Magnifying glass Close

Het paard achter de inkoopwagen spannen?

The key is not to prioritize what’s on your schedule, but to schedule your priorities – Stephen Covey. Een inkoopmanager in een gemiddeld bedrijf is druk.

Er lijkt soms geen eind te komen aan de lijst van dingen die hij nog moet doen. Er is nooit genoeg tijd. Leveranciersreductie, scorecards, prijslijsten doorvoeren, klachten oplossen… de ‘to do’ lijst lijkt eindeloos. Waarom trappen we elke dag weer in diezelfde val? Is inkopen dan echt het aflopen en afvinken van things to do today?

Veel inkoopprofessionals zijn zo druk met de dagelijkse beslommeringen, dat ze uit het oog dreigen te verliezen waar het werkelijk om gaat. Ze zijn constant druk, want ze voelen constant druk: tijdsdruk, druk van schaarse middelen, druk van Finance, druk van leveranciers, druk van opdrachtgevers. Druk om sneller meer te doen met minder. Telkens als er druk wordt uitgeoefend, voegen we iets toe aan ons to-do lijstje. En daardoor verliezen we maar al te vaak het echte doel uit het oog – omdat we de hele dag bezig zijn met de dingetjes op die lijst. De Chinese filosoof Lao-Tse (+/- 600 v.C.) zei het al: Je kunt beter niets doen, dan druk te zijn met niets.

Waarde toevoegen – niet verspillen
Natuurlijk willen we echt waarde creëren, een zinvolle bijdrage leveren aan de organisatie. En dat kunnen we ook, als we hoofd- en bijzaken onderscheiden. Dat begint met de simpele vraag aan onszelf: “Wat is het resultaat van mijn inspanningen? En naar welk resultaat zoek ik eigenlijk?”
Als inkoopmanager effectief zijn, heeft vooral te maken met drie factoren die elkaar sterk beïnvloeden. Dat zijn Tijd, Prioriteit en Impact. Er is veel te doen, elke dag weer, maar zeven dagen in de week werken is niet de oplossing. Beter is de dingen die je nog moet doen te rubriceren op basis van Impact op de organisatie en Beschikbare tijd. Bijvoorbeeld zo.

Stel, op uw lijstje staan de volgende activiteiten:

  • De ingekochte producten moeten gecertificeerd worden, dat wil zeggen dat ze een brandvertragende behandeling hebben ondergaan.
  • Er moeten audit-gesprekken worden gevoerd met de top-3 leveranciers.
  • Er staan twee pallets producten die terug moeten naar de leverancier omdat ze zijn afgekeurd.

De simpele vraag is dan: “Wat doet u het eerst (Prioriteit) en zo ja, waarom (Impact)? Het antwoord komt vanzelf, als u de juiste vragen weet te stellen.

  • De producten ingekocht worden moeten gecertificeerd worden.
    o De allerhoogste prioriteit van elke inkoopmanager is zorgen voor continuïteit van het bedrijfsproces. Zonder producten geen verkoop. Dus absoluut prioriteit nummer 1.
  • Audit-gesprekken voeren met de top 3 leveranciers. 
    o Zijn er bedrijfskritische problemen die onmiddellijk opgelost moeten worden? Zo ja, hoe groter de afhankelijkheid van deze leveranciers, hoe urgenter de noodzaak (en hoe hoger dus de prioriteit). Wellicht kan de leverancier ook meer als partner gaan fungeren.
  • Er staan twee pallets afgekeurde producten die terug moeten naar de leverancier.
    o Hier is de vraag niet of de producten retour moeten, maar “waarom”? Wat als we dat niet onmiddellijk doen?

Het gaat dus steeds om de impact op de organisatie en de bijbehorende risico’s, die de tijdsdruk en prioriteit bepalen. Een open deur, horen we u zeggen. “Dat is toch logisch, dat doen we altijd al!” Bij dit simpele lijstje met drie to-do dingen is dat zeker zo – maar wat als er tachtig belangrijke acties op uw lijstje staan? Voor veel inkoopmanagers is dat dichter bij de werkelijkheid. Terwijl uit een onderzoek blijkt dat de inkoopafdeling een steeds hogere fase in het inkoopontwikkelingsmodel bereikt.

Bepaal impact en risico
Zeker als er meer dan drie urgente acties op uw lijstje staan, is het zaak om deze te rubriceren op basis van de risico’s die zij betekenen, mocht er iets mis gaan. Daarvoor kennen we allerlei dreigingsmatrices, zoals de onderstaande.
In wezen gaat het om risico’s voor de continuïteit van de bedrijfsvoering.

Als u met deze blik naar uw dagelijkse lijstje kijkt, zult u wellicht andere keuzes maken over waar u uw kostbare tijd en energie insteekt. En minder druk ervaren. Door op basis van de juiste argumenten het juiste gewicht toe te kennen aan de te nemen acties, kan men efficiënter en effectiever werken. Steek energie vooral in het voorkomen van brandjes, in plaats van ze elke dag opnieuw te blussen. Want, zoals de bekende Amerikaans sportheld Peyton Manning het al formuleerde: “Pressure is something you feel when you don’t know what the hell you’re doing

Partner van Inkoperscafé

Wil je alles weten over je mogelijkheden als inkoper bij ?

Ontdek het nu!
Partner van Inkoperscafé

Wil je alles weten over je mogelijkheden als inkoper bij ?

Ontdek het nu!

Reacties (4)

17 augustus 2015 15:50 uur

Beste inkoop collega, Inderdaad, dit was in 1980 ook al aan de orde. Reden te meer om met de huidige technologie die we ter beschikking hebben, en de commerciële druk die we inmiddels allemaal voelen, hier wat aan te doen. Er is een duidelijke trend waarneembaar binnen het inkoop vakgebied waarbij de druk steeds meer ligt bij tactisch en strategisch. Door krappe budgetten betekent dit echter vaak dat er eerst operationeel geoptimaliseerd en gedigitaliseerd moet worden om hier resources voor vrij te maken.

17 augustus 2015 10:51 uur

Heel heldere weergave van de inkoop anno nu maar had ook even goed anno 1980 kunnen zijn. Mooi zoals je de vinger op het gevoelige plekje legt, echter van belang is hoe krijgen we die vinger van die plek af? Alles heeft te maken met welke imago we ( inkopers) hebben opgebouwd in de organisatie. Zijn wij slechts uitvoerders die alleen in problemen denken of strategische denkers die in oplossingen denken. Heel goed stuk mijn complimenten.

7 augustus 2015 08:44 uur

Helemaal mee eens

6 augustus 2015 16:05 uur

Sterke analyse, die chinese filosoof verdient een standbeeld! Als je druk bezig gaat met niets, dan ontstaat daar vaak toch ellende door, en dat kun je dan nog weer oplossen ook (en ben je in feite weer met dat "niets" bezig...). Gebeurd toch nog veel hoor, daarin zit de werkelijke efficiencyslag!

Partner van Inkoperscafé

Wil je alles weten over je mogelijkheden als inkoper bij ?

Ontdek het nu!
Sluiten

Inloggen

of met e-mailadres