Magnifying glass Close

Adblocker is geactiveerd!

Op deze website worden advertenties getoond. Van de advertenties wordt de redactie betaald. De redactie verzorgt het nieuws op deze website. Zonder advertenties geen nieuws. Zou je je adblocker daarom willen uitschakelen

Partner van Inkoperscafé:

Column: “To bid or not to bid, that’s the question…”

Hoe bruikbaar zijn onze traditionele, wetenschappelijk onderbouwde inkooptheorieën in coronatijd? Hoeveel belangrijker is leveranciersmanagement geworden? Alignement met ‘de business’; kritischer of juist niet? Er zijn nog geen actuele onderzoeken die hierop een antwoord geven. Maar je ziet aan alles dat de tijd voorbij is dat inkopers alleen vanuit hun eigen belang dachten. Je óók kunnen verplaatsen in de positie van de leverancier is nog nooit zo belangrijk geweest. Dirk-Jan Kamann was met zijn Inkoopkubus 20 jaar geleden zijn tijd ver vooruit (zie vanaf sheet 72). Met deze zienswijze zitten we op een kantelpunt in de inkoopgeschiedenis. Relatiemanagement, creativiteit, flexibiliteit, oplossingsgerichtheid en inlevingsvermogen zijn de belangrijkste competenties voor de future proof-inkoper. We schudden het introverte imago voorgoed van ons af door ons oprecht te verplaatsen in de business én in de leveranciers.

De corona-recessie grijpt flink in op onze leveranciers. Een deel van hun vraag valt (mogelijk blijvend) weg, zoals bij evenementencateraars. Winsten nemen af en de concurrentie om opdrachten wordt heviger. Ideale omstandigheden om te onderhandelen voor de inkoper 1.0. Echter, zorg ervoor dat je niet in het rechter rijtje belandt van de Covid-19 tracker! De huidige crisis uitbuiten in je eigen voordeel komt je terecht te staan op naming and shaming. Ga gewoon fatsoenlijk met je leveranciers om; zoals je zelf ook behandeld wilt worden. Een prachtig voorbeeld zag ik bij de provincie Groningen die de zwaarst gedupeerde regionale leveranciers (taxi, catering) compenseren om hun voorbestaan veilig te stellen (win-win).

Dat neemt niet weg dat je het belang van je broodheer blijft dienen, in het commerciële of maatschappelijke. Voor goede aanbiedingen zul je hard moeten werken. Gaan leveranciers in op jouw voorwaarden? Nemen ze uiteindelijk een positieve ‘bid or no bid’-beslissing’?

Onderzoek onder mijn collega’s levert een gepolariseerd beeld op. De belangstelling van leveranciers om juist nú in te schrijven op aanbestedingen verschilt erg per branche. Bij dienstverlening die de zwaarste corona-klappen krijgt, zien we een toenemende interesse om te offreren. Dit leidt echter ook tot een toename van het aantal onervaren inschrijvers met meer ‘beginnersvragen’ tijdens de vragenronde en veel procedurele fouten. Er zijn ook ondernemers die juist nu extra kritisch kijken naar de risico’s die de inkoper bij de opdrachtnemers neerlegt. Leveranciers zijn minder bereid om alle risico’s maar te accepteren. Zij willen zeker weten dat het contract op termijn niet in hun nadeel werkt. Ook zien we dat marges omhooggaan om de financiële buffers weer aan te vullen. Zowel opportunisme uit overlevingsdrang als risico-aversie voor een sustainable bedrijfsvoering dus.

Is het tijd de inkoopboeken definitief aan te passen of volstaat voorlopig een inlegvelletje? Benieuwd hoe de NEVI Research Commissie hierover denkt!

Partner van Inkoperscafé:

Column: FAQ Service Level Agreement - uw 9 vragen beantwoord

Tijdens de inkoop van IT-dienstverlening krijgt u gegarandeerd te maken met een Service Level Agreement (SLA). Dé manier om de kwaliteit van afgenomen diensten te waarborgen. Een SLA is echter een complex document. Daarom beantwoorden wij de negen meest gestelde vragen over SLA’s in de inkooppraktijk.

Q1: Wat is een Service Level Agreement?
Een SLA is een verdere uitwerking van het contract voor wat betreft de kwaliteit van de diensten die een leverancier levert aan zijn klant. Het is geen vervanging van de IT-overeenkomst, maar maakt er onderdeel van uit. SLA’s zien we vooral terug bij langdurige overeenkomsten en bij outsourcingcontracten.

Belangrijk in een SLA zijn de specifieke en kwantitatief opstelde kwaliteitsnormen. Denk aan een beschikbaarheidsgarantie van 97,8 procent. De kwaliteitsnormen gaan bijvoorbeeld over de beschikbaarheid, betrouwbaarheid en continuïteit van de afgenomen diensten.

Q2: Waarom een SLA inzetten?
Een SLA is een ideale communicatietool. Het middel voor gesprekken over behoeften, prioriteiten, zorgen en verwachtingen. Een SLA managet de verwachtingen van de afnemer en de leverancier en draagt bij aan de algehele tevredenheid over de onderlinge relatie en dienstverlening.

Q3: Welke inhoud bevat een Service Level Agreement?
Een goede SLA is altijd maatwerk. Er zijn echter wel onderwerpen te noemen die in de meeste Service Level Agreements geregeld zijn. Denk aan:

Q4: Wanneer is het verstandig een SLA te sluiten?
Bij voorkeur tegelijk met het bovenliggende contract. Dan heeft u als afnemer immers de beste onderhandelingspositie. In de praktijk zien we echter dat SLA’s ook gaandeweg worden opgesteld. Om een goede SLA te maken, is grondige kennis van de dienstverlening nodig. Die kennis ontbreekt vaak nog bij aanvang van het contract.

Het is ook mogelijk om SLA’s later op te stellen of deze in een later stadium verder aan te vullen. Doe dit bij voorkeur op een moment dat een leverancier hier ook baat bij heeft. Bijvoorbeeld bij een contractverlenging of uitbouw van de scope van de dienstverlening.

Q5: Wie heeft de regie over het opstellen van een SLA?
Ons devies? Wie de regie neemt, is beter af. Door zelf de bewoordingen te kiezen, kunt u de betekenis en reikwijdte van een SLA eenvoudiger doorgronden. Als u geconfronteerd wordt met tekst opgesteld door een andere partij ziet u soms de valkuilen niet. Daarmee loopt u meer risico.

Q6: Wel of geen boetes opnemen?
Om de kwaliteit van diensten te waarborgen en te verbeteren, is het raadzaam om incentives en/of boetes op te nemen. Deze zogenaamde contractuele boetes, moeten wel zodanig geformuleerd zijn dat ze leiden tot positieve veranderingen. Het moet geen dreigmechanisme zijn, want dit komt niet ten goede aan de onderlinge relatie. Er zijn ook andere mogelijkheden, zonder opgelegde boetes. Denk aan terugkerend overleg, evaluatie en bijstelling van afspraken.

Q7: Kan ik een Service Level Agreement zelf opstellen?
U kunt een SLA zelf opstellen, maar daar heeft u wel de nodige juridische kennis voor nodig. Een Service Level Agreement is maatwerk en er zitten nogal wat haken en ogen aan. U wilt bijvoorbeeld niet dat boetes in SLA’s een beperking vormen om daadwerkelijke schade te verhalen bij tekortschieten.

Houd er ook rekening mee dat een SLA niet op zichzelf staat. In de praktijk zien we geregeld dat een Service Level Agreement de bovenliggende overeenkomst verslechtert. Houd alle betrokken overeenkomsten dus scherp in het oog bij het opstellen van een SLA.

Q8: Hoe verhoudt een XLA zich tot een SLA?
Tegenwoordig komen we ook de Xperience Level Agreement (XLA) tegen. Waar SLA’s draaien om KPI’s en service levels, draait een XLA om de ervaring en tevredenheid van eindgebruikers. Dat de beschikbaarheidsgarantie 99,7 procent is, zegt bijvoorbeeld niets als die 0,3 procent precies valt in een voor de organisatie kritisch moment. Vandaar dus de XLA, die ervoor moet zorgen dat de leverancier redeneert vanuit de eindgebruiker van de klant.

In de praktijk wordt de XLA wel omarmd, maar vaak uitgewerkt in een mengvorm. Hierbij is de klassieke SLA ook nog herkenbaar. Het loslaten van de controle is voor veel organisaties nog net een stap te ver.

Q9: SLA gesloten, dus alles geregeld?
Een Service Level Agreement is geen statisch document, maar een proces. De gewenste service levels moeten ook bewaakt worden. Regelmatige evaluaties en rapportagemomenten zijn essentieel. Een duidelijke overlegstructuur tussen leverancier en afnemer vormt de basis om de onderlinge afspraken te bewaken en te actualiseren. Waak ervoor dat dit vervolgproces ook binnen uw organisatie wordt ingericht.

Partner van Inkoperscafé:

Column: de Corona-inkoopparadox

‘De wens is de vader van de gedachte’. In een crisis ziet iedereen wat hij er zelf graag in wil zien. Met mijn grote inkoophart kijk ik dus vooral vanuit dat perspectief. Niet dat alles bij mij alleen maar teruggebracht wordt tot inkoophandelen, maar alle huidige economische gevolgen zijn snel en makkelijk te koppelen aan inkoop en contractmanagement. NEVI denkt met een team van deskundigen na over de toekomst van inkoop. Dat is één van de maatschappelijke programma’s die gestart is in het pré-C tijdperk. We konden bij aanvang hiervan in 2019 niet voorzien dat die veranderingen zo snel urgent zouden worden.

Met één voet in het ‘nieuwe normaal’ denk ik met weemoed terug aan het ‘oude’. Ik weet dat een moment van reflectie helpt bij het dichten van de kloof tussen oud en nieuw. Wat gebeurde er en wat kun je daarom maar beter veranderen in het ‘post-C tijdperk’ We zitten op een keerpunt in de geschiedenis. Zeker ook op het gebied van inkoop en contractmanagement. Gedreven door winstbejag kozen we vaak de makkelijkste en goedkoopste weg, ten koste van veiligheid, milieu en maatschappij. Nu we de nare gevolgen hiervan ondervinden, komt het besef dat dit niet de beste weg is. Maar laten we eerlijk zijn: wisten we dit eigenlijk niet al vanuit ons gevoel?

Van de kredietcrisis uit 2008 leerden we dat organisaties schaalbaar moesten zijn. Dat ze moesten kunnen opschalen, maar vooral ook afschalen, waardoor een fors deel van je (personeels)kosten flexibel zou worden. Maar als je van gekkigheid niet meer weet hoe je opdrachten moet vervullen, dan maken vaste of variabele kosten je niets meer uit. De crisis ebde weg en we gingen over tot de orde van de dag. De krapte op de arbeidsmarkt had wel een flexibiliseringsslag tot gevolg, waar veel zzp’ers nu de wrange vruchten van plukken.

Mijn collega Vincent de Wolf belichtte in een artikel al vier hoofdaspecten waar je als inkoper en contractmanager in het post-C inkooptijdperk over na móet denken:

  1. Multiple sourcing: ontwikkel meerdere alternatieven;
  2. Local sourcing: maak toeleveringsketens korter;
  3. Word preferred customer van je kritieke leveranciers;
  4. Monitor je leveranciersbestand permanent en kritisch.

Het besef dringt bij mij door dat de focus van inkoop en contractmanagement niet ongewijzigd kán blijven. We moeten de noodzaak tot verandering doorléven om het langdurig te laten beklijven (te kunnen transformeren). De recessie waar we nu in duiken helpt daarbij. Maar een recessie geeft, paradoxaal genoeg, vanuit de top van de organisatie weer een druk op de kosten (vicieuze cirkel). Als we niet uitkijken raakt het maatschappelijk verantwoord inkopen, waar we de laatste jaren goed mee op weg waren, tijdens en direct na de crisis weer op een zijspoor. Terwijl de reflectie juist aantoont dat dit onverstandig is.

Hoe gaan we om met die spanning? Zijn we goed genoeg in contact met de business? Kunnen we op een maatschappelijk verantwoorde manier op ons ‘Pre-C ethisch kompas’ blijven varen of wordt inkoop speelbal van het post-C tijdperk? Food for thought

Partner van Inkoperscafé:

Column: Centraal categoriemanagement voor alle gemeenten…

…is een goed idee, kan veel opleveren, maar we gaan het toch niet doen. Dat is de conclusie van het afstudeeronderzoek dat Siraadj Bechan de afgelopen maanden uitvoerde.

Jammer? Ja, als belastingbetaler vind ik dat jammer. Met centraal georganiseerd categoriemanagement bedoelen we een ‘schil’ van categoriemanagement óver alle gemeenten heen. Deze werkwijze kent veel voordelen: kostenverlaging én verbetering van kwaliteit, duurzaamheid en innovatie. Ook leidt het tot effectiever contractmanagement, tot een hogere rechtmatigheid en meer efficiency. Met als eindresultaat verlaging van de benodigde inkoopcapaciteit en verbetering van de marktpositie. Value for taxpayers money in optima forma, zou je zeggen.

In zijn onderzoek voor de Haagse Hogeschool en AevesBenefit sprak Siraadj met medewerkers van vijftien kleine, middelgrote, grote, G4-gemeenten en gemeentelijke inkoopsamenwerkingsverbanden. Het overgrote deel stelt dat centraal georganiseerd categoriemanagement niet haalbaar is. Hiervoor geven zij een keur aan argumenten, zoals:

In 2008 introduceerde de Rijksoverheid centraal categoriemanagement. Dat ging zeker niet zonder slag of stoot. Een kleine groep mensen geloofde destijds in het concept en pakte de kans om de voordelen te benutten. Vooral ‘timing’ en het ‘pitchen van de juiste boodschap bij de juiste belanghebbenden’, zorgden voor groen licht voor de benodigde investeringen voor de implementatie. Een huzarenstukje dat de schatkist uiteindelijk jaarlijks twee miljard (zestien procent van de totale spend) bespaart. De kwaliteit en rechtmatigheid gingen omhoog en de professionaliteit van het opdrachtgeverschap en contractmanagement steeg. Evenals de onderlinge saamhorigheid tussen de departementen.

Bij categoriemanagement denk je vaak alleen aan het bundelen van volume (massa is kassa). Een andere, minstens zo belangrijke pijler is het bundelen van kennis (specialisatie en deskundigheid). Door een breed gedragen inkoopsegment-strategie profiteer je relatief snel van grote voordelen op verschillende vlakken. Waarom deze succesformule dan ook niet bij gemeenten toepassen? Er zijn er 355, waarvan 76% minder dan 50.000 inwoners heeft. Ze kopen allemaal hetzelfde in, in dezelfde verhoudingen nota bene. De gemeenten hebben samen voldoende volume (25 miljard spend) en ze kunnen allemaal de potentiële besparingen goed gebruiken voor bestaand of nieuw beleid.

Overigens houdt een aantal inkoopsamenwerkingsverbanden (doorgaans stichtingen) zich nu al succesvol bezig met gezamenlijke inkoop via categoriemanagement. Stichting Rijk en Stichting BIZOB hebben bijvoorbeeld in het klein bewezen dat het concept werkt.

De potentie is er dus, maar wat is er nodig om ook de haalbaarheid in de groene zone van de business case te krijgen, een goede crisis misschien?

Partner van Inkoperscafé:

Column: Invloed, te pakken of niet?

‘Ik meen het serieus. Je hoeft je echt geen zorgen te maken!’ verklaart een ventje van rond de 6 jaar overtuigend. Hij zet zijn woorden met allerlei gezichtsuitdrukkingen en gebaren kracht bij. Moeder blijft even stilstaan en kijkt hem semi-geërgerd aan. Enige tijd geleden, ving ik in het voorbijgaan dit gesprek op tussen moeder en kind. In het hele tafereel was één ding duidelijk, moeders ging dit niet winnen! En eerlijk, ik moest ook lachen.

Het mag hiermee gezegd worden dat invloed dus niet standaard met de oudste is of de slimste of die met status. Invloed kunnen uitoefenen gaat om een juiste balans tussen kerncompetenties, houding en gedrag en inzicht. Maar hoe dan?

Waarom zou je?
De afgelopen maanden ging het in de inkoopwereld veel over leveranciersmanagement 2.0, misschien zelfs 3.0. Wat mij hierin doorgaans verbaasde, was dat dit vooral over relatiemanagement ging, het erkennen van elkaars belangen en vertrouwen hebben in. En kennelijk maakt het nogal wat los binnen inkoop, want iedereen heeft het erover. Er worden zelfs nieuwe cursussen over aangeboden en lijkt het als een soort Epifanie rond te gaan. Aan de ene kant word ik er blij van, want dit is een goede ontwikkeling. Eentje die nodig is om te komen tot een betere inkopersvolwassenheid, beroepsmatig gezien. Daarmee tegelijk de teleurstelling aan de andere kant, want hoe kan het dat zoiets cruciaals in het inkoop-vak, nog altijd zo onderbelicht blijft? De crux is dat het klaarblijkelijk gaat om iets structureels, een patroon waarin men niet geneigd lijkt om te veranderen. Ik vind dit wel een bijzonder verschijnsel, want inkoop heeft vaak last van ‘dode paarden’, enorme ‘bierkaaien’ en allerlei andere ‘obstakels’ die moeten worden overwonnen. Dat stigma zouden we nu toch wel beu moeten zijn. Ik denk dat het echte succes hierin daarom begint bij inkoop zelf.

Noem één legitieme reden waarom niet.

Gewenst gedrag
Relaties zijn er in allerlei vormen en invloed speelt hierin vaker een rol dan dat je je beseft. In een kind – ouder relatie, als opdrachtnemer – opdrachtgever of door werkgever – werknemer. Al op het moment dat je via Whatsapp met je vrouw de dagelijkse logistieke planning van het gezin bespreekt of als inkoper met een leverancier over KPI’s in een leveringscontract, ben je aan het onderhandelen binnen een relatie. De mate van succesvol beïnvloeden, wordt hierin bepaald door een aantal factoren, zijnde: de reden waarom iemand zich ervoor wil inzetten, vertrouwen en het idee van mate van invloed hebben op de uitkomst. Dat klinkt goed hè!

Echter, het is de kunst om te zorgen dat alle betrokken partijen hierin continu het gewenste gedrag vertonen. Hiervoor moet dan wel een bepaalde inspanning geleverd worden. Niet alleen aan het begin, zoals bij de onderhandeling, maar gedurende de gehele duur van een relatie. Dit vraagt om consistentie, ‘know how’ van de materie en erkennen van ieders rol hierin. Want vertrouwen komt te voet en gaat te paard!

Dapper genoeg voor een roze bril?
Het helpt hierbij om je te verdiepen in de wereld van de mensen om je heen. Van diegene die een positieve bijdragen kunnen leveren aan het geheel. Zij moeten hier natuurlijk ook toe in staat gesteld worden. Door je te verdiepen in ieders opgave, het totale speelveld en de zaken waarvoor iemand verantwoordelijk kan worden gehouden, kan je de juiste vragen stellen. En rollen en taken correct verdelen zonder dat er onnodig meerdere kapiteins op een schip worden gezet. En aansluitend de verantwoordelijkheid daar ligt, waar die hoort. Simpel gezegd moet je dus vertrouwen hebben in de ander en dapper genoeg zijn om zaken op hun beloop te laten. Waarbij je ervan uitgaat dat met het bedachte systeem het gewenste resultaat behaald wordt. En zo niet, dat de geplande evaluatie ruimte geeft voor inzicht en ruimte om het juiste gesprek te voeren.

Laten we eerlijk wezen dat wie er al vechtend ‘instapt’, ook zo’n respons zal krijgen. Wat nooit de intentie of essentie mag zijn voor een relatie. Logischerwijs willen we allemaal hetzelfde, als je heel eerlijk bent.

Partner van Inkoperscafé:

Column: De kracht van communicatie

Sla er een willekeurige vacaturetekst op na waarin een inkoper wordt gezocht en je ziet naast de vakinhoudelijke vereisten al snel de gewenste competenties staan: klantgericht, samenwerkingsgericht, je hebt inlevingsvermogen, beschikt over adviesvaardigheden en je bent resultaatgericht. Eén ding hebben deze competenties allemaal gemeen: het draait om de communicatieve skills! Salesmedewerkers worden hier volop in getraind, waarom inkopers niet?

Bij communicatie heb je een zender, een boodschap en een ontvanger. Dat lijkt overzichtelijk, maar wanneer je je bewust bent van het feit dat iedereen een eigen wereldmodel, eigen ervaringen, waarden en overtuigingen heeft, wordt het al een stuk ingewikkelder. Hoe groot is de kans dat datgene dat wordt gezegd op dezelfde wijze wordt geïnterpreteerd? Het gaat te ver om het hele model hier te beschrijven, maar het NLP Communicatiemodel geeft het antwoord daarop wel. Het model laat ons zien dat iemand die iets ziet, leest of hoort dit op een bepaalde manier interpreteert. Wanneer ik bij een willekeurige training vraag naar het eerste wat in deelnemers opkomt bij het woord vakantie, lopen de antwoorden behoorlijk uiteen: van loslaten, relaxen, strand, zon en zwemmen tot aan safari, skiën, lezen of avontuur. Wanneer een “simpel” woord als vakantie al op zoveel verschillende manieren wordt geïnterpreteerd, begrijp je hoe snel er ruis op de communicatielijn ontstaat wanneer je het over vakinhoud gaat hebben.

Ruis kun je zoveel mogelijk voorkomen door na te denken over woordkeuze en begrippen die je met elkaar hanteert. Noem je een contract bijvoorbeeld een contract of een overeenkomst? Wanneer spreek je over inkopen, wanneer over aanbesteden? Eenduidigheid helpt, maar kijk altijd verder! Welke afspraak maak je als je het hebt over een ‘tijdige start van een aanbesteding’? Wat is tijdig, welke variabelen spelen daarbij een rol? Wat gaan we doen als we ‘de inkoop gaan optimaliseren’? Wil je echt weten wat de ander denkt, of welke afspraak je maakt? Laat jouw interpretatie dan los en stel vragen. Het soort vraag dat je stelt, is, bepalend voor het antwoord dat je krijgt. Een suggestieve vraag zou een gesprekspartner tenslotte ook al in een bepaalde (denk)richting kunnen sturen. Open vragen geven veel informatie en gesloten vragen helpen om te toetsen of wat je denkt te horen correct is. En dat zijn dan slechts een paar voorbeelden van het soort vragen dat je zou kunnen stellen…

Zorg er bij communicatie voor dat je de ander altijd écht begrijpt. Zeker in jouw veelzijdige rol als inkoper waarbij je dagelijks diverse in- en externe relaties onderhoudt. Durf uit de rol te stappen die zo vertrouwd is. Stop met zenden van jouw expertise en stel vragen. Want zeg nou zelf: hoe kun je klantgericht zijn zonder te weten wat jouw klant daadwerkelijk nodig heeft? Hoe kun je een goed advies geven zonder de vraag achter de vraag te kennen? Hoe kun je samenwerken wanneer de kans groot is dat je dingen beiden anders interpreteert? Resultaten behaal je pas wanneer je weet wat het doel is. De basis voor effectieve communicatie is weten wat de ander wil. Hier kom je achter door vanuit een open en nieuwsgierige houding vragen te stellen. Wees een OEN (Open Eerlijk en Nieuwsgierig) en gebruik om te beginnen eens LSD (Luisteren Samenvatten Doorvragen).

Kijk vooral ook naar verkopers! Zij beheersen de kunst van het vragen stellen als geen ander. Hoogste tijd voor ons inkopers om onszelf hier ook in te bekwamen!

Partner van Inkoperscafé:

Colum: Beroepskeuze? Inkoper!

Mijn zoon Gijs is 12, zit in groep 8 en wordt op het moment behoorlijk om zijn oren geslagen met Cito’s. Hij laat zich gelukkig niet meeslepen in de gekte. Gijs is de oudste thuis dus bekijken we voor het eerst de ‘grote scholen’. Er gaat een wereld voor ons open. Het lijkt erop dat we samen mét hem een keus maken. Iedereen blij.

Om tot die keus te komen vroeg ik hem al een paar keer: ‘Wat wil je later worden?’ Hij heeft géén idee! Echt, totaal niet. ‘Wat wilde jij op de lagere school dan worden?’ kreeg ik – terecht – als wedervraag. Kok! Mijn ouders hadden een restaurant, dus ik wist van kleins af aan dat ik kok wilde worden. De snelste route door de hotelschool en dan de zaak overnemen. Dat was heel lang mijn plan. Die onderwijsroute heb ik weliswaar afgelegd, maar een baan in de keuken is er nooit van gekomen. Ik raakte met het inkoopvirus besmet en daar kwam ik nooit meer vanaf. Zo kan het lopen. Herkenbaar?

Mijn ouders hebben me overigens nooit gepusht om de horeca in te gaan; dat wilde ik zelf. Ik denk echter niet dat ik mijn kinderen al spontaan met het inkoopvirus heb besmet. Aan de hand van een aansprekend voorbeeld legde ik uit wat papa doet. Ik koop, met het geld van een ander, bijvoorbeeld brandweerauto’s. ‘Kan de brandweer dat dan zelf niet?’. Oei, lastige vraag. ‘Ja, dat kunnen ze wel maar ze hebben er zelf niet altijd tijd voor.’ ‘En is inkopen een leuke baan?’ ‘Ja, jongen. De mooiste baan die er is!’ ‘Maar waarom ben je dan niet naar de inkoopschool gegaan toen je van de middelbare school af kwam?’ En toen zat ik klem. ‘Omdat er geen inkoopschool bestaat’’. Raar! Tegenwoordig zijn er gelukkig de hbo inkoop-minors die inkopers-in-de-dop afleveren. Die had je 25 jaar geleden helaas nog niet.

’Mijn zoon en ik hebben ook samen online een beroepskeuzetest gemaakt. Maar hoe ik het ook probeerde te manipuleren, er kwam bij mij nooit ‘inkoper’ uit. Toen ik via Google zocht naar wat het beroep inkoper dan precies in zou moeten houden, liep ik tegen een opmerkelijke ‘definitie’ in het Nationale beroepenregister aan:

“De Inkoper is verantwoordelijk voor het inkoopbeleid van een bedrijf. De inkoper bepaalt wat het bedrijf nodig heeft en zorgt er in contacten met leveranciers voor dat hij de best mogelijke deal krijgt.”

Daar heb je dus ook niet veel aan. Na het lezen hiervan zullen maar weinigen direct enthousiast denken: ‘Dat is mijn droombaan!’. Misschien een mooi marketingprojectje voor NEVI. Ik vrees dus dat de meesten de baan van inkoper ook in de toekomst nog steeds per ongeluk kiezen. Mocht Gijs interesse voor economie of recht ontwikkelen, dan zal ik het er nog eens met hem over hebben. Maar ik ga hem, net als mijn ouders, niet lopen pushen!

Partner van Inkoperscafé:

Aanbesteden in percelen

Het krantenbericht uit de Cobouw ging over Ellen van Loon, de architect van OMA die door de Tweede Kamer uit haar functie was gezet voor de renovatie van het Binnenhof. Over deze casus is genoeg geschreven. Interessant was een zin in het betreffende artikel waarin werd gesteld dat de bouwwerkzaamheden zouden worden aanbesteed in vijf percelen. Onduidelijk is, ik kan hier in ieder geval niets over vinden, hoe deze percelen worden ingedeeld.

De keuze voor aanbesteden in percelen kan plausibel zijn en wordt vaak toegepast om kosten te besparen. Regionale spreiding van percelen is logisch te verklaren omdat zodoende opdrachten behapbaar worden voor kleinere partijen (verbetering toegang voor het MKB!) en dat enige benchmark kan plaatsvinden tijdens de contractfase. Zo is het variabel onderhoud van de wegen in Zuid Nederland (Noord-Brabant en Limburg) in opdracht van Rijkswaterstaat, opgedeeld in drie percelen.

Een bouwproject van een gebouw (kantoor, wooncomplex) opdelen in percelen, heeft vaak financiële doelen. Door te splitsen wordt (getrachte te) voorkomen dat opslagen over opslagen worden gerekend. Elke ondernemer (aannemer) rekent naast de directe kosten ook indirecte kosten. Als een aannemer inschrijft als onderaannemer dan worden over zijn directe kosten en zijn opslagen ook de opslagen van de hoofdaannemer gerekend. Bij de betreffende opdrachtgever bestaat dan het gevoel bestaat dat opslagen “dubbel” worden betaald. Bijkomend nadeel is dat de opdrachtgever geen invloed heeft op de onderaannemer omdat de deze onderneming geen contractpartij is. Dit is immers alleen de hoofdaannemer.

Uiteraard is de besparing afhankelijk van de omvang van de percelen en percentages die worden gerekend voor de opslagen (hetgeen weer mede afhankelijk is van de marktontwikkelingen). Grosso Modo kan worden gesteld dat deze “aantoonbare” besparing enkele procenten is, ofwel een paar ton op een aannemingssom van tien miljoen. De term “aantoonbaar” heeft betrekking op de zichtbare kosten. Het is namelijk belangrijk om jezelf niet te snel rijk te rekenen:

Allereerst moet de opdrachtgever meerdere inkoop- of aanbestedingsprocedures doorlopen. Dit betekent meer kosten met daarbij het risico dat als een procedure voor een perceel mislukt dit direct impact heeft op de procedure van de andere percelen.

Als tijdens de contractfase een opdrachtnemer niet, of niet op tijd levert, kan/kunnen de andere opdrachtnemer(s) schade claimen bij de opdrachtgever. Tevens dient de opdrachtgever meer effort te stoppen in het contractmanagement omdat de percelen op elkaar afgestemd moeten worden. Deze kosten zijn niet direct zichtbaar en lastig vooraf in te schatten.

Afstemming tussen de percelen kan worden geregeld met een zo genoemde coördinatieovereenkomst, waarbij de “hoofdaannemer” geen opslagen over opslagen rekent, maar wel coördinatievergoeding krijgt. Het bekende voorbeeld in de bouw heet betrekking op het boren van gaten in de vloer inclusief het inmeten (perceel 1) en het aanbrengen van leidingwerk door het betreffende gat (perceel 2) en daarna het brandwerend afwerken van deze doorvoer (perceel 1 of 2). Wie draagt het risico voor de coördinatie? Daarbij geldt dat het sowieso de vraag is of de verschillende opdrachtnemers met elkaar kunnen samenwerken (het probleem van een “gedwongen huwelijk”). Veel aannemers werken immers liever met vaste onderaannemers waarmee de samenwerking is uitgekristalliseerd. Een efficiënter werkproces biedt ook voordelen. Andersom
geredeneerd, als een onderaannemer vooraf niet weet wie de hoofdaannemer wordt, kunnen vooraf de aanbiedingen niet op elkaar worden afgestemd en kan de toekomstige samenwerking een risico zijn voor de onderliggende partij.

Last, but not least, als een opdrachtgever – in voorgenoemde casus de Tweede Kamer – ook een diffuse besluitvorming kent (dit in combinatie met aanvullende eisen of een niet afgerond ontwerpproces), kan dat resulteren in wijzigingen van de betreffende aannemingsovereenkomst. Wijzingen die dan met meerdere contractpartijen moeten worden afgestemd. Geen eenvoudige opgave!

Het opsplitsen van een opdracht in percelen, uiteraard binnen de aanbestedingsrechtelijke restricties die hiervoor gelden, kan zinvol zijn en een kostenbesparing opleveren. Wel dient deze keuze bewust gemaakt te worden. De opdrachtgever trekt risico naar zich toe en er komen diverse kosten bij die op het eerste gezicht niet zichtbaar zijn. De daadwerkelijk gerealiseerde besparing kan wel eens kleiner zijn dan men vooraf zou verwachten.

Partner van Inkoperscafé:

Een nieuw contract; alleen nog even implementeren!

Ik zie het regelmatig gebeuren, eigenlijk vaker dan me lief is. Er wordt door een projectgroep iets bedacht, uitgeroepen tot de nieuwe waarheid en met een bepaalde samenwerkingsvorm in een contract gegoten. Nu alleen nog even implementeren! En daar gaat de mailing, met de boodschap over een nieuwe samenwerking en een link naar het contract. Veel succes!

(meer…)
Partner van Inkoperscafé:

Uw naam en logo als referentie? Regel de toestemming

Natuurlijk is een leverancier trots om u als klant te hebben. Dat wil hij graag groots van de daken schreeuwen door uw bedrijfsnaam en logo overal te tonen. Iets wat u liever niet ziet gebeuren. Aan de andere kant wilt u uit tevredenheid of goodwill af en toe best meewerken aan een referentieverzoek. In dit artikel vertel ik hoe u deze toestemming het beste kunt regelen in de inkoopfase.

Referenties zonder toestemming

Een leverancier heeft referenties nodig om nieuwe klanten te werven. Waarschijnlijk gebruikt uw eigen organisatie ook referenties voor dit doeleinde. Helaas vindt het gebruik van naam en logo soms plaats zonder dat hiervoor door de klant toestemming is verleend. Dit is in strijd met de intellectuele eigendomsrechten die u als klant heeft. Denk hierbij aan merkenrechten en auteursrechten. Mogelijk vormt het gebruik ook een schending van (overeengekomen) vertrouwelijkheids- of geheimhoudingsverplichting(en). Dit geldt zelfs als het gebruik met de beste bedoelingen of uit onwetendheid plaatsvindt. In dit soort gevallen kunt u het gebruik verbieden en zo nodig schadevergoeding vorderen.

Toestemming door de leverancier geregeld via het contract

In contracten en leveringsvoorwaarden van leveranciers tref ik regelmatig bedingen aan waarmee de klant op voorhand toestemming verleent om naam en logo te gebruiken voor commerciële uitingen. Bijvoorbeeld voor vermelding op de website, in offertes, bij aanbestedingen en in publicaties of presentaties. Soms gaat een dergelijk beding nog verder. Dan wordt ook bepaald dat de klant medewerking zal verlenen als referentie en dat bepaalde informatie over het project of de dienstverlening gebruikt mag worden. In dat kader wordt soms ook medewerking gevraagd middels interviews met en quotes van (tevreden) gebruikers van de klant.

Een drietal willekeurige voorbeelden van bepalingen die ik in contracten tegenkom, zijn de volgende:

  1. “Het is de Opdrachtnemer te allen tijde toegestaan te publiceren over de overeengekomen werkzaamheden, leveringen en diensten en de hierbij gebruikte of ontwikkelde methodes, werkwijzen e.d. te hergebruiken, mits daarbij de privacy van de Opdrachtgever gewaarborgd blijft of de Opdrachtgever hiervoor toestemming heeft gegeven.”
  2. “… behoudt zich het recht voor om de opdracht voor … te gebruiken als referentieproject in publicaties bij toekomstige aanbestedingen, zonder aankondiging.”
  3. “Opdrachtnemer is gerechtigd om na schriftelijke toestemming van Opdrachtgever de naam en het logo van Opdrachtgever of diens cliënten waaraan rechten op de Producten en Diensten zijn verleend op de website en/of een referentielijst van de Opdrachtnemer te plaatsen en deze aan derden ter informatie beschikbaar te stellen.”

Een groot nadeel van ieder van deze genoemde voorbeelden is dat u als klant weinig of geen zicht of grip heeft op de wijze waarop het gebruik zal plaatsvinden. U doet er dan ook goed aan om dergelijke bedingen of voorwaarden af te wijzen. Niemand zit te wachten op onbeperkte referentieverzoeken of het te pas en te onpas gebruik van logo en bedrijfsnaam. Hierbij bestaat ook nog eens de terechte vrees dat de (goede) naam nu of in de toekomst op ongepaste wijze wordt gebruikt.

Hoe regelt u als klant het referentiegebruik wel goed?

In voorkomende gevallen bent u wellicht wel geneigd om als referentie op te treden voor een leverancier. Zeker als u tevreden bent over het werk dat hij verricht. Dan rijst al snel de vraag hoe u de toestemming hiervoor wel goed regelt. Ik adviseer om hier afspraken over te maken in de inkoopfase, als het contract wordt opgesteld. Daarbij is het verstandig om het gebruik als referentie helder in te kaderen en onderhevig te maken aan toestemming die op ieder moment kan worden ingetrokken. Hoofdlijnen voor een beter werkbare regeling zijn dan als volgt:

  1. Gebruik van naam/logo (etc.) is niet toegestaan, tenzij…
  2. …op voorhand de betreffende uiting is voorgelegd aan de klant en toestemming voor die betreffende uiting wordt verleend.
  3. Leverancier zal ervoor waken dat het gebruik in alle gevallen voldoet aan eventuele nadere eisen die de klant zal stellen.
  4. De toestemming van de klant mag op ieder moment en met onmiddellijke ingang worden ingetrokken.

Op deze manier houdt u het heft in handen. U stelt de voorwaarden en geeft de leverancier geen kans om zomaar zonder toestemming uw naam en logo te gebruiken.

Sluiten

Inloggen met

of met e-mailadres