Magnifying glass Close
Partner van Inkoperscafé

Inkopers overheid geven zichzelf 6,1

Inkopers bij de overheid kunnen nog veel besparen. Liefst 10 miljard, zo denken ze zelf. Dit wijst nieuw onderzoek van DPA Supply Chain naar inkoop in het publiek domein uit.

Vorige week werd op Prinsjesdag nog maar eens verduidelijkt wat we allemaal al vermoedden: we moeten de broekriem, economisch gezien, nog wat strakker aantrekken. Ondertussen loopt het begrotingstekort nog wat verder op. Efficiënter inkopen is een wens die overal hoog op de agenda staat of zou moeten staan. Zo ook in de publieke sector. Jaarlijks is er ruim 57 miljard euro gemoeid met publieke inkoop. Belastinggeld waarvan iedereen verwacht dat we het zo optimaal mogelijk besteden.

BoPP
Op donderdag 10 september werd in Den Haag onder grote belangstelling het DPA Supply Chain onderzoek naar Best of Public Procurement (BoPP) gepresenteerd. In dit onderzoek houden inkopers uit de publieke sector zichzelf tegen het licht. Een 6,1 gaven de 145 respondenten als rapportcijfer aan de publieke inkoop als geheel. Er is veel verbeterpotentieel, want op een schaal van tien moet een 7,5 als rapportcijfer mogelijk zijn. Vooral in de eerste en laatste fase van het inkoopproces (voorbereiding en specificatie tegenover contractering en implementatie) kan de publieke inkoop nog een grote professionaliseringsslag maken. Tussen de verschillende sectoren zijn echter grote verschillen te bemerken.

Minister Maria van der Hoeven van Economische zaken schreef het voorwoord. ‘Op dit moment zullen zowel inkopers als bedrijven het met mij eens zijn dat er nog wel iets te verbeteren valt aan onze manier van werken’, merkte ze daarin op. Daar is Max Boodie, directeur van DPA Supply Chain en initiator van BoPP, het wel mee eens. Dat wil volgens hem echter niet zeggen dat publieke inkopers op een lager niveau acteren. ‘We hebben ook onderzoek gedaan in de private sector. Het is lastig te vergelijken, maar dan doet publieke inkoop het op punten toch beter dan de private inkoop.’

Specialisten
Een goede aanbestedingsplanning, meer kennis van een bepaalde leveranciersmarkt; er valt nog veel winst te halen. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan, want publieke inkoop beslaat een groot gebied. Boodie: ‘Inkoop bij de overheid varieert van brandweerauto’s tot laserguns voor de politie en ICT op de werkplek van de ambtenaar. Je hebt met veel verschillende leveranciers te maken.’

Het is belangrijk om te weten dat er niet één publiek domein is, zo vindt Boodie. ‘Brandweer, ziekenhuizen, provincies, waterschappen, ministeries… er is niet zoiets als hét publieke domein. Er is onderzoek gedaan naar verschillende deelgebieden en dat maakt dit onderzoek krachtig. Het contract- en leveranciersmanagement bijvoorbeeld. Dat is in sommige sectoren goed ontwikkeld en in andere sectoren minder.’ Hij bespeurt ook een zekere gevoeligheid in het publieke domein als het gaat om vergelijkingen met het private domein. ‘Het is niet verkeerd’, zo vindt hij, ‘zolang je maar de omgeving en context meeneemt. Het is old school om te vinden dat je die gebieden niet met elkaar mag vergelijken. Ik snap de gevoeligheid wel; het is makkelijk om ambtenaartje te plagen. Public sector bashing is echter niet verdiend.’

Opleidingsniveau
Het opleidingsniveau van inkopers in de publieke sector is hoog. Hoger zelfs dan in de private sector. Veel academici en HBO’ers zijn werkzaam bij overheidsinstanties. Ook is de beroepsgroep relatief jong en vaak nog niet zo lang werkzaam in een inkoopfunctie. Dit geeft veel potentieel. Boodie: ’78 procent van de respondenten geeft aan samen te weken met andere publieke organisaties. Prachtig toch dat dit gebeurd van onze belastingcenten? Zo leren ze van elkaars expertise. Ga dit met de BoPP-onderzoeksresultaten in de hand nog veel meer doen, zou ik zeggen.’

De respondenten kwamen uit op een bedrag van 10 miljard euro aan besparingspotentieel. Hoe is het onderzoek op dit bedrag gekomen? ‘We hebben gevraagd aan de respondenten: “als jullie de verbeterzaken die jullie zelf aangeven langs de meetlat leggen en die dan ook echt effectueren, wat is dan de besparingspotentie?” Ze gaven aan dat ze dan voor 17 procent zouden kunnen besparen. Er is vast iets te vinden van de door ons gehanteerde berekening, we hebben namelijk de resultaten van ons onderzoek geprojecteerd op de gehele overheid, maar methodisch is het verdedigbaar.’

Aanbesteden
Veel besparingen liggen in Fase 1 (voorbereiding en specificatie) en Fase 3 (contractering en implementatie), maar er is zeker ook heel wat te verbeteren in Fase 2 – de daadwerkelijke aanbesteding. Veel van de verbeteringen moeten in samenhang worden gezien. Bijvoorbeeld de verbeterpotentie als het gaat om de doorlooptijd van Europese aanbesteding. Een veel gehoorde klacht van leveranciers en interne klanten van inkoop is dat een Europese aanbesteding te lang duurt. Boodie: ‘In het onderzoek stellen we vast dat een aanbesteding afhankelijk van de complexiteit tussen 90 en 140 dagen duurt. Op papier hoeft het zelfs maar 54 tot 72 dagen te duren. Dat kan echter alleen als alles op orde is en er niet eerst “achterstallig onderhoud” nodig is. Het kan als je projectteam klaar staat, je de leveranciersmarkt kent, de behoefte is bepaald, enzovoort. Maar als je één keer in de vier, vijf jaar gaat aan besteden, dan ontbreekt vaak de parate kennis. Doe je het elke dag, dan heb je de kennis paraat en kan het sneller.’

Boodie: ‘Beter plannen samen met de interne klant en met begrip voor de leveranciersmarkt helpt ook. Een goede aanbestedingsplanning is van groot belang en zorgt voor professionele rust, rust die nodig is om dit complexe werk – want dat is het – goed uit te kunnen voeren. Maar (gelukkig) is niet alles te plannen, wel veel maar niet alles….’

Prinsjesdag
‘Zeker zo vlak na prinsjesdag is de verbeterpotentie die met BoPP wordt aangegeven iets om goed over na te denken’, merkt hij op. ‘Als je afdelingen zo ver krijgt dat het gaat leven, dat de samenwerking met leveranciers verder verbetert, dan is er een grote kans dat er op zijn minst een groot deel van die tien miljard besparing tot stand komt.’

Speciale aanbieding voor Inkopers-cafegasten
Vanaf 10 december is een pdf van het boekwerk met de onderzoeksresultaten gratis voor alle geïnteresseerden te downloaden vanaf de websites van DPA Supply Chain en de partners zoals Inkopers-cafe. Wilt u niet wachten en het boekwerk direct willen inzien dan is het boekwerk voor lezers van inkopers-cafe tegen het gereduceerde tarief van € 29,95 via de website van DPA Supply Chain beschikbaar.

Foto: DPA-directeur Max Boodie overhandigt eerste exemplaar van het BoPP-onderzoek aan Siep Eilander.

Partner van Inkoperscafé

Inkoopkalkoenen

Vraag een kalkoen wat met Thanksgiving Day op het menu staat. Hij zal je vertellen dat het dit jaar een lekker stukje haarwild is, of vis, of misschien iets vegetarisch. In ieder geval géén kalkoen. Logisch toch? Die kalkoen zou wel niet goed snik zijn als hij zichzelf ging aanprijzen. Letterlijk ten koste van zijn eigen kop. Terwijl het toch een eeuwenoude traditie is om een flinke kalkoen uit de oven op tafel te toveren. Die kalkoen zal desnoods met creatieve alternatieven komen, vertragingstechnieken toepassen, sabotage plegen of een lobby opzetten; zolang hìj maar niet de pan in hoeft. Kortom, voor een eerlijk antwoord: vraag het de kok, niet de kalkoen!

Ik kom regelmatig inkoopkalkoenen tegen. Mensen die hun zaakjes ogenschijnlijk, en naar eigen zeggen, goed op orde hebben en in hun organisatie redelijk functioneren. Inkopers, maar ook inkoopbazen, die door hun historische successen niet meer kritisch zijn op hun eigen resultaten. Ze hebben in hun inkoopleven al te veel veren in hun kont gestoken gekregen om objectief te kunnen oordelen over hun eigen inkoopprestaties. Als je bespaart in moeilijke tijden en de leveringen aan ‘de fabriek’ veilig stelt in goede tijden, dan wordt je altijd op handen gedragen. Zo iemand staat niet meer open voor ingrijpende veranderingen en reageert, heel logisch, als een kalkoen. Dan ga ik vaak naar hun bazen – de koks – voor een praatje. Ik merk dat zij het vaak ook wel prima vinden zoals het gaat. Raar toch? Alsof er maar twee scenario’s denkbaar zijn, met besparingen en leveringsbetrouwbaarheid als enige KPI’s.

Het lijkt erop dat de bazen van de inkoopbazen de volledige potentie van inkoop niet bevatten. Dat ze niet door hebben wat er mogelijk voor hun in het vat zit. Maar dat ze er wel klakkeloos vanuit gaan dat hun inkoopafdeling best in class is. Hoe kan dat nou? Is het onbewuste onbekwaamheid of struisvogelpolitiek?

Ik zou de vergelijking met ICT-afdelingen wel willen maken. Hoeveel organisaties hebben hun ICT nog helemaal in eigen hand? Niet zo heel veel meer. Wat bij ICT-dienstverlening tot kunst is verheven, is het periodiek benchmarken. Zowel bij inbestede als bij uitbestede situaties. Professionele bureaus als Gartner verdienen hier een goed belegde boterham mee. Kennelijk omdat men zich bewust is van de volledige potentiële toegevoegde waarde van ICT voor de primaire processen van organisaties. Er wordt veel werk gemaakt van deze waardemaximalisatie. Desnoods ten koste van de eigen ICT-dienst. Als een ander het beter, goedkoper of innovatiever kan, dan wordt er rücksichtslos uitbesteed. Dat vinden we inmiddels allemaal heel normaal, omdat we geen enkel concurrentievoordeel onbenut willen laten. Die ICT’ers komen niet meer weg met een mooi verhaal over één of ander succesvolle migratie om zo hun bestaansrecht aan te tonen. Dat zouden ze wel willen. Het tegendeel is waar. Ze moeten constant op de toppen van hun tenen lopen. De baas van hun baas heeft alweer een nieuw Gartner-rapport op z’n bureau liggen waarin staat dat ICT-leverancier X of Y het nog snellere, goedkopere en innovatievere kan. Dan wordt het lastig uitleggen waarom jij dat niveau nog niet hebt.

Die constante rat race waar ICT in zit, is natuurlijk behoorlijk onrustig. Maar het zorgt er wel voor dat zij die de wedstrijd het beste spelen, de concurrentieslag winnen. Is het, in dat licht bezien, dan niet raar dat de inkoopfunctie niet periodiek wordt gebenchmarkt met branchegenoten en professionele inkoopdienstverleners? En dat het uitbesteden van inkoop aan dat soort professionele inkoopdienstverleners niet permanent wordt (her)overwogen? Ik durf te beweren dat er in zowel het strategische, het tactische als het operationele inkoopproces, heel veel winst is te behalen als je je open stelt voor Procurement outsourcing. Dan heb ik het bijvoorbeeld over betere kennis van de leveranciersmarkt, snellere toegang tot innovaties, kleinere juridische risico’s, grotere contractcompliancy, scherper uitonderhandelde contracten, beter contract- en leveranciersmanagement, lagere kosten voor factuurafhandeling, kortere levertijden en minder voorraadkosten. En pas in de allerlaatste plaats over extra kortingen door volumebundeling.

Het zal niet makkelijk zijn voor ons als inkoopkalkoenen om deze toets aan te gaan. Maar goed, wat hebben we te verliezen? We kunnen er alleen beter van worden en daarmee de concurrentiepositie van onze organisatie verstevigen. Denk er eens over na als je weer een keer kalkoen eet. Misschien met Kerstmis?

Partner van Inkoperscafé

Crisis? Hoezo?

Overleven in crisistijd, hoe doe je dat? Zo nu en dan kom je verhalen tegen over de ‘witte raven’ van deze tijd. Wat is hun geheim? ‘Het is niet zo dat klanten naar ons toe komen rennen, maar we groeien wel.’

Zo is er Commerce-hub, een in Amsterdam gevestigd bedrijf met vijftien werknemers. Commerce-hub is een ontwikkelaar van software voor tactische inkoop en leveranciersmanagement. Dat het bedrijf de software in huis ontwikkelt, is voor directeur Arnaud Honée erg belangrijk. ‘Daardoor kunnen we snel schakelen en met gebruikers meegaan’, stelt hij. Ook biedt het bedrijf ondersteuning voor de software, in de vorm van training, een helpdesk en servicepakketten. Het digitaal aanvragen van offertes neemt een grote vlucht, zo ziet Honée. RFX-management, zoals hij het noemt (afgeleid van de term ‘Request For X’, waarbij ‘X’ staat voor het soort aanvraag). Het valt onder de grotere familie van e-sourcing. Software van Commerce-hub maakt onder meer gebruikt van waarderingsmodellen en scorekaarten om tot een gezamenlijke en onderbouwde beslissing te komen.

SaaS
Door de crisis laat Honée zich niet gek maken. ‘We ontwikkelen en investeren een jaar van tevoren. We hebben bijvoorbeeld geïnvesteerd in onze C-Vendor module.’ Een deel van de klanten is te vinden in de publieke sector, wat het bedrijf een solide afzetbasis geeft, maar dat is niet het hele verhaal. ‘Bedrijven zien onze module als een welkome aanvulling. Dat geldt voor klanten als het UWV, maar ook bijvoorbeeld het Inkopersverband Gooi- en Vechtstreek.’ Aantrekkelijk is de Software-as-a-Service (SaaS) benadering van Commerce-hub. Honée: ‘Veel softwareleveranciers van contractmanagement zijn gebaseerd op Client-Server oplossingen. SaaS is de opvolger en zit in het DNA van Commerce-hub. Dat maakt dat wij onderscheidend kunnen aanbieden.’
Commerce-hub zet in op leveranciersmanagement. ‘Nu zijn we druk met KPI’s, of Key Performance Indicators, waarbij je leveranciers scherp beoordeeld op basis van kengetallen en dat ook naar elkaar communiceert. Als de beschikbaarheid van een internetverbinding bijvoorbeeld zakt van 99 naar 98 procent dan hoeft dat nog niet het einde te zijn van een relatie, maar weet je allebei waaraan je moet werken. E-sourcing is het raamwerk, leveranciersmanagement is monitoren binnen dat raamwerk.’

Invloed crisis
Welke invloed heeft de crisis gehad? Honée ziet een effect dat twee kanten op werkt. ‘De investeringsbereidheid is minder, terwijl de aandacht voor inkoop groter is geworden. Het is moeilijker om producten te verkopen, dus het is logisch dat men nu naar de inkoop kijkt.’ Dat wil niet zeggen dat bedrijven blindelings investeren in hun inkooporganisatie. ‘Er is toch wel op veel plekken een inkoopstop. De afschrijving op bijvoorbeeld computers wordt een jaar opgerekt. Maar de inkoop is zeker een aandachtsgebied.’ Die aandacht helpt een organisatie als Commerce-hub zeker. ‘Maar toch is het niet zo dat klanten naar ons toe komen rennen. We groeien wel. Dat komt mede omdat we deels in de publieke sector zitten. Er is tijd om voor straks een goede basis te hebben. Het is dus geen zwart-wit-verhaal, maar grosso modo gaat het goed met ons. Het is niet zo dat we juist door de crisis accelereren.’
Ligt de sleutel bij het opzoeken van een niche in de markt als bedrijf? ‘Inkoop kent verschillende takken van sport. Wij zoeken daarin bewust een specialisatie op, namelijk tactische inkoop. We willen daar verdieping en intelligentie aan toevoegen. Grote software bedrijven kunnen misschien breder inzetten, maar onze capaciteit moeten we slim inzetten en  dus doen we het op onze manier.’ Innovatie is daarbij een belangrijk woord. Weten wat de klant doet en waarop de klant inzet en daarop vooruit willen lopen. Honée noemt KPI als daarvoor als voornaam voorbeeld. ‘We richten ons op de gebruiker, we zijn geen consultancybedrijf, maar richten ons puur op de ondersteuning van processen.’

Consultancy
Schoenmaker blijf bij je leest, lijkt het bedrijf daarmee te prediken. ‘Het is niet zo dat we geen dienstverlening bieden, maar de dienstverlening is op de software gericht. We zien veel bedrijven in deze branche de stap naar inkoopadvies maken, maar wij doen dat bewust niet. Het is een kleine stap, maar juist door die niet te nemen werken klanten graag met ons. Omdat we niet op de stoel van een ander gaan zitten, gaat het prettig.’

Partner van Inkoperscafé

Bemelmans: Bouwsector kan meer uit inkoop halen

Bouwbedrijven kunnen nog veel meer rendement uit hun inkoop halen. Een groep wetenschappers vormde samen met het bedrijfsleven een Amerikaans model om naar een instrument voor de Nederlandse bouwsector. ‘De volgende stap is om relaties met leveranciers te verbeteren.’

Voor ir. Jeroen Bemelmans, werkzaam bij de Universiteit Twente, maakt het allemaal onderdeel uit van zijn promotieonderzoek, waarvoor hij nog ruim twee jaar te gaan heeft. Samen met zijn collega dr. Hans Voordijk en de Tilburgse hoogleraar Inkoopmanagement Bart Vos nam hij negentien bouwbedrijven onder de loep in het kader van het programma Strategische Partnering en Inkoop in de Bouw (SPIN).

MSU-Bouwmodel
Voor dit benchmarkonderzoek, een gezamenlijk initiatief van PSIBouw, Universiteit Twente en Purspective (een dochteronderneming van de Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagment) werd uitgegaan van een Amerikaans model, dat de betrokkenen omvormden tot een voor de bouwsector bruikbaar instrument. Dit MSU-model (Michigan State University) werd in Nederland al gebruikt, maar nog niet in de bouw. Bemelmans: ‘Het MSU-model is een jaar of tien, vijftien geleden ontwikkeld. Het is daarna ook naar Nederland gekomen, onder meer door bedrijven als Philips. Het originele model is gericht op de maakindustrie. Een paar jaar geleden is het aangepast op bedrijven in de publieke sector, onder de naam MSU+. Nu zijn de belangrijkste facetten aangepast tot het MSU-Bouwmodel.’

Het MSU-Bouwmodel bestaat uit acht strategische en zes ondersteunende processen. ‘Met twee aannemers, vertegenwoordigers van de Universiteit Twente en Purspective hebben we de aanpassingen gedaan en het resultaat voorgelegd aan een klankbordgroep van vijftien vertegenwoordigers uit de bouwsector. Daarna zijn we met de audits voor de benchmark begonnen’, vertelt Bemelmans.

Projectmatigheid
Wat maakt de bouwsector zo anders? ‘Het belangrijkste verschil met andere sectoren is de projectmatigheid van de bouwsector. Het is een beetje zwart-wit, er zijn natuurlijk uitzonderingen, maar bijna alles gaat in projecten’, zegt de onderzoeker. ‘Dat komt via meerdere aanpassingen tot uiting in het model.’ Duidelijk is dat er nog veel te winnen valt met een meer proactieve houding van bouwbedrijven ten opzichte van hun leveranciers. ‘Bouwbedrijven zijn vaak heel specifiek in wat ze van hun leverancier verwachten, maar verzuimen die leverancier te vragen of dat ook werkelijk de beste optie is. Men handelt vooral reactief, wanneer er iets fout gaat bijvoorbeeld.’

SPIN moet direct voor een verlaging van de faalkosten zorgen en op de lange termijn voor een verbetering van de concurrentiepositie. Bemelmans; ‘Van elk bouwproject bestaat ongeveer tien procent van de kosten uit faalkosten. Dat varieert van gebroken afgeleverde ruiten tot miscommunicatie en het in zee gaan met een partij die de opdracht toch niet helemaal aan blijkt te kunnen. Dit alles valt onder kosten die voorkomen hadden kunnen worden.’

Reacties

De reacties vanuit het bedrijfsleven zijn tot dusver zeer positief. ‘De benchmarkfase is nu afgerond. We zijn nu in de tijd aangekomen dat bedrijven bezig zijn om het in de markt te zetten’, zegt Bemelmans. ‘Van de meeste van de 19 geauditeerde bouwbedrijven weet ik dat ze naar aanleiding van het onderzoek verbeteringen doorvoeren. Een aantal daarvan doen dat met studenten van de Universiteit Twente die bij hen afstuderen.’

Van veel bedrijven door heel Nederland zegt de onderzoeker positieve geluiden te hebben gehoord. Dit terwijl Bemelmans het model zelf zeker niet als wondermiddel zal betitelen. ‘Wat is de belangrijkste vernieuwing in dit model? Nou, het is niks nieuws. Maar het houdt bedrijven wel een spiegel voor. Bijvoorbeeld, sluit inkoopbeleid aan op het algemene beleid? Al die veertien processen behandelen verschillende onderwerpen. Human Resources, productgroepbeleid, enzovoort.’ De praktische handvatten ontstaan door het spreken van verschillende mensen door de lagen van een bedrijf heen en het daardoor zien van verbeterpunten. Er waren gesprekken met verschillende functionarissen. Met inkoopmanagers, waarbij Bemelmans en zijn collega’s de veertien processen van SPIN doorliepen, maar ook werd er met de directie naar de beleidsmatige kant gekeken, met de controller naar de interne processen en procedures en met projectleiders of werkvoorbereiders naar de operationele kant. Met gedetailleerde rapporten als resultaat en verschillende verbeteropties in de processen.

Tweede fase

Voor Bemelmans persoonlijk maakt SPIN een belangrijk deel uit van zijn promotieonderzoek. ‘De eerste fase van het onderzoek was om uit te vinden hoe de bouwsector ervoor staat. Deel twee is om relaties in de bouwsector te verbeteren.’ Het is nog te vroeg om over conclusies te spreken, zo vindt Bemelmans. ‘Het gaat nu echt om de vraag: hoe kun je ondernemers helpen hun relaties te verbeteren?’

Het uitbreiden van het onderzoek naar het buitenland, of het vergelijken van resultaten met andere landen lijkt de onderzoeker zeer interessant. ‘Eén audit is al in Engeland uitgevoerd, maar alleen is daar wetenschappelijk weinig over te zeggen. Het is immers maar één audit. Overigens werkte het daar wel.’ Wellicht dat een internationaal vergelijkingsonderzoek over inkoop in de bouwsector in de toekomst mogelijk zal zijn. Bemelmans is er zeker over te spreken, maar een vanzelfsprekendheid is het zeker niet. ‘Het is te hopen dat dit nog eens internationaal voort te zetten is, alleen hebben we er momenteel niet de mensen en middelen voor.’

Partner van Inkoperscafé

Professionele Inkopers op de golfbaan

“spirit geef je elkaar”

Golf, een sport die wereldwijd bekend staat om het hoge business gehalte waarbij het niet zozeer om het (golf)spel gaat maar waarbij vaak ook belangrijke informatie wordt uitgewisseld over de verdeling van inkoopbudgetten. Eigenlijk een plek waar de moderne professionele inkoper ook thuis hoort en die mogelijkheid word je nu geboden door InQuest. Vrijdag 25 september a.s. organiseert InQuest i.s.m. Free Golf Vlaardingen voor haar relaties een golfevent “Professionele inkopers op de Golfbaan 2009”. 

Aan Mark van Gaal, general manager van InQuest, de vraag waarom zij dit organiseren? Van Gaal:  “Belangrijkste voor ons is dat mensen vanuit het vakgebied elkaar ontmoeten om ervaringen uit te wisselen en om de “inkoopspirit” te versterken. Die spirit is noodzakelijk om de veranderende positie van Inkoop binnen organisaties inhoud te blijven geven. Helemaal in de markt van vandaag waar de druk op inkoop toeneemt. Daarbij liggen juist nu ook kansen om door te pakken in de ontwikkeling van de positie van Inkoop. Kansen die afhankelijk van het niveau en de “spirit” van de inkoopprofessional meer of minder succesvol zullen worden gepakt.”

“Als InQuest komen wij jaarlijks bij tientallen private en publieke organisaties over de vloer en praten daarbij over de ontwikkeling van inkoop, de ambities, bottlenecks en de weg naar resultaat. Of wij nou in de vorm van het uitvoeren van projecten of het leveren van de juiste professional samenwerken met organisaties, duidelijk is dat naast alle modellen het niveau en de “spirit” van de inkoopprofessional bepalend zijn voor het resultaat; “procurementsolutions by people”  Aan de andere kant spreken wij honderden inkoopprofessionals per jaar individueel, waarbij wij genoemde succesfactoren zien toenemen, maar ook merken dat er nog altijd lekkage is door de positie van Inkoop binnen de hiërarchie van een organisatie, onbegrip en met name het gebrek aan steun en de mogelijkheid tot reflectie binnen de organisatie.”

Dit maakt het des te belangrijker voor inkoopprofessionals om ervaringen en ambities uit te wisselen met mensen uit het vakgebied om elkaar sterker te maken in het krachtenspel waarin inkoop zich binnen de eigen organisatie vaak bevindt. De groei van Inkoop wordt gemaakt door mensen en daar richten wij ons dan ook op. Het golfevent is een ideale mogelijkheid om in een ontspannen omgeving met vakbroeders van gedachte te wisselen en ervaringen te delen.”

InQuest nodigt iedereen met een relatie tot het inkoopvak en met de juiste “spirit” van harte uit om zich aan te melden voor “Professionele inkopers op de golfbaan, 2009” . Kun je nog niet golfen dan wordt een clinic, onder professionele leiding, aangeboden en kun je je kunsten vertonen op de oefenbanen (6 holes). Heb je inmiddels GVB dan gaan we na het afslaan meteen de baan op (18 holes)! Uiteraard wordt deze dag afgesloten met een drie gangen diner.  Lees op de site van InQuest hoe je je kan aanmelden voor dit inkopersevent. Dit mag je niet missen! 

Klik hier voor meer informatie of om je direct aan te melden.

Ingezonden Mededeling: Inquest

Partner van Inkoperscafé

Genomineerden CPO Award bekend

De genomineerden voor de CPO Award 2009 zijn bekend gemaakt. Melanie Schultz van Haegen (Achmea Zorg), Annelies Soede (Gemeente Amsterdam) en Pieter Swart (Maxeda) maken kans op deze prestigieuze prijs. De CPO-Award wordt uitgereikt tijdens de CPO-dag die op 8 oktober wordt gehouden in het Spant! te Bussum.

De genomineerden zijn door de jury gekozen op basis van de longlist (waarvoor iedereen zijn/haar favoriete CPO van het jaar 2009 heeft kunnen opgeven), gekomen tot de drie genomineerden. De jury heeft hierbij gelet op aspecten als innovatie, besparingsvolume en positionering en bemensing van de inkooporganisatie.

Dagvoorzitter tijdens de CPO dag is Jort Kelder, hij zal alle kandidaten aan een kritisch vragenvuur onderwerpen. Dit nadat alle genomineerden een workshop hebben gegeven. Op basis van een juryoordeel en een stemming onder het publiek wordt de uiteindelijke winnaar van de CPO Award 2009 gekozen. 

Naast de uitreiking van de CPO Award treedt Hans Wijers, CEO van AkzoNobel op als key-note speaker. Ook wordt deze dag de Young Talent Award uitgereikt aan het meest belovende inkooptalent van het jaar.

Partner van Inkoperscafé

Bemiddelingsbureaus blij en verbaasd over kritiek

Het artikel over het onderzoek naar bemiddelingsbureaus, onlangs geplaatst op inkopers-café, riep de nodig reacties op. De kritiek werd over het algemeen gewaardeerd, maar niet altijd gedeeld.

Het artikel ‘Zelfstandige inkopers laken bemiddelingsbureaus’, verscheen enkele weken geleden op deze site. De leden van de LinkedIn-groep ‘Self Employed Purchasing Professionals’ (SEPP) hadden in een enquête hun ervaringen met bemiddelingsbureaus gedeeld. Initiatiefnemer Hans Schwarte ontving naar aanleiding van het artikel veel reacties van bemiddelingsbureaus. ‘De meeste pakten het erg professioneel op’, zegt hij. Bij het artikel beloofden we enkele reacties te plaatsen van de bemiddelingsbureaus. Geert Geertsema van Conducto, Peter Kamphuys van Inquest en Gert Baars van Alfa Delta Compendium waren graag bereid om te reageren.

Geert Geertsema, directeur en eigenaar van het in Ede gevestigde Conducto zegt de tendens te begrijpen. Is het einde van bemiddelingsbureaus in zicht? ‘Het zou kunnen. De tendens om er minder gebruik van te maken zat er dik in’, zegt hij. Geertsema: ‘Er zijn steeds meer zzp’ers  bij gekomen en steeds meer opdrachtgevers werken in direct verband met zzp’ers. Twee jaar geleden was dat ondenkbaar, er zat altijd wel een bureautje tussen. Nu gaat er meer rechtstreeks. Alleen de overheid werkt nog niet echt op deze manier, maar de tendens is wel degelijk zichtbaar.’

Denken over zijn bestaansrecht doet Geertsema wel, en hij probeert op de ontwikkelingen in te spelen. ‘Ik doe er concreet wel wat aan’, laat hij doorschemeren, ‘maar wat dat precies is zeg ik liever niet hier. Je moet geen slapende honden wakker maken. Ik denk na over hoe je zzp’ers beter over de bühne kunt brengen, hoe je het voor ze kunt faciliteren. Maar laten we reëel zijn, tussen nu en vijf jaar blijven bemiddelingsbureaus een voorname rol spelen. Zzp’ers denken ons minder nodig te gaan hebben, maar als ze veel opdrachten hebben en druk zijn, kunnen ze niet tegelijkertijd netwerken. Of ze zijn commercieel niet zo sterk. Dat moeten anderen dan voor ze doen.’

In de kritiek over de slechte communicatie vanuit bemiddelingsbureaus en vele personeelswisselingen waar dit mee te maken zou kunnen hebben herkent de directeur van Conducto wel wat. ‘Ik heb bij twee bureaus gewerkt voordat ik voor mezelf bij Conducto begon, dus ik kan daar over meepraten. Zo is deze wereld. Na een half jaar, of anderhalf, is de vogel gevlogen en sta je als zzp’er alleen nog maar in een database. Dan heb je geen persoonlijk contact meer en dat is super irritant.’

Opvallend aan de SEPP-enquête was dat de cijfers die respondenten uitdeelden weinig tot geen verband leken te hebben met het aantal verkregen opdrachten. Geertsema: ‘De zzp’er realiseert zich dat het altijd lang duurt voordat er een klus is, soms wel tot drie jaar. Er is een hoge mazzelfactor of alles wel matched: er moet een passende klus zijn, jij moet tijd hebben en het bureau moet je weten te vinden. Zzp’ers vinden dat niet erg, dus in die zin verbaasd het me niet. Klussen zijn overal. Belangrijk is dat je goed contact hebt.’

Peter Kamphuys, directeur van InQuest, is niet verbaasd over de uitkomst van het onderzoek. ‘Dit is al zo oud als de weg naar Rome’, reageert hij. ‘Zzp’ers zijn individualisten. Als men met elkaar praat heeft men ons niet nodig, maar als ze opdrachten nodig hebben staan ze op de bel te drukken. Dat is voor mij een open deur.’ De kritiek vindt hij desalniettemin ‘erg waardevol, ook al lopen de kritieken ver uiteen.’ Kamphuys: ‘Iemand die opdrachten krijgt geeft tienen, anderen die bijvoorbeeld net een opdracht mislopen en teleurgesteld zijn weer enen – niets menselijks is ons vreemd. Maar het zijn wel signalen.’

‘De perceptie van de toegevoegde waarde van de bureaus is zwaar onderbelicht gebleven in de enquête, vindt Kamphuys. ‘De vraag bijvoorbeeld naar de tevredenheid over de door de bureaus gehanteerde marge kan alleen juist ingeschat worden als je ook begrijpt wat een bureau daarvoor allemaal doet en wat de kosten zijn die dat met zich meebrengt. Dit was wel heel erg gefocust op “wat vind jij een redelijke marge, punt”. Ook de werkelijkheid rond gebrekkige communicatie, die zzp’ers zeggen te ervaren bij tal van bemiddelingsbureaus, ligt volgens hem een stuk genuanceerder. ‘Als een zzp’er op opdracht is hoor je hem maandenlang, soms zelfs een jaar lang niet. Als ze dan uit opdracht lopen en geen vervolgopdracht hebben, gaan ze klagen dat ze niet benaderd worden.’

‘Persoonlijk contact met zzp’ers onderhouden is moeilijk. Personeel dat deze contacten heeft opgebouwd is soms snel verdwenen, daar hebben wij ook last van gehad. Daarom zijn we nu naar een systeem gegaan waarin vast contact is ingebouwd. We hebben nu net de eerste cyclus van drie maanden doorlopen. We willen naar een trackrecord waarin we vaak kunnen schakelen, want het kan anders heel makkelijk zo zijn dat contacten snel verwateren.’

Ziet Kamphuys een toekomst zonder bemiddelingsbureaus? ‘Er is dat verhaal van bedrijven die zeggen direct met zzp’ers te werken, zonder tussenkomst van een bureau. Toch gaat het dan vaak om een herhalingsopdracht en is de zzp’er al bekend bij het bedrijf. Er is LinkedIn, waar allerlei initiatieven zijn, maar onze rol wordt niet kleiner. Wel zal het aantal bureaus kleiner worden. Verwacht ik een schifting? Ja, dat zeker.’

De doelstelling van de SEPP is Kamphuys niet duidelijk. ‘Sociale netwerken en een initiatief als SEPP zijn heel mooi, maar als je ze vraagt “wat is de doelstelling?”, dan staan ze elkaar allemaal aan te kijken. Ze presenteren zich als groep, maar mij is het onduidelijk wat de precieze bedoeling van SEPP is. Daar krijgen we geen concreet antwoord op. Begrijp me niet verkeerd: de discussie vind ik heel positief. Alleen vind ik de ondertoon van “wij vinden het oneerlijk dat de bureaumarges zo hoog liggen” heel erg aanmatigend. Het is opvallend dat de respondenten bij gemiddeld 7,3 bureaus ingeschreven staan. Over loyaliteit gesproken… Daarom vermoed ik ook een wat opportunistische gedachte onder de leden, van “als het me uitkomt gaan we bij SEPP hangen”’.

Opvallend was de reactie van Gert Baars, oprichter en algemeen directeur van Alfa Delta Compendium. Zijn bedrijf werd vaak genoemd door de respondenten in het onderzoek, maar ‘we zijn geen bemiddelingsbureau’, aldus Baars. ‘Vroeger hebben we dat wel gedaan, maar sinds twee jaar is onze strategie fundamenteel gewijzigd. Inmiddels is de verdeling bij ons tachtig procent advies en twintig procent detachering en capaciteitsvraagstukken.’

Opmerkingen als ‘popiejopiegedrag’, zoals in het onderzoek genoemd, vindt hij misplaatst. ‘Het is prachtig om het zo op te schrijven, maar het slaat als een tang op een varken. De vergelijking met andere bureaus gaat nergens over. We werken liever met eigen mensen. We steken veel geld in opleidingen en bouwen liever zelf kennis op dan dat we dat uitbesteden of inhuren. Andere partijen zullen van harte doorgaan als bemiddelingsbureau, maar wij kiezen voor onze eigen lijn.’

Partner van Inkoperscafé

Hans Ruiter naar Berenschot

Hans Ruiter (51) is begonnen bij de adviesgroep Procurement van Berenschot als Senior Managing Consultant. Daarvoor was hij directeur bij NEVI Inkoopacademie en Alfa Delta Compendium.

Hij zal zich met name richten op de strategische inbedding van inkoop in organisaties. Zo gaat hij de generieke kennis uit de Berenschot-onderzoeken rond o.a. "World Class Purchasing" en "Value Sourcing" verder uitbouwen in specifieke analyse-instrumenten. Daarbij is het uitgangspunt om de binnen Berenschot aanwezige kennis en ervaring rond organisaties, strategie en veranderingsmanagement te koppelen aan de kennis van strategische inkoop. Specifieke aandacht zal Hans Ruiter besteden aan inkoop binnen de publieke sector, in het bijzonder in de zorgsector.

© ANP 2009

Partner van Inkoperscafé

De concessieparadox

Onderhandelen en beïnvloeden zijn misschien wel de belangrijkste vaardigheden die inkopers in hun (professionele) leven nodig hebben. Toch gaat er nog veel fout. ‘Onderhandelingsconsultant en -trainer’ Heino Hovingh weet waarom.

Hovingh geeft vanuit zijn bedrijf Hovingh & Partners advies en trainingen aan onder meer vakmensen die werkzaam zijn in procurement. Een belangrijk aspect van het onderhandelen is het doen van concessies, weet Hovingh. Deze zijn in te plannen, maar er is een behoorlijk verschil tussen hoe de ervaren onderhandelaar dit doet en hoe de minder bedreven onderhandelaar het aanpakt. Laatstgenoemde kijkt naar de maximale concessie die hij (of zij) bereid is te maken. Hij richt zich op het reduceren van hun kosten. Hovingh: ‘De ervaren onderhandelaar daarentegen, weet hoe belangrijk het is om in te schatten hoeveel waarde welke soort concessie voor de tegenpartij vertegenwoordigd.’

Conflict

Hij geeft een voorbeeld: ‘Kijk eens naar een recent conflict tussen de Israëliërs en de Libanezen (de Israëlisch-Libanese oorlog in 2006, red.). Bij een ruil kregen de Israëliërs de lichamen van twee soldaten, wiens kidnapping door de Hezbollah het conflict had veroorzaakt. In ruil daarvoor kregen de Libanezen een gevangen genomen veroordeelde moordenaar, vier Hezbollah guerrilla’s plus de stoffelijke overblijfselen van bijna 200 militanten die al jarenlang begraven waren op een begraafplaats voor Israëlische vijanden. Op het eerste gezicht, vanuit een puur kwantitatief gezichtspunt gezien, lijkt dit een slechte ruil. Maar wat als we kijken naar de andere factoren die hier een rol speelden?’
Hovingh vervolgt zijn verhaal: ‘Waarschijnlijk was het ultieme belang van de Israëlische overheid, om soldaten en hun families het vertrouwen te geven dat er voor ze gezorgd zou worden mochten ze in Arabische handen vallen. Ook tijd speelde een rol, evenals de tanende geloofwaardigheid van minister-president Ehud Olmert, die resultaten moest laten zien.’

Bedrijfsleven
Natuurlijk is een bedrijfsmatige onderhandeling heel iets heel dan een oorlogssituatie. De consultant wil er maar mee aangeven dat je voor concessieplanning een strategische kijk nodig hebt. ‘Dit is juist de crux van het onderhandelen: dat er in de perceptie van beide partijen een goede ruil is’. Juist onder de oppervlakte borrelt er van alles waardoor een deal niet zakelijk vergelijkbaar hoeft te zijn. Hovingh: ‘Denk in de termen van een ijsberg. Allerlei behoeften boven de oppervlakte zijn meetbaar. Zeker in de inkoop. Prijs, voorwaarden, betalingstermijnen… terwijl je als je kijkt naar de redenen om een deal te maken die zich onder het oppervlak bevinden, je andere dingen tegenkomt. Ego’s, de angst om een baan te verliezen, nieuwe in een rol en punten moeten scoren, of gewoon iemand die naar huis wil om vijf uur.’
Het is essentieel om te snappen wat er onder de ijsberg zit, stelt Hovingh. ‘Je kunt er niet vanuit gaan dat het altijd hetzelfde is. De truc is om de twee kanten, onder en boven de oppervlakte, in beeld te brengen.’ Als je adresseert wat zich onder de oppervlakte bevindt, kun je een goede deal maken zonder veel concessies te doen. ‘De Libanezen lieten bewust de druk oplopen, want voor Olmert speelde onder de ijsberg een heel belangrijk belang: zijn positie en dat van zijn kabinet. Dat was van zoveel waarde, dat de Libanezen er veel voor terug konden krijgen.’

Communiceren
Hoe kom je in het bedrijfsleven achter de belangen die zich onder de oppervlakte afspelen? ‘Ten eerste kun je een coach zoeken of ontwikkelen die de andere partij en de spelers goed kent, die je kan uitleggen wat de positie van de andere partij is. Wie heeft welke invloed op het besluit? Wie kan “ja” zeggen wanneer de rest nee zegt? Maar ten tweede is het gewoon zelf vragen. Daar is gevoel voor nodig, je moet goed kunnen communiceren en de juiste vraagtechnieken toepassen.’ Het klinkt misschien ongeloofwaardig, maar Hovingh is rotsvast in zijn overtuiging. ‘Je kunt gewoon vragen: ”Wat is voor jou belangrijk? Als we dit doen, wat betekent dat voor de organisatie? Wat is het effect op je team? Als we dit zouden doen, wat betekent het voor jou persoonlijk?” Ga in een rustig tempo en met empathie van algemene vragen naar meer persoonlijke vragen. Als je dat goed doet, openen veel mensen zich en kom je veel te weten over mensen hun belangen en motieven.’

Empathie

Het sleutelwoord is ‘empathie’. Wat betekent het voor iemand persoonlijk? Hovingh: ‘Uit een vertrouwensband kun je veel leren. Ook door wat juist niet wordt gezegd. Je kunt neutraal beginnen en daarna naar persoonlijke dingen vragen.’ Daarnaast vindt hij dat inkopers verschillende onderhandelingstechnieken te weinig toepassen. ‘Hoe stel je je op? Competitief of juist coöperatief? De meeste onderhandelaars kennen zo’n drie hoofd-onderhandelingsstijlen. De hele goede daarentegen, hebben er zeker acht. Herken je de verschillende stijlen en tactieken? Welke geeft voor deze onderhandeling het beste resultaat? Hoe counter je ze? Waartoe laat je jezelf verleiden?’

‘Rood’ en ‘blauw’

Toch kun je al veel doen vóórdat je in onderhandeling bent. Uit onderzoek door het wereldwijde netwerk van onderhandelaars ENS (Empowering Negotiate Succes. Website: www.negotiate.org ), dat actief is in 57 landen en waarbij Hovingh is aangesloten, bleek dat 87 procent van de resultaten al voor de daadwerkelijke onderhandelingen is behaald. Dingen die je in die preonderhandelingsfase kunt doen zijn het checken van behoeften, de opening voorbereiden, opties genereren (opties die niet zoveel kosten), concessies plannen, een agenda maken en pré-meetings houden. Hovingh: ‘En de omgeving beïnvloeden. Wat is het effect van tijd, stemming en plaats op het gewenste resultaat? Is het een formele of informele setting? Met welke mensen komt de andere partij? Wat voor tactieken en stijlen kunnen we verwachten? Wat kunnen we van eerdere onderhandelingen met deze partij leren? Als ze met alleen “rode” mensen komen, zet daar niet alleen “blauwe” mensen neer. Als de stijl rood, of agressief zal zijn, zorg voor één of meer competitief ingestelde onderhandelaars aan jouw kant om respect af te dwingen. Heb je met je team de opties en tactieken doorgesproken? Heb je geoefend? Kortom, er zijn allerlei dingen die je kunt beïnvloeden voordat je met elkaar aan tafel zit.’

Partner van Inkoperscafé

PEFC Zweden voldoet aan Nederlandse Inkoopcriteria

PEFC Zweden voldoet aan de Nederlandse Inkoopcriteria voor hout, zo oordeelt TPAC, de Toetsingscommissie Inkoop Hout. "Een mooi resultaat" stelt voorzitter Helias Udo de Haes, "met deze toetsing heeft de Commissie helderheid gegeven over het grootste deel van het gecertificeerde hout dat op de Nederlandse markt wordt aangeboden." Eerder oordeelde TPAC namelijk al dat het hout van de systemen FSC Internationaal, PEFC Duitsland en FFCS (PEFC Finland) voldoet aan de Nederlandse Inkoopcriteria. "De inkopers van de overheid kunnen nu echt werk gaan maken van Duurzaam Inkopen en de houtbranche op haar beurt weet ook waar ze op moet inzetten" aldus Udo de Haes.

Vooral de ecologische aspecten van het bosbeheer zijn heel goed gewaarborgd, zo is PEFC Zweden één van de weinige systemen die expliciet vereisen dat ten minste 5% van het productiebos apart gehouden wordt voor bescherming. In de praktijk is zelfs 10-15% van het PEFC bos beschermd omdat bos met een opbrengst van minder dan 1 m3 per ha bij wet beschermd is. Maar er zijn ook verbeterpunten voor PEFC Zweden aan te wijzen zoals op het gebied van inspraak en consultatie van de inheemse Sami bevolking.

Volgens Udo de Haes levert de toetsing echter ook inzichten op voor de eigen Inkoopcriteria. "TPAC vereist bijvoorbeeld dat door de bosbeheerder een managementplan openbaar wordt gemaakt. Voor kleine boseigenaren met maar een paar hectare, waar Zweden er enkele duizenden van heeft, stuit dit al gauw op praktische bezwaren. In Zweden wordt heel functioneel invulling gegeven aan dit criterium: kleine boseigenaren moeten voorafgaand aan de kap via een formulier onder andere kenbaar maken waar en wat ze willen kappen, welke beschermingsmaatregelen ze gaan nemen en waar de belangrijke beschermobjecten zich bevinden".

De toetsingscommissie verwacht ook binnenkort het toetsingsresultaat van PEFC België bekend te kunnen maken. En ook doorloopt op dit moment het eerste tropische systeem de toetsingsprocedure: voor het Maleisische MTCS werd afgelopen maand een stakeholder forum gehouden. Acht forumbijdragen ontving de Commissie in totaal. Mede dankzij dit commentaar kan de Commissie een weloverwogen beoordeling maken van het Maleisische certificatiesysteem.

Het laatste systeem dat zich in de procedure bevindt is PEFC Internationaal. Deze toetsingsprocedure zal worden afgerond zodra PEFC klaar is met de revisie van haar criteria, naar verwachting november dit jaar. Tijdens de startbijeenkomst van dit herzieningproces op 27 mei heeft de Commissie middels een presentatie aangegeven welke elementen naar haar mening moeten worden verbeterd.

Sluiten

Inloggen met

of met e-mailadres