Magnifying glass Close

Adblocker is geactiveerd!

Op deze website worden advertenties getoond. Van de advertenties wordt de redactie betaald. De redactie verzorgt het nieuws op deze website. Zonder advertenties geen nieuws. Zou je je adblocker daarom willen uitschakelen

Inkoop ICT met nieuwe versie van de GIBIT

Inkoop van ICT blijft een vak apart. Niet in de laatste plaats omdat de contractering van ICT-producten en -diensten complex is en gepaard gaat met dikwijls uitvoerige contracten om zaken goed te regelen en de vele valkuilen te voorkomen.  Een inmiddels veel gehanteerde sets algemene voorwaarden bij inkoop zijn de Gemeentelijke inkoopvoorwaarden bij IT-overeenkomsten (GIBIT). De GIBIT zijn een product van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Eind vorig jaar verscheen een nieuwe editie: de GIBIT (2020). In deze column een korte verkenning van oud en nieuw.

Achtergrond
De voorganger van de nieuwe GIBIT dateerde uit 2016 en werd in de afgelopen jaren breed omarmd.  Waar voorheen vele gemeentes zelf ICT-contracten maakten of eigen inkoopvoorwaarden hanteerden, zijn de GIBIT in gemeenteland inmiddels niet meer weg te denken.  

De nieuwe GIBIT maken thans onderdeel uit van een meer omvattende Toolbox. Deze “Gemeentelijke inkoop bij IT Toolbox” is geüpdatet naar een 2020-versie en omvat:

  • GIBIT (2020);
  • GIBIT 2020 toelichting per artikel;
  • gemeentelijke ICT-kwaliteitsnormen;
  • overeenkomstengenerator (diverse documenten), met deze generator kunnen modelovereenkomsten worden opgesteld. De overeenkomst biedt ruimte om eventuele afwijkingen ten opzichte van de GIBIT op te nemen;
  • stappenplan aansprakelijkstelling leverancier;
  • rekenblad schade aansprakelijkheid 1.2;
  • GIBIT VNG Forum;
  • Pleio groep GIBIT.

Waarom deze update?
Op de voorgaande versie van de GIBIT-voorwaarden kwam kritiek, onder meer omdat dat deze te veel vanuit het oogpunt van gemeenten was geschreven. Veel veranderingen zijn erop gericht geweest de GIBIT meer leveranciersvriendelijk te maken.

Wat zijn de meest in het oog springende wijzigingen in de nieuwe GIBIT (2020) ten opzichte van de oudere versie?

Verheldering risicoanalyse
In de GIBIT (2016) lazen leveranciers vaak een veel verdergaande zorgplicht dan bedoeld. Verwacht mag worden dat een leverancier weet waar extra kosten en risico’s zijn te verwachten op grond van kennis van zijn eigen product in combinatie met de door de gemeente verstrekte informatie. De leverancier hoeft echter niet het gehele IT-landschap van de gemeente te kennen.

Vergoedingen versimpeld
Het verschil tussen implementatiekosten, ontwikkelkosten, kosten gebruiksrechten, onderhoudskosten en overige zaken en diensten wordt niet meer gemaakt. De nieuwe GIBIT onderscheiden eenmalige vergoedingen, periodieke vergoedingen (naast programmatuur van derden).

Veel minder fatale termijnen
In de voorgaande versie van de GIBIT waren vrijwel alle termijnen bestempeld als fatale termijnen. Dat zet onnodige druk en werkt in de praktijk dan averechts. Thans is opgenomen dat een overeengekomen einddatum voor implementatie fataal is. Ook een datum waarop de prestatie aangepast moet zijn aan gewijzigde wet- en regelgeving zal fataal zijn.

Verduidelijking ICT-kwaliteitsnormen
De GIBIT 2020 wijzen voor de kwaliteitsnormen naar een specifiek document. Erg prettig, omdat in de voorgaande versie niet altijd helder was op welke kwaliteitsnormen werd gedoeld. Nu ligt dat dus duidelijker vast.

Verheldering coördinatie medewerking derden
In het verleden had de leverancier enkel de verplichting om derde partijen tijdens de ketentest te betrekken. In de GIBIT 2020 is de verplichting tot het tijdig betrekken van derde partijen en coördineren van hun werkzaamheden (bij het maken van koppelingen) van toepassing tijdens de gehele implementatie.

Oplossing acceptatietest derden
Stel, de ketentest slaagt niet terwijl dit de leverancier niet aan te rekenen is. Dan lag voorheen alleen vast dat in dat geval een overleg zou volgen om samen een oplossing te zoeken. Wat er dan moest gebeuren omtrent facturatie en acceptatie was niet duidelijk. Dat was geen wenselijke situatie. Daarom is nu opgenomen dat de ketentest in dat geval als geaccepteerd wordt beschouwd, zodat bijvoorbeeld facturatie kan plaatsvinden. De acceptatieprocedure voor het overige wordt vervolgd.

Acceptatieprocedure
Ook in het voordeel van de IT-leverancier: acceptatie in de tweede ronde mag niet meer worden onthouden, als gebreken in de eerste ronde ontdekt hadden kunnen worden. Hier staat tegenover dat ingebruikname niet altijd acceptatie inhoudt.

Onderhoud
Het onderscheid tussen ‘gebreken’ en ‘andere meldingen’ (storingen) is verduidelijkt. Ook is opgenomen dat op het onderhoud van derdenprogrammatuur de onderhoudsvoorwaarden van de betreffende derde partij van toepassing zijn, mits die voorwaarden vooraf kenbaar zijn gemaakt.

Geen IE-regime voor publiek gefinancierde werken
In de vorige versie van de GIBIT stond een specifieke bepaling voor IE-rechten op met publiek geld gefinancierde software. Dit is verwijderd, omdat het vragen opriep. Deze specifieke situatie moet nu in specifieke omstandigheden zelf geregeld worden.

Aansprakelijkheid
Het artikel over aansprakelijkheid is vereenvoudigd. Er is geen lijst met schadeposten meer. Daarnaast is er een maximum aansprakelijkheid per jaar opgenomen. Ook sluit de nieuwe bepaling beter aan bij verzekeringen.

Verwerking persoonsgegevens (privacy)
In de versie van 2016 stonden allerlei bepalingen in verband met de verwerking van persoonsgegevens. De GIBIT (2016) dateerde bovendien van vóór de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en daarop niet afgestemd. In de GIBIT 2020 wordt thans verwezen naar de model-verwerkersovereenkomst van de VNG.

Ten slotte
Al met al is de GIBIT een deugdelijke set inkoopvoorwaarden die in staat stelt om de algemene basis te leggen voor contracten gericht op inkoop van ICT. Het laat onverlet dat ICT-contracten in veel gevallen niet helemaal – en soms helemaal niet – te vangen zijn met (algemene) inkoopvoorwaarden. Oog voor concrete risico’s en eisen is nodig. Waakzaamheid blijft vereist.

Partner van Inkoperscafé:
Partner van Inkoperscafé:

Reacties

Partner van Inkoperscafé:
Sluiten

Inloggen met

of met e-mailadres

Mis niets en ontvang gratis E-book!

Schrijf je nu in voor de wekelijkse nieuwsbrief. Ontvang het laatste inkoopnieuws automatisch in je mailbox en ontvang het e-book 'De 6 juridische topics bij de inkoop van IT'.
close-link