Magnifying glass Close

Adblocker is geactiveerd!

Op deze website worden advertenties getoond. Van de advertenties wordt de redactie betaald. De redactie verzorgt het nieuws op deze website. Zonder advertenties geen nieuws. Zou je je adblocker daarom willen uitschakelen

‘Ik keek onder de motorkap van mijn eigen inkooporganisatie’

In september 2020 promoveerde Henrico Plantinga aan de Universiteit Twente op het onderwerp ‘Doelgericht management van contracteringsmiddelen’. Plantinga, werkzaam als Adviseur Procurement bij ProRail, gaf zijn proefschrift de titel ‘The good, the bad and the tacit’. Deze op de bijna gelijknamige film van Sergio Leone gebaseerde titel staat voor goede, slechte of stilzwijgende inkoopkennis die de basis vormt voor een inkoopaanpak met contracteringsmiddelen. De aanleiding voor zijn onderzoek was dat hij wilde weten hoe je de bijdrage van inkoop aan de organisatiedoelen concreet kan maken.

“Ik startte in 1994 met Civiele Techniek en Management aan de Universiteit Twente”, vertelt Henrico Plantinga over de route die hij aflegde naar zijn promotie. “Ik was in vier jaar klaar. Omdat we toen nog vijf jaar studiefinanciering hadden, heb ik het extra jaar gebruikt voor een propedeuse Nederlands recht aan de Universiteit Utrecht. Toen besloot ik om die studie ook af te maken. Daarnaast trad ik in dienst bij de HSL-Zuid in Utrecht en later in Rotterdam. Vervolgens solliciteerde ik in Utrecht bij de inkoopafdeling van ProRail (toen nog Railinfrabeheer). Daar begon ik in 2001 en sindsdien ben ik daar blijven werken.” In 2013 startte hij met zijn promotieonderzoek, dat hij in 2020 afrondde. “Wat heel fijn is, is dat ProRail me echt de ruimte heeft gegeven om het onderzoek op te zetten en uit te voeren.”

Henrico Plantinga, Adviseur Procurement bij ProRail

Voor zijn promotie onderzocht Plantinga hoe publieke organisaties contracteringsmiddelen, zoals selectiecriteria voor opdrachtnemers, gunningsmethodieken en contracten, vanuit de strategische organisatiedoelen kan inzetten. “Ik ben met mijn promotie-onderzoek begonnen vanwege persoonlijke observaties tijdens mijn werk. Iedere aanbesteding en elk aanbestedingsdossier was weer anders. Die diversiteit fascineerde me. Ik vroeg me af hoe je dat kon verklaren, kon verbeteren en wat de logica en achterliggende strategie van ProRail hierbij waren. Het is een algemeen geaccepteerd idee dat publieke inkoop als hefboom kan fungeren om de strategische doelstellingen van een organisatie te bereiken, maar dat was voor de praktijk niet uitgewerkt. Ik wilde daarom weten hoe je de bijdrage van inkoop aan die strategische doelen concreet kan maken. Om dat te onderzoeken heb ik onder de motorkap kunnen kijken van mijn eigen inkooporganisatie.”


Verbeteren aanbesteding
Plantinga ziet inkoop als een fascinerend vakgebied. “Iedereen heeft er affiniteit mee, van consumenten tot grote organisaties en wetenschappers. Het mooie van publieke inkoop is dat het zo complex is. Het gaat om de besteding van belastinggeld. Je hebt dan ook veel partijen waarnaar je moet luisteren. Als je inkoopt, wil je er maatschappelijke waarde voor terugkrijgen.” In zijn proefschrift benadrukt hij dan ook het belang van het verder verbeteren van de publieke inkooppraktijk. “Dat zal uiteindelijk meer waarde opleveren voor het geld van de belastingbetaler.”


Als je inkoopt, wil je er maatschappelijke waarde voor terugkrijgen.

Henrico Plantinga, Adviseur Procurement ProRail

Strategic alignment
Plantinga’s uitgangspunt voor de relatie tussen de organisatiestrategie en contracteringsmiddelen was strategic alignment. “In de praktijk wordt dat concept geduid met uitdrukkingen als ‘de neuzen dezelfde kant op laten wijzen’. Vervolgens spitste ik dat concept toe op de relatie tussen exploitatie en exploratie van contracteringsmiddelen. Dat is het gebruiken en ontwikkelen van middelen die het inkoopproces vormgeven. Het in balans houden van exploitatie en exploratie staat in de literatuur bekend als ambidexterity. Daarnaast ging ik in op het concreter maken van tacit knowledge. Dat is de ‘stilzwijgende’ kennis die medewerkers wel hebben, maar niet kunnen benoemen. Om strategic alignment bij het gebruiken en ontwikkelen van contracteringsmiddelen te bereiken, is het zaak om de redeneringen achter de inzet van die contracteringsmiddelen expliciet te maken. Zo kan je deze beoordelen op hun veronderstelde bijdrage aan de strategische doelstellingen. Alle drie concepten zijn even belangrijk. Het gaat erom hoe je strategic alignment bereikt met hulp van een goede aanpak van ambidexterity en tacit knowledge.”

Een schema in zijn proefschrift (figuur 1) toont het niveau van contracteringsmiddelen (in de figuur ‘procurement instruments’). “Juist op dat niveau zie je variatie en innovatie. Je moet die contracteringsmiddelen op een weloverwogen manier doorontwikkelen en verbinden met de strategische doelstellingen van de organisatie.”

Figuur 1: Voorbeeld van hoe een inkoopsysteem bestaat uit verschillende contracteringsmiddelen

Een ander schema (figuur 2) laat het raamwerk van strategic alignment zien. “Je hebt een basisniveau met contracteringsmiddelen en een topniveau van strategische doelstellingen met meerdere strategische niveaus daartussenin. De redeneringen daarachter moeten van het basisniveau tot aan het topniveau kloppen en samenhangen. Een voorbeeld is het bereiken van CO2-doelstellingen via de inkoop met het opnemen van een milieukostenindicator in je aanbestedingskalender.”

Figuur 2: Analytisch raamwerk voor strategic alignment

Casestudies
Plantinga paste voor zijn onderzoek casestudies toe bij ProRail. “Zo deed ik iets terug voor ProRail. Het ging om het interviewen van collega’s, het doorzoeken van projectarchieven en het toepassen van Design Science and Action Research-methodieken. Bij action research gaat het om interventies tijdens werkzaamheden om zo het proces te beïnvloeden. Deze benadering richt zich op het overbruggen van de kloof praktijk – wetenschap. De aanpak is zeker voor herhaling vatbaar, want die kloof is soms groot.” In de inkoopwereld is met name design science een nieuwe aanpak. “Het werd daar goed ontvangen, want ik kreeg positieve reacties op mijn artikelen over het onderzoek.”

In zijn onderzoeksconclusies gaat Plantinga in op de drie door hem onderzochte concepten. “Op het gebied van tacit knowledge is het expliciet maken van wat nu impliciet is qua proces en middelen nodig. Voor strategic alignment staat het beoordelen op strategische doelen bij de inkoop centraal. Wat ambidexterity betreft, moet er een integratiemechanisme komen voor het verbinden van exploratie met exploitatie van contracteringsmiddelen. Op deze drie punten kan je verdere professionalisering bereiken door procedures toe te passen voor strategische alignment in het ontwikkelingsproces en het overwegen van hergebruik van contracteringsmiddelen.”

Plantinga benadrukt dat zijn onderzoeksuitkomsten niet alleen meerwaarde hebben voor (semi-)publieke, maar zeker ook voor private organisaties. “Een belangrijk aandachtspunt is het verkrijgen en behouden van een goede balans tussen exploitatie (gebruik) en exploratie (vernieuwing). ProRail biedt heel veel ruimte voor exploratie in de vorm van innovatie bij contracteringsmiddelen. Andere organisaties richten zich meer op exploitatie. Het betreft de juiste verhouding tussen beiden om daarmee optimaal bij te dragen aan het bereiken van strategische doelen. Het gaat erom dat je op een doelgerichte manier beter wordt in wat je al deed én daarnaast voldoende ruimte maakt om dingen anders te doen.”

Eyeopener
Bijzonder aan zijn onderzoek is volgens Plantinga dat het een eyeopener is voor het managen van inkoopcontracten. Want wanneer doe je dat eigenlijk goed? Hij stelt dat hiervan sprake is bij voldoende strategic alignment. “Dat is het beoordelingskader waarmee je uit de waan van de dag kunt stappen.” Tot zijn tevredenheid gebruikt ProRail de inzichten uit zijn onderzoek al. “Het zou daarnaast mooi zijn als andere organisaties de opgedane inzichten op hun eigen inkooppraktijk toepassen en dat het onderzoek een discussie op gang brengt. Dan krijgt het nog meer maatschappelijk waarde.”


Het gaat erom dat je op een doelgerichte manier beter wordt in wat je al deed én daarnaast voldoende ruimte maakt om dingen anders te doen.

Henrico Plantinga, Adviseur Procurement ProRail

Ook voor de individuele inkoper vindt hij het onderscheid tussen exploitatie en exploratie van belang. “Het is werken met standaard-contracteringsmiddelen of iets nieuws ontwikkelen. Dat laatste vraagt om meer en andere vaardigheden. Ik bepleit een projectmatige aanpak van exploratie. Maar zowel bij exploratie als exploitatie is het van belang om de argumenten achter wat je doet meer expliciet te maken. Maak duidelijk waar je keuzen vandaan komen.”

De kersverse doctor public procurement is ook al druk bezig met een vervolg. “Ik zet onderzoeken op naar het nog meer praktisch toepasbaar maken van het creëren van strategic alignment in het inkoopproces. Concrete tools kunnen helpen om de conclusies van mijn proefschrift te implementeren in de praktijk van alledag. Studenten houden zich daar onder mijn begeleiding mee bezig. Voor studenten die een interessant toekomstig beroep overwegen, hoop ik dat mijn proefschrift voor meer interesse in publieke inkoop zorgt, want dit is echt een fascinerend vakgebied.”

Partner van Inkoperscafé:
Partner van Inkoperscafé:

Reacties

Partner van Inkoperscafé:
Sluiten

Inloggen met

of met e-mailadres

Mis niets en ontvang gratis E-book!

Schrijf je nu in voor de wekelijkse nieuwsbrief. Ontvang het laatste inkoopnieuws automatisch in je mailbox en ontvang het e-book 'De 6 juridische topics bij de inkoop van IT'.