ICT inkopen? Maak direct een goed exit-plan!

Het regelen van de exit. Niet het eerste wat opkomt bij inkoop van een product of dienst. Toch kan het uw organisatie veel winst opleveren én problemen voorkomen. Bij grote outsourcingscontracten maar ook in andere gevallen als lock-in kan ontstaan. Stel daarom altijd een exit-plan op vóór ondertekening van het contract. In deze column de drie belangrijkste onderdelen om op te nemen in het exit-plan opneemt voor een vloeiende transitie.

Het lijkt misschien voorbarig, maar het regelen van de exit-procedure moet niet onderschat of vergeten worden. Zeker bij langdurige projecten en meerjarige contracten is het belang van een goede exit en retransitie erg groot. Vooral omdat de wederpartij geen belang of weinig heeft bij de exit en in sommige gevallen liever tegen- dan meewerkt. Het maken van afspraken voor een goede exit valt dan niet mee. Afspraken maken in een eerder stadium is verstandig om tegen de tijd dat de exit eraan komt, ook daadwerkelijk een vlotte overgang te kunnen effectueren.  

Dit zegt de wet over contractbeëindiging

De wet biedt geen specifieke bepalingen over het einde en de afwikkeling van een overeenkomst. Medewerking kan op grond van redelijkheid en billijkheid en de zorgplicht van de opdrachtnemer bij de rechter vaak wel worden afgedwongen maar dat traject verdient doorgaans toch niet de voorkeur.

Het exit-plan: deze drie onderdelen neemt u absoluut op

Een contract met exit-plan is je meest krachtige wapen tijdens de beëindigingsfase. Het is slim om deze op te stellen als de leverancier hier nog voor open staat, namelijk tijdens de inkoop van de ICT-dienstverlening.  

Wat je in een dergelijk exit-plan opneemt? Hieronder de drie belangrijkste onderdelen die je in ieder geval op moeten nemen voor een vlotte transitie.

1. Medewerking & continuïteit

Ook tijdens de exit heb je de volledige medewerking van je leverancier nodig. Je wilt niet dat de dienstverlening in die fase gaat haperen, verslechtert of helemaal uitblijft. Daarom is het belangrijk om hier vooraf heldere afspraken over te maken. Zorg dat de volgende punten in dit kader goed beschreven staan in het exit-plan. Verlang van de leverancier om:

• De inrichting en uitvoering van de werkzaamheden zodanig te verrichten dat dit een (adequate en spoedige) ontvlechting te allen tijde mogelijk maakt;
• Zijn algehele medewerking te verlenen aan de uitvoering van noodzakelijke en door de opdrachtgever gewenste werkzaamheden en maatregelen;
• Je te waarschuwen en te adviseren over noodzakelijke werkzaamheden en maatregelen voor de exit (inclusief vergoedingstarieven hiervoor);
• De continuïteit in dienstverlening tijdens de exit te borgen en de werkzaamheden na de einddatum van de overeenkomst te continueren, als dit gewenst is.

Eis in een exit-plan ook dat de leverancier rechtstreeks overlegt en samenwerkt met de nieuwe dienstverlener, zodat je ook daar geen moeilijkheden over krijgt. Maak tot slot afspraken over het actueel houden en bijwerken van het exit-plan en over de uitvoering van het exit-project.

2. Data & intellectueel eigendom

Het niet kunnen beschikken over data of intellectueel eigendom. Een nachtmerrie voor iedere organisatie. Zeker bij de outsourcing van IT leg je veel van je assets neer bij een andere partij. Dat vraagt om heldere afspraken, zodat de beëindiging van de overeenkomst niet eindigt in een drama voor de bedrijfsvoering.

In het exit-plan bescherm je jezelf door overdracht en beschikbaarheid van rechten en data goed te regelen. Daarbij regelt je tenminste de overdracht van:

• Alle relevante data door de leverancier;
• Alle intellectuele eigendomsrechten op en verstrekking van alle documentatie, data en code die in het kader van de dienstverlening is gegenereerd en het opstellen van nadere documentatie over werkwijze, gebruik van tools etc.;
• Intellectuele eigendomsrechten of licentieverstrekking van software en (feitelijke) verstrekking van broncodes en alle ontwikkel- en beheerdocumentatie van software;
• Intellectuele eigendomsrechten of licentieverstrekking (verstrekking van gebruiksrechten) ten aanzien van andere relevante objecten;
• Activa (zoals eigendomsrechten op zaken gebruikt in het kader van de werkzaamheden).

3. Kennis & personeel

Kennis zit vaak in de hoofden van mensen. Mensen die bij de leverancier werken en plotseling elders ingezet worden als de exit-fase nadert. Dat kan voor behoorlijk wat vertraging zorgen in het transitieproces. Daarom neem je ook de overdracht van kennis en personeel op in het exit-plan. Onder meer door de volgende onderwerpen te benoemen:

• Een eis voor de continuïteit en beschikbaarheid van tevoren vastgelegde sleutelpersonen juist ook bij de exit en het zo veel mogelijk voorkomen van (onnodige) personeelswisselingen kort voor de exit;
• Verplichte kennisoverdracht (data, documentatie, opleiding/training) aan jou of de nieuwe dienstverlener;
• Overgang van personeel (en de mogelijk complexe arbeidsrechtelijke implicaties);
• Expliciet recht om bepaalde experts van de leverancier – tijdelijk – in te huren of in dienst te nemen (los van een eventueel overigens geldend ‘aftroggelbeding’ in de overeenkomst).

Houd het exit-plan actueel!

Ook als je het exit-plan eenmaal hebt opgesteld, is het zaak deze regelmatig te (laten) evalueren en waar nodig bij te stellen. Een verouderd exit-plan kan namelijk ook problemen opleveren als de beëindiging van het contract in zicht komt. Actiepunten voor het actueel houden van een exit-plan, zijn:

• Vraag jaarlijks om een nieuw exit- en retransitieplan met kostenplaatje en planning.
• Maak tussendoor aanvullende afspraken indien relevant. Bijvoorbeeld over de overname van door de leverancier nieuw aangeschafte apparatuur bij exit.
• Review de kwaliteit van de opgestelde documentatie van de leverancier jaarlijks.
• Organiseer een audit ver voor de exit-datum.