Magnifying glass Close

Adblocker is geactiveerd!

Op deze website worden advertenties getoond. Van de advertenties wordt de redactie betaald. De redactie verzorgt het nieuws op deze website. Zonder advertenties geen nieuws. Zou je je adblocker daarom willen uitschakelen

Haastige spoed, maar verzorg de verslaglegging ook goed!

In het vorige artikel gingen wij (Kim en Henk Jan) in gesprek met Eefje van der Hoorn over de ontwikkelingen in het zorglandschap. Tijdens ons gesprek had Eefje het over samenwerkingen in de zorg die door de situatie rondom de coronacrisis en het gezamenlijke belang (min of meer gedwongen maar wel gefaciliteerd) tot stand zijn gekomen. Daarbij stelde Eefje dat vooral het gemeenschappelijke belang een belangrijke basis vormt voor een succesvolle samenwerking.

Dat gemeenschappelijke belang in combinatie met de urgentie, zorgde er ook voor dat bestaande relaties tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers er anders uit kwamen te zien. Of dat in een kort tijdsbestek nieuwe samenwerkingen tot stand kwamen tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers. We zijn benieuwd wat het effect is van deze ontwikkelingen vanuit een juridisch perspectief en gaan in gesprek met onze collega Nino Lopulalan. Nino is als (aanbestedings)jurist werkzaam binnen Significant Synergy en werkt onder andere voor opdrachtgevers in het zorglandschap. Zo is hij betrokken bij projecten die direct gerelateerd zijn aan de bestrijding van de pandemie op nationaal niveau. Vanuit die functie schetst Nino enkele juridische dilemma’s waar inkopende organisaties tegenaan lopen.

Het dilemma tussen verlengen of hercontracteren
Nino geeft aan dat hij op dit moment regelmatig de vraag krijgt of het verstandig is te hercontracteren of dat lopende overeenkomsten juist verlengd mogen worden gezien de huidige situatie rondom het virus. Zo worden overeenkomsten voor sommige inkooppakketten verlengd, omdat inkopers eerst de focus leggen op zaken die direct raken aan zaken die zijn ontstaan door de coronacrisis. Los hiervan geeft Nino aan dat ook gehandeld wordt vanuit onzekerheid. Zo kan het nu nog onzeker zijn voor de opdrachtgever om te bepalen wat de omvang van de nieuwe overeenkomst gaat zijn of hoe de dienstverlening in het ‘nieuwe normaal’ eruit komt te zien. Ook is het aangaan van een samenwerking met een nieuwe opdrachtnemer onzeker, omdat het de vraag is of deze nieuwe opdrachtnemer de komende periode overeind zal blijven en of de kwaliteit van dienstverlening gegarandeerd kan worden. Een verlenging van een overeenkomst kan dus ook een impliciet signaal zijn dat wordt vertrouwd op de samenwerkingen met bestaande relaties.

Nino Lopulalan, Aanbestedingsjurist
bij Significant Synergy

Dossiervorming: belangrijk om in te gaan halen
Naast het dilemma van hercontracteren of verlengen, beschrijft Nino ook de enorme druk die op de inkoopfuncties van sommige organisaties is komen te liggen. Zo geeft hij aan dat opdrachtgevers bijzondere maatregelen moeten nemen, vanwege de situatie rondom het coronacirus, om bij te dragen aan bestrijding van deze pandemie. Denk daarbij aan het inkopen van persoonlijke beschermingsmiddelen voor zorgmedewerkers die acuut meer beschermingsmiddelen beschikbaar moeten hebben om hun werkzaamheden te kunnen blijven uitvoeren. Maar ook het versnellen van onderhoudswerkzaamheden om opdrachtnemers aan het werk te kunnen houden. Werkplekken worden nu minder gebruikt omdat medewerkers meer vanuit huis werken, dus eindelijk komt men er aan toe de werkplekken te renoveren zonder overlast voor het werkproces.

Een verlenging van een overeenkomst kan dus ook een impliciet signaal zijn dat wordt vertrouwd op de samenwerkingen met bestaande relaties.

Gezien de urgentie worden her en der afwijkende processen gevolgd. Daar waar de aanbestedingsregels van toepassing zijn, blijft ook nu gelden dat (aanbestedingsplichtige) opdrachtgevers de beginselen van het aanbestedingsrecht (gelijkheid, transparantie, proportionaliteit, non-discriminatie en objectiviteit) in acht moeten blijven nemen. In dergelijke situaties ziet Nino dat er gebruik wordt gemaakt van mogelijkheden om wegens dwingende spoed snel contracten te sluiten. Dit gebeurt ook in gevallen wanneer een afwijking van de aanbestedingsregels met een beroep op dwingende spoed wellicht niet voldoende onderbouwd kan worden. Nino benoemt het risico van een onvolledig of onvoldoende gemotiveerd dossier. Inkoopdossiers moeten wel opgesteld worden en alle relevante informatie bevatten om aan te kunnen tonen dat contracten rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het is natuurlijk fijn dat de werkplek snel gerenoveerd kan worden voordat medewerkers weer meer op de werkvloer komen. Maar dit levert juridisch niet dwingende spoed op waarmee gerechtvaardigd afgeweken kan worden van de aanbestedingsregels. De wens om snel tot een contract te komen, leidt er bovendien snel toe dat het opstellen van een degelijk inkoopdossier achterwege blijft. Daarmee is op korte termijn een probleem voorkomen, maar vormt zich mogelijk een probleem op de lange(re)termijn. Ga dus waar nodig nog achter een goede dossiervorming aan.

Korte termijn afspraken met lange termijn effecten?
De bijzondere maatregelen die organisaties moeten treffen leiden niet alleen tot onvolledige inkoopdossiers en beperkt vastgelegde contractuele afspraken, maar ook tot veranderende dienstverlening die wordt afgenomen. Niet alleen personeel van de opdrachtgever, maar ook medewerkers van opdrachtnemers stellen zich flexibel op en moeten, bijvoorbeeld, langer doorwerken. Nino zegt daarover: “Over het algemeen geldt dat als een opdracht kleiner uitvalt dan oorspronkelijk geraamd, het risico veelal voor de opdrachtnemer is. Echter, nu gebeurt in sectoren als de zorg het omgekeerde, waarbij meer van opdrachtnemers wordt gevraagd dan contractueel is overeengekomen.” In het gunstigste geval wordt van de opdrachtnemers geduld gevraagd om de financiële afwikkeling te verzorgen. Dit vergt een goede samenwerking en vraagt om wederzijds begrip: eerst samen de schouders eronder en later de financiën regelen.

Daarnaast stelt Nino dat de gehele maatschappij in het teken staat van het coronavirus en de bestrijding daarvan. Dit vraagt van de hele maatschappij een flexibele opstelling. Een van de gevolgen is dat werkzaamheden op afstand worden verricht. Deze situatie kan ertoe leiden dat sommige opdrachtnemers in juridische zin een wanprestatie leveren, ware het niet dat de uitbraak van het virus niet voorzien was én niet te wijten is aan opdrachtnemers. Zo kan er dus sprake zijn van overmacht waardoor de opdrachtnemer niet datgene kan leveren wat contractueel is vastgelegd. Daarbij komt dat veel contracten wel spelregels bevatten over hoe om te gaan met overmacht, maar bij het opstellen van dergelijke spelregels niet uitgegaan is van een pandemie met zulke verstrekkende gevolgen als die van het coronavirus. Het is dus goed denkbaar dat bestaande contracten tekort schieten en niet voldoende flexibiliteit kunnen bieden om zonder (juridische) problemen samen te blijven werken.

Flexibiliteit
In de praktijk zal vooral een beroep op redelijkheid en billijkheid gedaan moeten worden om de samenwerking tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers soepel te laten verlopen. Dit kan betekenen dat er afgeweken moet worden van contractuele afspraken. Nino voegt daaraan toe dat men afwijkingen schriftelijk dient vast te leggen om te voorkomen dat (mondelinge) afspraken een eigen leven gaan leiden en men de controle erover verliest. Hij noemt als voorbeeld de inhuur van een externe medewerker bij een GGD die normaal gesproken 24 uur per week werkt maar nu vanwege het coronavirus voorlopig 32 uur per week werkt in de vorm van langere diensten. Mondeling is overeengekomen dat dit voor de komende maand geldt, waarmee voor de GGD een financiële verplichting aangegaan wordt met een bepaalde omvang. Nu de pandemie langer aanhoudt dan vooraf verwacht blijft de medewerker stilzwijgend ook de tweede maand 32 uur per week werken. Immers, eerst samen de schouders eronder. Voor de GGD betekent dit dat de financiële verplichting nog verder uitgebreid wordt zonder dat de mondeling overeengekomen afwijking voor de eerste maand schriftelijk vastgelegd is en door beide partijen ook bewust verlengd wordt voor de tweede maand.

In de praktijk zal vooral een beroep op redelijkheid en billijkheid gedaan moeten worden om de samenwerking tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers soepel te laten verlopen.

Tot slot geeft Nino aan dat hij ziet dat veel opdrachtgevers twijfelend optreden en handelen in grote onzekerheid. Immers, niemand weet hoe lang de pandemie aanhoudt, wat dit betekent voor de omvang en kosten van dienstverlening en de inzet van mensen en middelen op allerlei fronten. Om die twijfel het hoofd te bieden, wordt gezocht naar flexibiliteit en continuïteit. Deze zoektocht naar flexibiliteit en continuïteit legt bloot hoeveel administratieve last er eigenlijk kan komen kijken bij het tot stand brengen van een samenwerking. Nu ontstaat het beeld dat er veel energie wordt gestoken in samenwerkingen en dat die samenwerkingen niet allemaal even flexibel zijn om in te kunnen spelen op de huidige situatie.

Dus waar voorheen gezocht werd naar manieren om zaken dicht te timmeren en strakke afspraken te maken, verwacht Nino in de toekomst een sterkere behoefte aan flexibiliteit en meer redelijkheid in de samenwerking en contracten die vooral gericht zijn op de wederzijdse doelen en belangen en minder op de details. Nino ziet dan ook het leerpunt dat contracten resultaatgerichter en flexibeler kunnen worden gemaakt en dat men niet bang hoeft te zijn dat een contract tekortschiet. Immers, men kan terugvallen op de wet om tot oplossingen te komen als het contract niet voorziet in passende spelregels om de samenwerkingen die onder druk staan toch soepel te laten verlopen.

Volgende week gaan Henk Jan en Kim in gesprek over de ontwikkelingen en eventuele veranderingen in het contract- en leveranciersmanagement waar zorgaanbieders en inkopende organisaties tegenaan lopen ten tijde van het coronavirus. 

Significant Synergy is Premium Partner van Inkoperscafe.nl

Partner van Inkoperscafé:
Partner van Inkoperscafé:

Reacties

Partner van Inkoperscafé:
Sluiten

Inloggen met

of met e-mailadres