“Ik geef iedere euro uit alsof het mijn eigen geld is”

Sinds juni 2020 is Corinne Jaspers senior inkoopspecialist bij juridisch dienstverlener DAS. Ze is daar met twee collega’s verantwoordelijk voor het inkoopbeleid. Bevlogen vertelt ze over haar inkoopwerk en -ambities bij DAS.

DAS werkt met een gecoördineerd inkoopmodel. “We kennen geen centrale inkoop. Het is onze verantwoordelijkheid om alle inkopen boven de 50.000 euro te begeleiden”, legt Corinne Jaspers uit. “Wij kijken als ‘procesmanagers’ mee bij inkopen onder de 50.000 euro op het gebied van riskmanagement en compliance. Dat laatste is voor ons dermate belangrijk dat het goed geregeld moet zijn.”

Het inkoopteam van DAS bestaat uit vier personen. “Ik begeleid samen met twee collega’s de inkoopprocessen bij DAS. Een vierde collega verzorgt het contractbeheer”, zegt Jaspers. “Naast ons inkoopteam hebben we de leveranciersmanagers, oftewel onze contractmanagers op de afdelingen. Het is belangrijk dat we die goed begeleiden. We werken met het geautomatiseerde purchase-to-pay (P2P) softwarepakket Proactis. Ons contract management systeem (CMS) is up-to-date zodat de afdelingen purchase-orders kunnen inleggen, de leveranciersmanagers de taken voor de audits correct uit kunnen voeren en DAS facturen op tijd kan betalen.”

In totaal heeft DAS vijftienhonderd medewerkers, inclusief de flexibele schil, die normaal in zeven kantoorpanden werken. “Hiervoor is facilitaire inkoop nodig. Daarnaast kopen we in voor ict, marcom en hrm. In het laatste geval gaat het bijvoorbeeld om opleidingen en trainingen. Voor juridische medewerkers zijn die essentieel.”

Meer wendbaar in de coronacrisis
De invloed van de coronacrisis op haar werk is groot. “We volgen de richtlijnen van het RIVM zo goed mogelijk. Thuiswerken is bij ons verplicht. Dat heeft mede gezorgd voor een enorm versnelling van onze digitaliseringslag. Onze panden staan nu leeg, wat gevolgen heeft voor vele facilitaire contracten zoals bijvoorbeeld de catering. Verder merk ik bijvoorbeeld dat de leveranciers hoger indexeren dan de afgelopen jaren. De kredietwaardigheid van leveranciers checken is nu nog essentiëler. Onze insteek is overigens om heel netjes met leveranciers om te gaan, dus ze tijdig te betalen en er samen uit te komen in deze onzekere coronatijd.”

De inkoopmanager van DAS beklemtoont dat de coronacrisis stof tot nadenken geeft over de toekomst. “We moeten naar nieuwe innovatieve concepten toe groeien, zoals ‘tijd- en plaatsonafhankelijk werken’ (TPOW). Daarom moeten we wendbaarder worden. Dat betekent onder andere aanpassingen van contracten en meer samenwerking in de hele toeleveringsketen.” Wendbaarheid maakt volgens Jaspers slimme oplossingen mogelijk. “Je moet over de ketens heen kijken. Op onze kantoren staan bijvoorbeeld koffieautomaten die dagelijks worden onderhouden door onze schoonmakers. Ze hebben daarvoor een opleiding gekregen en kunnen direct bij de automaten in plaats van dat er speciaal een auto voor langs moet komen van de koffieleverancier.”

Onze insteek is om heel netjes met leveranciers om te gaan, dus ze tijdig te betalen en er samen uit te komen in deze onzekere coronatijd.

Corinne Jaspers, senior inkoopspecialist DAS

De inkoop van DAS is volgens Jaspers al relatief wendbaar, doordat DAS een middelgrote organisatie is en niet werkt op basis van productgroepen. “Je kunt snel inspelen daar waar de druk ligt. Bij ons is dat momenteel ict. Onze gecoördineerde aanpak richt zich op meerdere terreinen tegelijk. De vakkennis ligt bij de business en wij begeleiden het inkoopproces. We kunnen elkaar redelijk gemakkelijk vervangen, wat de wendbaarheid ook bevordert.”

Communicatief en ondernemend
DAS hanteert een strakke voortgangsrapportage voor de inkoop. “Dat bevordert een goede afstemming tussen afdelingen. Vanuit het P2P-model werken we met gestandaardiseerde documenten, rollen in Proactis, dezelfde verwerkingsovereenkomsten en contracten. Daarnaast bevorderen we een goede inkoop met MiDAS, ons sociale intranet. Hierop staat het actuele inkoopbeleid, alle standaarddocumenten, infographics met uitleg en meer. Dat biedt heldere handvatten voor degenen die inkopen. Verder voeren we periodiek, intensief overleg met alle afdelingen, nu met hulp van veel ‘Zoom-meetings’. Zo’n duidelijke en communicatieve aanpak geeft rust, omdat je hierdoor je aanbestedingen goed kunt inplannen.”

Het liefst werkt Jaspers als inkoper in de private sector. “Hier heb ik niet, zoals bij overheidsaanbestedingen, te maken met Europese wet- en regelgeving. Onze lijnen zijn kort en niet te bureaucratisch. We werken met een kleine club en dan is het de uitdaging om er het maximale uit te halen. Daarvoor moet je ondernemend zijn en efficiënt en effectief werken. Ik ben ook lang zelfstandig ondernemer geweest, dus dat past me goed.”

Ik vind interesse en vertrouwen in leveranciers noodzakelijk. Dat ontbreekt vaak in inkoopland, terwijl zij in feite juist de actuele kennis hebben en weten waar de markt naartoe gaat.

Corinne Jaspers, senior inkoopspecialist DAS

Ze ziet zichzelf meer als ondernemer dan als inkoper. “Ik geef iedere euro voor DAS uit, alsof het mijn eigen geld is. Ik vind dat je bij onderhandelen hard moet zijn op de inhoud en zacht op de relatie. Vaste persoonlijke voorkeuren moeten ook niet meespelen bij het gunnen. Ik wil een zuivere gunning waarbij je puur kijkt wie het beste scoort op de economisch meest voordelige aanbieding voor DAS. Ik houd er niet van als mensen ‘olifantenpaadjes’ nemen, omdat ze denken dat het inkoopbeleid niet voor hen geldt.”

Jaspers benadrukt het belang van communicatieve vaardigheden. “Als procesmanager ben ik verantwoordelijk voor de strategische en tactische aanpak van de inkoop. Daarvoor is de samenwerking belangrijk met de verschillende afdelingen. Voor de procesbegeleiding ben ik vooral bezig met overleg en het voeren van gesprekken om het inkoopproces in goede banen te leiden. Daarnaast ben ik ook erg op de externe communicatie met leveranciers gericht. Ik vind interesse en vertrouwen in leveranciers noodzakelijk. Dat ontbreekt vaak in inkoopland, terwijl zij in feite juist de actuele kennis hebben en weten waar de markt naartoe gaat. Maatschappelijk verantwoord inkopen doen wij bij DAS al vele jaren, maar we zouden hier iets zichtbaarder in kunnen zijn.”

Minder volle agenda
Leuk aan haar werk vindt ze het samenwerken en gezamenlijke doelen behalen. “Dat geldt ook voor het werken met fijne collega’s. Daarnaast is het mooi om te zorgen dat iedereen goed kan werken met een hoge productiviteit. Hiervoor moet je zelf niet te belangrijk willen zijn. Het is daarnaast leerzaam om bij een juridisch dienstverlener te werken met strenge riskmanagement- en complianceregels.” Ze vindt het inspirerend om innovatief bezig te zijn. “Simpele aanbestedingen kunnen al ingewikkeld zijn. Dat maakt het vak erg interessant.”

Corinne mist het persoonlijk contact met collega’s. “Ik ben midden in de coronaperiode bij DAS gekomen. Met mijn collega’s werk ik voornamelijk op afstand via Zoom. Het is jammer dat ik niet ontspannen samen kan zijn met collega’s.” Waar ze verder moeite mee heeft, is haar altijd overvolle agenda. “Ik help naast dit werk mkb-bedrijven met hun ondernemingsplannen. Ik ben vrijwilliger op de tennisclub en draag mijn steentje bij in ons stadje Naarden-Vesting. Ons huis uit 1884 vraagt ook veel onderhoud. Daarnaast heb ik een oude, klassieke motor waar ik graag aan klus. Mijn man Raymond en onze dochters gaan natuurlijk voor alles. Voor hen en het vrijwilligerswerk zou ik graag wat meer tijd hebben. DAS heeft recent een transitie ondergaan en de inkoopprocessen bij DAS zullen in 2021 nog soepeler en strakker gaan verlopen.”