Magnifying glass Close

Inkoop van kop tot staart digitaal?

Een gefragmenteerd, versnipperd inkoopproces staat strategisch inkopen in de weg. Wat zou er gebeuren wanneer het inkoopproces van kop tot staart digitaal zou zijn? Machiel Spruit, senior director bij SAP Ariba, legt het uit.

Organisaties worden afgerekend op wat ze leveren. Factoren als prijs, samenstelling, kwaliteit, daar draait het om. Al die zaken worden echter bepaald door de grondstoffen, de onderdelen, de halffabricaten of de diensten die de leverancier levert. Degene die deze materialen inkoopt, drukt dan ook een geweldig stempel op het succes van de organisatie. Inkoop is daardoor rechtstreeks van invloed op zaken als efficiëntie, kosten, prijs en sustainability. Dat klinkt als een open deur. Toch zie ik tegelijkertijd dat veel bedrijven niet in staat zijn om die strategische waarde maximaal uit te nutten. Niet omdat ze dat niet willen, maar simpelweg omdat ze dat niet kunnen omdat hun processen als los zand aan elkaar hangen. Gefragmenteerde inkoopprocessen zijn de grootste vijand van strategisch inkopen.

In het duister tasten
Een gefragmenteerd proces zorgt er bijvoorbeeld voor dat het uitzetten van inkooporders aan de voorkant niet matcht met de verwerking van inkomende facturen aan de achterkant. Het voortdurend checken van inkomende facturen kost heel veel werk, het verwerken van incorrecte facturen kost zo mogelijk nog meer tijd. Laten zien dat je als afdeling inkoop daadwerkelijk een strategische bijdrage kunt leveren, is niet aan de orde. Omdat alle kennis, afspraken en bedragen in losse systemen, in Excel en in de hoofden van mensen zit, is het bijna niet mogelijk om overkoepelende inzichten te genereren, laat staan om besparingen te realiseren of andere strategische voordelen te realiseren. Zonder overzicht tast je in het duister. Je kunt aan de voorkant bijvoorbeeld wel een goede prijs uitonderhandelen, maar als niet kan worden geborgd dat de organisatie zich aan deze afspraken houdt, houdt het op.

Dat verandert op het moment dat je het inkoopproces van kop tot staart digitaliseert, integreert en waar mogelijk automatiseert. Geen losse systemen die niet met elkaar praten. Geen spreadsheets meer. Volledige integratie.

Van kop tot staart digitaal
Wat zou er gebeuren als bedrijven hun inkoopproces écht van kop tot staart digitaal zouden maken? Stel dat een bedrijf iets nodig heeft. Inkoop zet een sourcing activiteit uit. Via een geavanceerde online aanbesteding of zelfs een veiling kunnen leveranciers hun prijs uitbrengen en antwoord geven op andere vragen die van belang zijn voor het kunnen selecteren van de beste partij. Al die informatie wordt bewaard. Op basis van de inzendingen, bepaalt inkoop vervolgens met wie het bedrijf in zee gaat. Eventuele aanvullende voorwaarden en afspraken worden digitaal afgestemd en na gunning automatisch in een contract opgenomen. Alle contracten en afspraken gaan digitaal heen en weer. Prijzen, clausules, alles ligt vast in één systeem, op één plek. En juist omdat alles in het systeem vastligt, weten de inkopers zeker dat collega’s die in het vervolg diensten of producten afnemen bij de betreffende leverancier, dat automatisch doen volgens de overkoepelende afspraken. Leveranciers bieden hun assortiment op basis van het contract eveneens digitaal aan. Bestelling volgt op basis van die voorwaarden waarna de leveranciers op diezelfde voorwaarden elektronisch kan factureren. Voldoet de factuur aan alle afspraken en voorwaarden? Dan kan hij direct voldaan worden.

Nieuwe mogelijkheden
Op het moment dat het proces écht van kop tot staart digitaal is, komen er opeens allerlei nieuwe voordelen en mogelijkheden binnen handbereik. Korting als je binnen een bepaald aantal dagen betaalt? Volume- of staffelkortingen? Je onderhandelt ze aan het begin van het traject uit en vertelt het systeem dat deze facturen altijd binnen een bepaald aantal dagen voldaan moeten worden. Vervolgens hoef je er niet meer naar om te kijken. Wie z’n systemen en processen op een dergelijke manier inricht, kan met inkoop ook daadwerkelijk strategische doelstellingen gaan realiseren. Hogere kwaliteit? Lagere prijzen? Inkopen met oog voor mens en milieu? Innovatie? Een lagere TCO? Op het moment dat de transparantie er is, als resultaat van een geïntegreerd digitaal proces, wordt het allemaal daadwerkelijk mogelijk.

Dit is niet zomaar gerealiseerd. Het kost even voor je zover bent en alle voordelen van digitaal inkopen maximaal benut. Er hangt echter genoeg laaghangend fruit binnen handbereik. Zaken waar je vandaag al mee kunt beginnen en die vandaag ook al voordelen opleveren. Je bedrijf aansluiten op een digitaal netwerk zoals het Ariba Network is stap één. Zo’n netwerk stelt je in staat om een netwerk van leveranciers om je heen te formeren. Leveranciers voorzie je via dat netwerk digitaal van opdrachten. Alle communicatie over opdrachten kan via dat netwerk verlopen. Het is een belangrijke stap in de richting van een strategisch waardevol inkoopproces dat écht van kop tot staart digitaal is.

Eerder schreef ik een blog over eerlijke, bewuste merken die wel degelijk serieuze winstmarges kunnen realiseren. Benieuwd hoe zij dat doen? Lees het blog

“SAP Ariba is Premium Partner van InkopersCafe.nl.”

Partner van Inkoperscafé
Partner van Inkoperscafé

Reacties

Partner van Inkoperscafé
Sluiten

Inloggen

of met e-mailadres