Magnifying glass Close

Adblocker is geactiveerd!

Op deze website worden advertenties getoond. Van de advertenties wordt de redactie betaald. De redactie verzorgt het nieuws op deze website. Zonder advertenties geen nieuws. Zou je je adblocker daarom willen uitschakelen

Het contractrisicoprofiel als tool om falende ICT-dienstverlening te voorkomen

Falende ICT-dienstverlening is een molensteen om de nek van menig organisatie. Wilt u dit voorkomen? Dan is het zaak risico’s tijdig te signaleren en indien nodig beheersmaatregelen te treffen. De inkoopfase is het moment om hiermee te beginnen. Het contractrisicoprofiel is de tool die u hierbij helpt.

Het contractrisicoprofiel: de tool om risico’s te managen

ICT-dienstverlening kan grote impact op uw organisatie hebben. Zeker als de kwaliteit achterblijft of afspraken niet worden nagekomen. Faalt de leverancier? Dan kan dit uw organisatie ongekende schade berokkenen. Zeker bij grote projecten of dienstverlening die de core van uw business raakt.

Door het opstellen van een contract probeert u deze risico’s zoveel mogelijk in te perken. Daarvoor moet u ze echter wel eerst in kaart hebben gebracht. Dit doet u tijdens de inkoopfase. Een nuttig hulpmiddel hierbij is een zogenoemd contractrisicoprofiel zoals gehanteerd in de CATS CM methode voor contractmanagement.  

In dit profiel noteert u: 

  • de risico’s die aan het te sluiten contract verbonden zijn;
  • de zwaarte van deze potentiële risico’s; en,
  • de eventueel te treffen beheersmaatregelen.

Het contractrisicoprofiel brengt de pijnpunten van een nog te sluiten ICT-contract en bijbehorende dienstverlening in kaart en maakt duidelijk op welke wijze die gemanaged dienen te worden.

Welke potentiële risico’s zijn er?

Risico’s van ICT-contracten zijn wisselend en sterk afhankelijk van diverse factoren. Per te sluiten contract wordt dus een analyse van de mogelijke risico’s gemaakt.  Potentiële risico’s zijn onder meer:

  • type werk: is het een ingewikkeld project of een simpele klus die gedaan wordt?
  • doorlooptijd: betreft het bijvoorbeeld een outsourcingstraject van meerdere jaren of een detacheringsopdracht van een maand?
  • locaties: vindt het werk op één plek plaats of verspreid over meerdere vestigingen in meerdere steden en/of landen?
  • beschikbaarheid resources: zijn de mensen en middelen voor dit project daadwerkelijk (schriftelijk) vastgelegd en bevestigd?
  • inzet derde partijen: heeft u met één leverancier te maken of maakt deze gebruik van derde partijen voor de levering van producten, hosting of andere diensten?

In een contractrisicoprofiel worden per contract de mogelijke risico’s opgesomd. Daarna bepaalt u de zwaarte van de geformuleerde risico’s.

De zwaarte van de risico’s

In een contractrisicoprofiel krijgen risico’s een score mee om te bepalen hoe groot of klein het risico daadwerkelijk is. Ieder risico krijgt een cijfer van 1 t/m 5. Waarbij de waarde 1 niet of nauwelijks risicovol is en er bij een 5 sprake is van een onacceptabel hoog risico, waarbij direct ingrijpen met beheersmaatregelen noodzakelijk is.

U geeft deze scores op basis van eigen ervaringen en kundigheid. Daarmee krijgt u uiteraard een enigszins subjectieve versie van de werkelijkheid. Dit neemt echter niet weg dat het u direct inzicht geeft in risico’s die wellicht onaanvaardbaar zijn voor uw organisatie.

Als de risico’s dusdanig zwaar wegen, dan kan het reden zijn om het contract niet te sluiten. Een andere optie is om tijdig beheersmaatregelen te treffen. Hiermee bepaalt u vooraf op welke manier u deze risico’s in de inkoopfase en tijdens de looptijd van het contract managet. Het kan zinnig zijn om de beheersmaatregelen samen met uw collega van contractmanagement op te stellen. 

Uiteenlopende beheersmaatregelen

Beheersmaatregelen kunnen zeer uiteenlopend zijn van technisch tot juridisch en van financieel tot organisatorisch. Een aantal algemene voorbeelden:

  • monitoren en overleggen;
  • een plan van aanpak/verbeterplan vragen;
  • escaleren (een issue laten behandelen door personen op een hoger niveau in de hiërarchie);
  • laten onderzoeken (bepaalde expertise erbij betrekken zoals financieel, juridisch, technologisch);
  • een klacht neerleggen/in gebreke stellen met aanleg van een klachtendossier.

Naast de algemene beheersmaatregelen kunnen juist specifieke beheersmaatregelen op risicovolle onderdelen het verschil maken. Zo kunt u vaststellen dat er risico’s liggen rond de (scherpe of juist onduidelijke) scope, aansprakelijkheid of herhaaldelijke (mis)communicatie. Dergelijke constateringen kunnen aanleiding zijn om passende maatregelen te treffen, zoals het afsluiten van een verzekering of een juridische toetsing.

Partner van Inkoperscafé:
Partner van Inkoperscafé:

Reacties

Partner van Inkoperscafé:
Sluiten

Inloggen met

of met e-mailadres

Mis niets en ontvang gratis E-book!

Schrijf je nu in voor de wekelijkse nieuwsbrief. Ontvang het laatste inkoopnieuws automatisch in je mailbox en ontvang het e-book 'De 6 juridische topics bij de inkoop van IT'.