De kracht van communicatie

Sla er een willekeurige vacaturetekst op na waarin een inkoper wordt gezocht en je ziet naast de vakinhoudelijke vereisten al snel de gewenste competenties staan: klantgericht, samenwerkingsgericht, je hebt inlevingsvermogen, beschikt over adviesvaardigheden en je bent resultaatgericht. Eén ding hebben deze competenties allemaal gemeen: het draait om de communicatieve skills! Salesmedewerkers worden hier volop in getraind, waarom inkopers niet?

Bij communicatie heb je een zender, een boodschap en een ontvanger. Dat lijkt overzichtelijk, maar wanneer je je bewust bent van het feit dat iedereen een eigen wereldmodel, eigen ervaringen, waarden en overtuigingen heeft, wordt het al een stuk ingewikkelder. Hoe groot is de kans dat datgene dat wordt gezegd op dezelfde wijze wordt geïnterpreteerd? Het gaat te ver om het hele model hier te beschrijven, maar het NLP Communicatiemodel geeft het antwoord daarop wel. Het model laat ons zien dat iemand die iets ziet, leest of hoort dit op een bepaalde manier interpreteert. Wanneer ik bij een willekeurige training vraag naar het eerste wat in deelnemers opkomt bij het woord vakantie, lopen de antwoorden behoorlijk uiteen: van loslaten, relaxen, strand, zon en zwemmen tot aan safari, skiën, lezen of avontuur. Wanneer een “simpel” woord als vakantie al op zoveel verschillende manieren wordt geïnterpreteerd, begrijp je hoe snel er ruis op de communicatielijn ontstaat wanneer je het over vakinhoud gaat hebben.

Ruis kun je zoveel mogelijk voorkomen door na te denken over woordkeuze en begrippen die je met elkaar hanteert. Noem je een contract bijvoorbeeld een contract of een overeenkomst? Wanneer spreek je over inkopen, wanneer over aanbesteden? Eenduidigheid helpt, maar kijk altijd verder! Welke afspraak maak je als je het hebt over een ‘tijdige start van een aanbesteding’? Wat is tijdig, welke variabelen spelen daarbij een rol? Wat gaan we doen als we ‘de inkoop gaan optimaliseren’? Wil je echt weten wat de ander denkt, of welke afspraak je maakt? Laat jouw interpretatie dan los en stel vragen. Het soort vraag dat je stelt, is, bepalend voor het antwoord dat je krijgt. Een suggestieve vraag zou een gesprekspartner tenslotte ook al in een bepaalde (denk)richting kunnen sturen. Open vragen geven veel informatie en gesloten vragen helpen om te toetsen of wat je denkt te horen correct is. En dat zijn dan slechts een paar voorbeelden van het soort vragen dat je zou kunnen stellen…

Zorg er bij communicatie voor dat je de ander altijd écht begrijpt. Zeker in jouw veelzijdige rol als inkoper waarbij je dagelijks diverse in- en externe relaties onderhoudt. Durf uit de rol te stappen die zo vertrouwd is. Stop met zenden van jouw expertise en stel vragen. Want zeg nou zelf: hoe kun je klantgericht zijn zonder te weten wat jouw klant daadwerkelijk nodig heeft? Hoe kun je een goed advies geven zonder de vraag achter de vraag te kennen? Hoe kun je samenwerken wanneer de kans groot is dat je dingen beiden anders interpreteert? Resultaten behaal je pas wanneer je weet wat het doel is. De basis voor effectieve communicatie is weten wat de ander wil. Hier kom je achter door vanuit een open en nieuwsgierige houding vragen te stellen. Wees een OEN (Open Eerlijk en Nieuwsgierig) en gebruik om te beginnen eens LSD (Luisteren Samenvatten Doorvragen).

Kijk vooral ook naar verkopers! Zij beheersen de kunst van het vragen stellen als geen ander. Hoogste tijd voor ons inkopers om onszelf hier ook in te bekwamen!