Magnifying glass Close

Adblocker is geactiveerd!

Op deze website worden advertenties getoond. Van de advertenties wordt de redactie betaald. De redactie verzorgt het nieuws op deze website. Zonder advertenties geen nieuws. Zou je je adblocker daarom willen uitschakelen

Hoe maak je inkoop wendbaarder?

Uit een onderzoek onder bijna vierhonderd inkoopprofessionals van Supply Value naar de belangrijkste inkooptrends en -ontwikkelingen voor 2021 kwam optimalisatie van het inkoopproces als derde belangrijkste ontwikkeling naar voren. Dat betekende een stijging van twee plaatsen ten opzichte van een jaar eerder. Een belangrijk onderdeel van die procesoptimalisatie is wendbaarheid. Wat houdt dat precies in en hoe maak je je inkoop wendbaarder?

Procesoptimalisatie bestaat uit nieuwe manieren om kosten te besparen en uit meer wendbaarheid. Volgens Supply Value had de toenemende belangstelling voor procesoptimalisatie alles te maken met de coronacrisis. Die legde namelijk de kwetsbaarheid van het inkoopproces pijnlijk bloot. Daardoor gingen organisaties hun eigen inkoopprocessen kritisch evalueren en optimaliseren.

Wendbaarheid is het gemakkelijk overstappen van de ene naar de andere werkwijze. Het houdt slimmer en productiever werken in. Daarbij kunnen wendbare organisaties en hun inkoopafdelingen sneller reageren op ontwikkelingen in hun omgeving zoals de coronacrisis. Ze begrijpen hun business, de omgeving ervan en de ontwikkelingen die de business gaan veranderen. Ook hebben ze een heldere kijk op de eigen medewerkers.

Cyclisch inkoopproces
Het traditionele, lineaire inkoopproces is niet voldoende voor een goede wendbaarheid. Om het inkoopproces hiervoor geschikt te maken zijn drie stappen nodig. Ten eerste moet inkoop stoppen met het lineaire inkoopproces en erkennen dat inkoop cyclisch is. Voor wendbaarheid is regie over het gehele proces en verbinding van alle fasen nodig. Dat loopt van de inkoopstrategie tot de dagelijkse uitvoering. Ten tweede zal inkoop in plaats van alleen te kijken naar de momentopname van een offerteronde, meer moeten kijken naar de af te leggen route in een bepaalde tijd en de bijdragen die leveranciers daaraan kunnen leveren. Marketing werkt bijvoorbeeld veel met de ‘customer journey’. Inkoop kan hetzelfde principe volgen en uitgaan van een ‘supplier journey’. Ten derde zijn nieuwe tools nodig. Daarvoor kunnen organisaties kijken naar de ontwikkelingen bij bestaande leveranciers van inkoopsoftware en bij start-ups.


Wendbaarheid is het gemakkelijk overstappen van de ene naar de andere werkwijze. Het houdt slimmer en productiever werken in.


Process mining en strategie
De eerste stap voor procesoptimalisatie en dus meer wendbaarheid is ‘process mining’. Dat is een methode om het verloop van bedrijfsprocessen waaronder het inkoopproces in kaart te brengen. Gespecialiseerde software (AI) analyseert hiervoor met algoritmen de data in de logboeken van een organisatie. Dat levert nog geen wendbaarheid op, maar wel veel inzicht in verbetermogelijkheden en de prioriteiten die de organisatie in het inkoopproces moet aanbrengen. Door het uitgangspunt te hanteren van het steeds weer met hulp van methoden zoals process mining kiezen van het beste alternatief wordt de inkoop daadwerkelijk wendbaarder.

Vervolgens is het bepalen van een duidelijke strategie noodzakelijk. Alleen snel en wendbaar zijn is niet genoeg. De richting waarin dat gebeurt, moet kloppen. Daarbij moet er voor meer wendbaarheid draagvlak zijn onder alle medewerkers. Het doel is dat medewerkers zich bij hun taken zelf afvragen hoe ze die sneller, efficiënter en beter kunnen uitvoeren. Hierbij zijn een goede interne samenwerking en afstemming tussen afdelingen belangrijk.

Daarnaast vergroten zelfsturende teams de wendbaarheid van de organisatie en inkoop. Dat kan zover gaan dat een organisatie geen functies, managers of hiërarchie kent. In het verlengde daarvan is het voor wendbaarheid ook nodig dat medewerkers levenslang leren en ontwikkelen. Zo blijven ze vertrouwd met de nieuwste methoden en kennis, waardoor ze sneller kunnen overschakelen op een andere aanpak.

Wat de wendbaarheid verder kan verhogen, is het stoppen met de organisatie per inkoopcategorie. Deze indeling leidt nogal eens tot het ‘silo-effect’, waarbij de ene silo niet weet wat er in de andere gebeurt. Dit kan bijvoorbeeld worden opgevangen met een meer klantgerichte organisatie via klantaandachtsgebieden.


Alleen snel en wendbaar zijn is niet genoeg. De richting waarin dat gebeurt, moet kloppen.


Nauwere samenwerking met leveranciers
Daarnaast hoort bij een wendbare inkoop een nauwere samenwerking met de leveranciers. Dat betekent bijvoorbeeld het op meerdere momenten betrekken van leveranciers bij het inkoopproces. Zo kan inkoop met hen kijken naar het inkorten van de levertijden. Dat kan met een voorspelling van het verbruik waarop de leverancier dan zijn goederentoelevering kan afstemmen. De leverancier kan dan zijn productie al starten voordat inkoop de formele inkooporder toestuurt. Ook kan een leverancier zelf voorraad aanleggen waarmee hij sneller op een inkooporder kan reageren. Hierbij hoort wel vaak een prijsstijging, omdat de leverancier extra risico draagt. De inkoper moet dan beoordelen of die prijsstijging acceptabel is.

Professor Martin Christopher (Cranfield School of Management, Verenigd Koninkrijk) stelt dat voor meer wendbaarheid een kortere toeleveringsketen nodig is. Hij geeft als voorbeeld de Spaanse modeketen Zara. Die kent geen vier maar zeker twintig verschillende modeseizoenen per jaar. De winkelketen past hierbij een korte toeleveringsketen toe van twee tot drie weken. Dit is mogelijk doordat leveranciers in kleine hoeveelheden en dicht in de buurt produceren. Vindt er tijdens de inkoop een verkeerde (onverkoopbare) keuze plaats, dan gaat het hoogstens om enkele weken voorraad. Een goed controlesysteem beperkt de schade dan zeer.


Bij wendbare inkoop hoort nauwere samenwerking met leveranciers. Zij kunnen op meerdere momenten worden betrokken tijdens het inkoopproces.


Verder kan inkoop de zogeheten ‘consignment stock methode’ toepassen voor meer wendbaardheid. Daarbij bepaalt en beheert de leverancier de voorraad bij de klant. Die hoeft de voorraad dan niet zelf aan te schaffen en daarmee ligt de verantwoordelijkheid voor de voorraadomvang bij de leverancier. Ook zit de leverancier zo dichter op het planproces van de inkopende organisatie waardoor hij en dus ook de organisatie, sneller kunnen inspelen op nieuwe situaties. Dit betekent een prijsstijging bij de leverancier, maar de inkopende organisatie hoeft zelf geen voorraden meer aan te houden.

Een andere manier om inkoop meer wendbaar te maken, is ‘postponement’. Een toeleveringsketen bestaat dan uit een voorraad van deels afgewerkte producten die wachten op definitieve assemblage of toewijzing. Een definitieve toewijzing gebeurt pas als de marktbestemming bekend is. Voor het goed toepassen hiervan is informatie-uitwisseling tussen leverancier en klanten nodig, samenwerking tussen leveranciers in de keten, een betrouwbaar logistiek systeem met betrouwbare partners en een crisismanagementteam voor calamiteiten.

Opvangen crisis
De coronacrisis heeft het belang van wendbaarheid voor toeleveringketens en inkoop laten zien. Aandacht hiervoor moet leiden tot een inkooporganisatie die beter in staat is om noodsituaties zoals de huidige op te vangen. Dat voorkomt een situatie die nu regelmatig optreedt met tekorten of juist onverkochte voorraden.

Partner van Inkoperscafé:
Partner van Inkoperscafé:

Reacties

Partner van Inkoperscafé:
Sluiten

Inloggen met

of met e-mailadres

Mis niets en ontvang gratis E-book!

Schrijf je nu in voor de wekelijkse nieuwsbrief. Ontvang het laatste inkoopnieuws automatisch in je mailbox en ontvang het e-book 'De 6 juridische topics bij de inkoop van IT'.