Magnifying glass Close

Inkoopsoftware in praktijk onvoldoende gebruikt

“Het komt nog vaak voor dat inkoopsoftware is aangeschaft, maar dat in de praktijk blijkt dat zo’n systeem nog niet of onvoldoende wordt gebruikt in de organisatie”, vertelt Antoinette Vriend, eigenaar van E-proQure. “De kosten-, efficiency-, en concurrentievoordelen worden op deze manier niet volledig benut.”

In de vorige artikelen van deze reeks over inkoopsoftware zijn we al ingegaan op het verkopen van de software binnen de organisatie en het selecteren van de juiste inkoopsoftware. “Toch zie ik dat bedrijven na de aanschaf weer overgaan op de waan van de dag. Inkoopsoftware kan de werkwijze van verschillende afdelingen aanzienlijk efficiënter maken, maar vaak ontbreekt de wil, kennis en begrip om hier ook daadwerkelijk mee aan de slag te gaan.”

Keurslijf
“De oorzaak hiervan kan zijn dat er onvoldoende beeld is van hetgeen dat men wil bereiken met het systeem of dat er weerstand is tegen de implementatie. Interne collega’s kunnen zich door de software gedwongen voelen om in een keurslijf te werken. Ze moeten bepaalde stappen opeens op een andere manier volgen. Daarnaast zijn er ook mensen die te weinig betrokken zijn geweest bij de aanschaf en implementatie van een systeem. Daardoor ontbreekt het bij hen vaak aan kennis over de functionaliteiten.”

Groter geheel
Ook wordt de software niet altijd opgenomen in het grotere geheel van systemen, stelt Vriend. “Je hebt namelijk vaak te maken met koppelingen met een logistiek systeem, een CRM systeem en een financieel systeem. Hieruit wordt ook bepaalde sturingsinformatie gegenereerd. Als de inkoopsoftware op zichzelf staat, kan dit in jouw ogen wel optimaal lijken, maar voor andere afdelingen met eigen systemen hoeft dat niet te gelden. Aansluiting van het inkoopsysteem op andere softwarepakketten in de organisatie is dus van groot belang.”

Juiste team
“Daarnaast is een team met de juiste mensen essentieel voor een succesvolle implementatie van een inkoopsoftwaresysteem. Hier moeten mensen uit verschillende afdelingen, met het juiste kennisniveau, overzicht en gedrevenheid, die van het begin af aan betrokken worden. Welke mensen het meest geschikt zijn, kun je achterhalen door het doen van een stakeholdersanalyse. In het team moeten mensen zitten die het nut en de mogelijkheden van de software inzien. Op een later moment kunnen zij namelijk als ambassadeurs fungeren.”

Betrokkenheid leverancier
Naast het team is ook de betrokkenheid van de leverancier van de inkoopsoftware essentieel. “Het is belangrijk om die actief te betrekken. De leverancier heeft vaak behoorlijk wat inzicht in best practices bij andere organisaties. Hij kan vanuit zijn professie aangeven waar aandachtspunten liggen voor een succesvolle implementatie.”

Gefaseerd invoeren
Antoinette Vriend adviseert om het inkoopsysteem gefaseerd in te voeren. “Wanneer het systeem bij een afdeling is ingevoerd, waar het tot mooie resultaten heeft geleid, dan kunnen deze successen met andere onderdelen in de organisatie gedeeld worden. Hierdoor maak je zichtbaar wat het systeem allemaal kan en oplevert. Het is belangrijk dat mensen inzien dat het werk beter en gemakkelijker wordt met de inkoopsoftware. Vaak is het echter makkelijker om anderen dit te laten vertellen, die in een soortgelijke functie zitten en al enthousiast zijn over de software”, aldus Vriend.

Dit is het derde artikel van een drieluik over problemen van inkopers op het gebied van inkoopsoftware.

Partner van Inkoperscafé
Partner van Inkoperscafé

Reacties

Partner van Inkoperscafé
Sluiten

Inloggen

of met e-mailadres