Een verfrissend kader voor aanbesteden

Hoe groot is de kans dat een potentiële opdrachtnemer, die inschrijft op een aanbesteding, daadwerkelijk bij de aanbestedende dienst past? Bij aanbesteden ligt de focus tot op heden op het proces. De inkoopbehoefte wordt beschreven, maar de vraag wie het best bij de aanbestedende dienst past, wordt nauwelijks onderzocht. Met het steeds verdergaande streven naar partnership wordt het tijd dat daar meer aandacht aan wordt besteed.

Selectie van gegadigden

Uitsluitingsgronden zijn bij aanbesteden het hulpmiddel om niet integere bedrijven uit te kunnen sluiten van een eventuele samenwerking. Daarnaast helpen de minimumgeschiktheidseisen en selectiecriteria een keuze te maken uit zowel de hoeveelheid als de aard van de gegadigden. Uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en selectiecriteria lijken daarmee een prima manier om toekomstige opdrachtnemers te selecteren. Een manier die in ieder geval objectief, eenduidig en transparant is zoals de Aanbestedingswet dat voorschrijft. Beseffen aanbestedende diensten zich voldoende dat de omvang van de inschrijvende organisatie, referenties en cv’s niks zeggen over een eventuele klik? Offertes geven voornamelijk een antwoord op de vraag of de leverancier in staat is te leveren waar om wordt gevraagd. Zelfs de vraag waartoe de leverancier daadwerkelijk in staat is, blijft in de meeste aanbestedingen nog onbeantwoord.

Waartoe is de leverancier in staat?

De mate waarin deze vraag wordt beantwoord, wordt namelijk bepaald door de manier van specificeren. Een detailspecificatie draagt een oplossingsrichting aan, of schrijft hem voor. Daarmee wordt de kans dat duidelijk wordt waartoe de leverancier (nog meer) in staat is geminimaliseerd. Een meer probleemgerichte manier van specificeren geeft al een veel beter beeld. Toch blijven het bij aanbesteden voornamelijk rationele afwegingen op basis waarvan de keuze voor een toekomstige opdrachtnemer wordt gemaakt. Logisch omdat het vanuit het Aanbestedingsrecht een objectieve keuze moet zijn. Tegelijkertijd best gek wanneer we tegenwoordig, zo getuige ook de ontwikkelingen op het gebied van duurzaam inkopen, steeds vaker zoeken naar partnership.

Kenmerken van een constructieve samenwerking

Het is voor een prettige en constructieve samenwerking, of een verregaande samenwerking als partnership, cruciaal dat er een klik is. Er moet teamspirit zijn, waardoor zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer intrinsiek gemotiveerd werken aan dezelfde doelstelling. Doordat zij zich beide eigenaar van het probleem of de doelstelling voelen, voelt het als een gezamenlijke verantwoordelijkheid. De samenwerking is gebaseerd op wederzijds vertrouwen en respect. Beide partijen willen en kunnen elkaar, ondanks de verschillen in taken en deskundigheid, begrijpen. Dat betekent dat er open communicatie is, waarbij niet alleen informatie wordt gedeeld, maar ook gedachten worden uitgewisseld.

Meer dan alleen rationele afwegingen

Bij de zoektocht naar een samenwerkingspartner moeten veel meer afwegingen kunnen worden gemaakt dan alleen rationele, maar dat neigt bij aanbestedingen boven de drempelwaarden al snel naar subjectiviteit. Hoewel prestatiemeten en past performance bij onderhandse aanbestedingen wel de mogelijkheid bieden de relationele samenwerking te beoordelen, blijft dit tijdens of na de uitvoering van de opdracht en een extrinsieke motivator. Extrinsieke motivatie, die wordt ingegeven door de bonus (een hoge score en dus grotere kans op een nieuwe opdracht) of de malus (een dalende score en dus een kleinere kans op een nieuwe opdracht) die in het vooruitzicht ligt. Wanneer de opdrachtnemer zich in beginsel niet in jouw doestelling of cultuur kan vinden, blijft samenwerken een uitdaging. Want met een opdrachtnemer die andere zaken belangrijk vindt, of ‘een andere taal spreekt’, is de voedingsbodem voor onbegrip c.q. wantrouwen snel gelegd.

De intrinsieke motivatie van de inschrijver

Het is dus de kunst om als aanbestedende dienst al voor het sluiten van een contract duidelijkheid te krijgen over de intrinsieke motivatie van de inschrijvende partij. Wil de inschrijver samenwerken, of ligt de focus op het binnenhalen van de opdracht? Want wat heb je aan een opdrachtnemer die vooral een omzetdoelstelling heeft, terwijl jij eigenlijk op zoek bent naar een samenwerkingspartner die een bijdrage levert aan het realiseren van jouw organisatiedoelstellingen?

Durf andere vragen te stellen

Wanneer een aanbestedende dienst de juiste partner wil selecteren, vergt dat bewustwording. Bespreek met elkaar met welke marktpartijen je zou kunnen en willen samenwerken. Wat werkt wel en wat niet? Wat kenmerkt die organisatie(s)? Welke partijen passen bij onze bedrijfscultuur? Zodra een aanbestedende dienst zich daarvan bewust is, gaat het alleen nog over lef hebben; je moet andere vragen durven stellen in een aanbesteding. Vragen als: wat is de motivatie om in te schrijven op deze aanbesteding? Wat zijn de missie en de visie van potentiële opdrachtnemers? Aan welke strategie denken zij en welke organisatiedoelen streven zij hierbij na?

Werk aan de winkel dus in het zoeken naar teamspirit en de juiste opdrachtnemer! Wanneer je hier geen aandacht aan besteedt, is de kans op een verkeerde selectie groot. Voor de wetgever wordt het tijd om ook op dit vlak mee te bewegen en hier een verfrissend kader voor neer te leggen. Tot die tijd lossen wij inkopers dit wel op. Hoe moeilijk dit misschien ook lijkt; het zit hem in de vragen die je in de aanbesteding stelt. Om af te sluiten met een stukje NLP: dat is het verschil wat het verschil maakt.