Magnifying glass Close

Inkoop dienstverlening draait om meer dan alleen geld

Voormalig financieel topman Marcel Niggebrugge was onder andere bij de NS als lid van de raad van bestuur verantwoordelijk voor de financiën, inkoop en het materieel. Hij benadrukt dat bij inkoopbeslissingen niet alleen geld telt, maar ook de menselijke kant van de zaak, de kwaliteit en de inhoud. Volgens Niggebrugge is het bij de inkoop van diensten belangrijk om te zorgen dat de beloofde kwaliteit blijvend kan worden waargemaakt. Op de site van Executive Finance geeft hij zes tips hoe een CFO daar de juiste voorwaarden voor schept.

1. Let op kwaliteit

De eerste tip van Niggebrugge is om juist bij bezuinigingen op de inkoop op de kwaliteit te blijven letten. “Gaat het om dienstverlening in de sfeer van schoonmaak, catering, verhuizing of beveiliging, laat je dan niet verblinden door die ene lage prijs. Er moet een aanbieding liggen die waarborgt dat diensten van goede kwaliteit ook op langere termijn geleverd kunnen blijven worden.”

2. Houd rekening met cao’s en arbeidskosten

Volgens Niggebrugge bepalen de arbeidskosten bij dienstverlening vaak zo’n tachtig procent van de contractprijs. “De CFO moet zich ervan vergewissen dat er een mechanisme is afgesproken voor de aanpassing van de inkoopprijs aan eventuele cao-stijgingen. Wanneer de honorering volgens de geldende cao een steeds groter deel van de contractprijs gaat uitmaken, komt de dienstverlening hoe dan ook onder druk te staan. Het helpt als ook de inkoopafdeling zich daar bewust van is.”

3. Respecteer elkaars werk

Niggebrugge benadrukt dat je bij een dienstverleningscontract als opdrachtgever een lange termijn relatie aangaat met een leverancier. “Het loont om door te vragen naar hoe leveranciers omgaan met hun medewerkers, bijvoorbeeld welke opleidingen, trainingen en loopbaanperspectief ze bieden. Je wilt een goede dienstverlener over de vloer hebben. Dan helpt het als er over en weer respect is en dat beide partijen ook in de praktijk belangstelling hebben voor elkaars werk.”

4. Zorg voor heldere verhoudingen

De verleiding is volgens Niggebrugge soms groot om te kiezen voor leveranciers die zich als ‘partner’ van je bedrijf presenteren en je volledig kunnen ontzorgen. “Je hoeft je dan niet te verdiepen in schoonmaak, beveiliging of andere onderwerpen waar je weinig affiniteit mee hebt. Het is alleen niet verstandig je verantwoordelijkheid als opdrachtgever uit handen te geven. Er is niks mis met een partnership, maar in een klant-leveranciersverhouding heeft ieder nou eenmaal zijn eigen verantwoordelijkheid. Een troebele, verweven verhouding beneemt de klant het scherpe zicht op prijs en kwaliteit.”

5. Beheer het dienstverleningscontract actief

Bij dienstverleningscontracten begint het echte werk volgens Niggebrugge pas na het tekenen van het contract. “Als CFO moet je daarop letten. Regel dat iemand het contract actief beheert.  Belangrijk is dat die contractmanager ter zake kundig is. Vaak weet een facilitair manager voldoende van de hoed en de rand, maar ook de personele kant weegt zwaar. Betrek dus ook de HR-afdeling hierbij.”

6. Zit er altijd bovenop

Veel ondernemingen hebben de facilitaire dienstverlening uitbesteed aan specialistische bedrijven. “Bij facilitaire diensten wordt nogal eens onderschat hoe belangrijk ze zijn. Het zijn dissatisfiers, ofwel hygiënefactoren die we zo vanzelfsprekend vinden dat het ons overvalt wanneer ze ineens niet aan de verwachtingen blijken te voldoen. Dan loopt ineens alles stroever, wat dan weer ten koste gaat van de productiviteit van je eigen medewerkers of van de klanttevredenheid. Daarom moet je er altijd bovenop blijven zitten, ook al heb je het allemaal nog zo goed uitbesteed.”

Partner van Inkoperscafé
Partner van Inkoperscafé

Reacties

Partner van Inkoperscafé
Sluiten

Inloggen met

of met e-mailadres