Magnifying glass Close

Inkoop met de staart tussen de benen

Zo. 2019 is begonnen. De kop is eraf. En heeft u ook goede inkoop voornemens voor het nieuwe jaar? Hoe zit het bijvoorbeeld met uw long tailspend strategie? Die ‘overige’ 20%? Hieronder een checklist (Bron: Accenture) waarmee u kunt analyseren of meer grip op uw long tailspend nodig is:

  1. Uw totaal aantal toeleveranciers is groter dan álle werknemers binnen uw bedrijf;
  2. Tweederde of meer van uw leveranciers vertegenwoordigen slechts 5% van uw uitgaven;
  3. Meer dan 70% van alle bestellingen is niet onderhandeld door inkoop;
  4. Meer dan 10% van uw actieve leveranciers per kwartaal is nieuw;
  5. Minder dan 50% van uw transacties vindt plaats bij onze preferred suppliers;
  6. Minder dan 50% van uw uitgaven verloopt automatisch (via een catalogusbestelling);

Heeft u 2 keer of meer ‘ja’ geantwoord? Grote kans dat u de tailspend nog niet helemaal onder controle heeft.

Misschien een open deur, maar hoe ontstaat tailspend? Het kan natuurlijk zijn dat er heel veel eenmalige uitgaven zijn. Of heel veel ongeplande uitgaven. Of bestellingen die niet in de catalogus voorkomen en daardoor buiten de boot vallen. Of dat er helemaal geen afspraken gemaakt zijn over kleine uitgaven. Of dat de besteller ongeduldig is, en helemaal geen tijd (of zin) heeft om een heel tendering proces uit te schrijven. En het allemaal maar ingewikkeld vindt.

En dit resulteert in een grote wollige staart.

Stel, u bent inkoopmanager bij een middelgroot bedrijf, genaamd Jansen Productie. Jansen Productie heeft een goed jaar gedraaid, met een lekkere omzet van €50 miljoen en een winst van €3,5 miljoen in 2018. Ongeveer 50% van de omzet van Jansen Productie is kostengerelateerd. Dit is €25 miljoen. Als we ervanuit gaan dat u 80% van de spend onder controle heeft, dan heeft u zo’n €20 miljoen onder contract.

Goed bezig!

Alleen €5 miljoen is helaas wel onderdeel van uw staart. De Hackett groep geeft aan dat u hier tenminste 7,1% op kunt besparen. Dat is bijna €355.000. En dit lijkt misschien niet zoveel, maar is toch maar mooi 10% additioneel op die €3,5 miljoen winst. Dus er is wel degelijk een business case.

En niet te vergeten, het bijkomende voordeel is minder geneuzel. Want die staart vertegenwoordigt dan ‘slechts’ 20% van de spend, maar vaak wel 80% van de tijdsinspanning aan afhandeling binnen het bedrijf. Allemaal aan zaken die niets met uw core business te maken hebben. Denk maar eens na: aanmaken nieuwe leveranciers bij de crediteurenadministratie. Creditcheck uitvoeren op die leverancier die je eenmalig hebt. Laten goedkeuren van die kleine factuur. En vergeet niet de tijd die uw organisatie kwijt is met achterhalen wat deze factuur ook alweer was, want hij is immers niet via de officiële weg naar buiten gestuurd.

Oftewel: de niet-meetbare voordelen zijn nog veel groter dan de meetbare voordelen. Maar hoe pakt u dit aan? Eigenlijk lijken de stappen die u moet nemen best veel op de stappen voor die andere 80% spend:

  1. Spendanalyse
  2. Definiëren en clusteren van de Longtail spend
  3. Ontwikkeling en overeenstemming over de oplossing/strategie per cluster.

Ik zou het leuk vinden om te horen wat uw ervaringen zijn met de tailspend aanpak!

Partner van Inkoperscafé
Partner van Inkoperscafé

Reacties (1)

Menno Rosenboom
Menno Rosenboom 12 februari 2019 09:38 uur
Inkoop360°

Hi Merel, Helemaal mee eens. Die Longtail spend aanpakken vergt commitment van het management. Wanneer je ze overtuigd hebt van de business case zou men kunnen beginnen in het routine kwadrant (Kraljic). Voor 'Jansen Productie' zal dit misschien de productgroep kantoorartikelen zijn. Besparen op interne/verborgen kosten wordt het primaire doel, in plaats van het verlagen van de inkoopprijzen. Dat zet een bewustwordingsproces in gang. Tweede voordeel: Wanneer dit inkoopproject met een goed resultaat is geborgd in het bedrijf, heeft men direct meer tijd over voor het aanpakken van een volgende (grotere/belangrijkere) productgroep. Mooi vak hè? Met vriendelijke groet, Menno

Partner van Inkoperscafé
Sluiten

Inloggen met

of met e-mailadres