoopkracht)
• Bundel volume / reduceer # leveranciers
• Contracteer volume (via aanbesteding RFP/RFQ)
• Verbeter contractcondities

Aan de hand van uw spendanalyse kunt u in een oogopslag zien welke van deze acties, of een combinatie van deze acties u uit kunt voeren.