Magnifying glass Close

Adblocker is geactiveerd!

Op deze website worden advertenties getoond. Van de advertenties wordt de redactie betaald. De redactie verzorgt het nieuws op deze website. Zonder advertenties geen nieuws. Zou je je adblocker daarom willen uitschakelen

“Efficiëntie, risicomanagement en besparing met contractmanagement”

“Contractmanagement is echt een hot topic geworden. Sinds een aantal jaar is er een grote stijging te zien in de hoeveelheid organisaties die zich hierop focussen. Ze zien de winst die je kunt behalen met het digitaliseren van het proces”, aldus Tineke van de Weerd van Easy Systems in gesprek met Inkoperscafe.nl.

“Contractmanagement wordt steeds vaker het onderwerp van gesprek. Er zijn meer contracten aanwezig in een organisatie dan vaak wordt gedacht. Ook zijn er doorgaans meerdere medewerkers bij betrokken en weet niet iedereen van elkaar wat er afgesloten en afgesproken is. Zodra je gaat inventariseren welke contracten er lopen, wat de einddata zijn en welke contracten al ongewenst verlengd zijn, dan kom je tot verrassende en soms schokkende uitkomsten. Organisaties kunnen veel risico’s managen en kosten besparen door contractmanagement goed te regelen.”

Wat is de status van digitalisering van contractmanagement?
“Hoewel de belangstelling groeit, blijkt uit een onderzoek van NEVI uit 2019 dat nog 36 procent van de respondenten Excel gebruikt voor de contracten en dat zeventien procent helemaal geen systeem heeft. Dat is een groot deel van de markt dat contractmanagement niet op orde heeft.”

Heeft ieder bedrijf dan zo’n contractmanagementsysteem nodig?
“Het is uiteraard niet erg als je geen systeem hebt als je maar weinig contracten te managen hebt. Maar vanaf zo’n vijftig contracten kan het al heel interessant zijn hier software voor in te richten. En wanneer dit echt grote aantallen worden, dan zijn er opeens allerlei risico’s als je contractmanagement niet goed geregeld hebt.

Organisaties realiseren zich vaak niet hoeveel contracten ze eigenlijk hebben. Je hebt mogelijk inkoopcontracten met leveranciers voor materialen, maar denk ook eens aan kantoorbenodigdheden, energie, afval, schoonmaak en bedrijfskleding. Ook op afdelingsniveau kun je kijken naar contracten. Binnen Easy Systems hebben we alleen voor marketing al zo’n tien contracten lopen. Het is makkelijk om hier het overzicht in te verliezen als je dit niet in een systeem zet.

Grofweg houden we aan dat het interessant wordt om contractmanagement te digitaliseren als:

  • de organisatie meer dan vijftig contracten heeft;
  • er meerdere mensen verantwoordelijk of betrokken zijn bij het contract; of
  • als je papierloos wilt ondernemen, je inzicht wilt in verplichtingen en je kansen ziet binnen contracten.

Slecht contractmanagement kan grote financiële risico’s met zich meebrengen. Een van de meest herkenbare voorbeelden is het vergeten op te zeggen van een contract. Zo vergat een softwaregigant een aantal jaar terug het huurcontract van zijn locatie in Amsterdam op tijd stop te zetten. Dit werd vervolgens automatisch met een aantal jaar verlengd. Een foutje van een paar miljoen euro.”

Met contractmanagement verklein je dus financiële risico’s. Wat komt er nog meer bij kijken?
“Contractmanagement omvat inderdaad risicomanagement, maar zorgt daarnaast ook voor efficiëntie en levert potentieel flinke besparingen op. Het draait vooral om inzicht en controle. Contractmanagement biedt veel mogelijkheden, van simpelweg centrale opslag tot complete contract lifecycle management. Maar onze ervaring is dat organisaties vaak de meeste winst halen uit de eerste automatiseringsslagen. Daarom adviseren wij ook altijd om klein te beginnen. Het digitaliseren en centraliseren van alle contracten leidt al tot enorme inzichten en besparingen. Het simpelweg, met één druk op de knop, oproepen van contracten en leveranciersafspraken en snel en makkelijk inzicht hebben in wie er voor welk contract verantwoordelijk is, is voor organisaties vaak al een flinke verbetering.

Daarnaast zorgt het proactief beheren en bewaken van contracten, door het instellen van automatische notificaties, ervoor dat er geen ongewenste en onnodige kosten meer gemaakt worden. Contracten worden dus niet meer automatisch verlengd of juist beëindigd, waardoor je het moment mist om opnieuw te onderhandelen over de voorwaarden. Maar denk ook eens aan het instellen van alerts op belangrijke contractafspraken met betrekking tot bijvoorbeeld inkoopkortingen. Zomaar een aantal voorbeelden van vrij basic functionaliteiten die organisaties veel inzicht, overzicht én controle brengen.

Contractmanagement draait vooral om inzicht en controle.

Tineke van de Weerd, Easy Systems

Een goed contractmanagementsysteem biedt ook de mogelijkheid om te koppelen met andere systemen in je organisatie. Denk aan een koppeling met het factuurverwerkingssysteem. Je hebt bijvoorbeeld een vast contract voor een jaar bij een afvalverwerker en krijgt iedere maand dezelfde factuur. Je kunt natuurlijk iedere maand controleren of de factuur klopt, deze goedkeuren en laten betalen. Maar je kunt het ook koppelen aan het contract. Het systeem checkt dan automatisch de binnenkomende facturen met het bijbehorende contract om te kijken of het klopt. Als dit het geval is, worden deze automatisch goedgekeurd en betaald.

Een ander voorbeeld is een koppeling met je inkoopsysteem. Hierdoor kun je bijvoorbeeld afdwingen dat er geen inkopen gedaan kunnen worden als er geen contract aan ten grondslag ligt. Of je kunt zien hoeveel van de waarde van een contract er al is afgenomen op basis van de inkooporders die hieraan gekoppeld zijn.”

Waar moet je op letten bij het kiezen van een contractmanagementsysteem?
“Bij het kiezen van een passende contractmanagementoplossing is er een vijftal vragen die handig zijn om jezelf vooraf te stellen:

  1. Inventariseer in de organisatie welke typen contracten je wilt automatiseren. Welke processen wil je verbeteren en waar heb je meer inzicht nodig? Je hebt namelijk oplossingen die zich specifiek richten op inkoopcontracten, verkoopcontracten, HR-contracten of een combinatie.
  2. Welke functionaliteiten heb je nodig? Je kunt gelijk een complex product kiezen, maar als je nu nog alles op papier of in Excel doet, dan is mijn ervaring dat het beter is om eerst de basis op te tuigen. Centraliseer en digitaliseer. Ga (nog) niet kijken naar een complete contract lifecycle-oplossing.
  3. Hoeveel gebruikers en contracten heb je? Ook op dit vlak bestaan er verschillen in de markt. Je kunt afrekenen per gebruiker of op basis van de hoeveelheid contracten. Andere partijen maken geen onderscheid en kiezen voor een ongelimiteerd aantal gebruikers én contracten.
  4. Kijk ook zeker naar de mogelijkheden om de contractmanagementsoftware te koppelen met je bestaande systemen. Dit kan een grote efficiëntieslag betekenen.
  5. En tot slot: de doorontwikkeling van de software. Heeft de leverancier een visie waar hij naartoe wil met het product? Zijn er regelmatig updates? Of blijft het product zoals het is. Is het dan toekomstbestendig? Daarnaast kan het praktisch zijn als de leverancier de software in eigen beheer heeft. Dit zorgt voor een flexibelere roadmap en sneller antwoord op je vragen en wensen.

Heb je dit in beeld? Kijk dan welke leveranciers voldoen aan jouw wensen en ga met ze in gesprek. En dan? Ja, dan moet je kiezen.”

U las zojuist één van onze affiliate artikelen.

Partner van Inkoperscafé:
Partner van Inkoperscafé:

Reacties

Partner van Inkoperscafé:
Sluiten

Inloggen met

of met e-mailadres

Mis niets en ontvang gratis E-book!

Schrijf je nu in voor de wekelijkse nieuwsbrief. Ontvang het laatste inkoopnieuws automatisch in je mailbox en ontvang het e-book 'De 6 juridische topics bij de inkoop van IT'.
close-link