De intentieovereenkomst: praktisch hulpmiddel tijdens de inkoop, maar niet zonder juridische haken en ogen

De intentieovereenkomst – ook bekend als Letter of Intent (LOI) – is een praktisch hulpmiddel in de fase vóór contractering. Hierin worden de intenties van beide partijen vastgelegd, die gebruikt kunnen worden in de onderhandelingen. Zeker bij grote transacties of complexere contracten biedt de Letter of Intent handvatten om in de onderhandelingen verdere voortgang te bereiken. De inhoud ervan vaststellen vraagt echter om de nodige zorgvuldigheid. Een verkeerde formulering kan ertoe leiden dat uw intentieovereenkomst toch bindende consequenties kan hebben die niet voorzien zijn. In deze column leest u het nut, de inhoud en belangrijke aandachtspunten van de Letter of Intent.

Wat is het nut van een intentieovereenkomst?

De Letter of Intent beoogt afspraken te maken die niet (formeel juridisch) bindend zijn. Een Letter of Intent bouwt een extra beslismoment in, alvorens het definitieve contract wordt opgesteld. Mits goed opgesteld, biedt een intentieovereenkomst de mogelijkheid om het onderhandelingsproces af te breken zonder dat er sprake is van contractbreuk of een verplichting om schadevergoeding te betalen. Een veilige escape dus.

Er zijn 3 belangrijke redenen om dit extra moment in de inkoopfase in te bouwen.

1. Voorwaarden stellen voor het sluiten van een overeenkomst

Wellicht wilt u pas in zee met een leverancier als deze zijn boeken heeft overlegd of de financiën bewezen op orde heeft. Of moeten er intern nog belangrijke keuzes worden gemaakt, voordat het contract wordt opgesteld die randvoorwaardelijk zijn. Als u de samenwerking pas wilt aangaan als er eerst aan bepaalde voorwaarden is voldaan, dan biedt de intentieovereenkomst u een veilige uitweg om toch stappen te maken in het formuleren van de voorwaarden indien het contract gesloten gaat worden.

2. Helderheid over de status van onderhandelingen

In het Nederlands recht wordt al snel gesproken van een overeenkomst. Deze kan immers ook mondeling overeengekomen worden. Door het sluiten van een goed opgestelde intentieovereenkomst laat u geen twijfel bestaan over de status van de onderhandelingen en de afspraken die worden gemaakt. Zo maakt u duidelijk dat er nog geen sprake is van afdwingbare verplichtingen.

3. Basis voor onderhandelingen

In een intentieverklaring legt u de basis voor onderhandelingen. U legt de hoofdlijnen van uw samenwerking vast en kunt hierin ook de uitkomst van eerdere onderhandelingen opnemen.

Belangrijke aandachtspunten bij het opstellen van een Letter of Intent

Het is belangrijk om te beseffen dat de juridische status van de intentieovereenkomst niet onomstreden is. Bij een geschil kan de Letter of Intent gezien worden als een bindend document, waarmee u niet vrijblijvend om kunt gaan. De titel van het document alleen is niet voldoende om aan te geven dat er hier geen sprake is van een contract. De inhoud van de Letter of Intent is bepalend.

Staan er onbedoeld bindende voorwaarden in het document en wilt u toch niet in zee gaan met de betreffende partij? Dan is het mogelijk dat de rechter besluit dat u verplichtingen moet nakomen of een schadevergoeding verschuldigd bent. Het is dus van het grootste belang dat een intentieovereenkomst op de juiste manier wordt opgesteld, zodat er geen twijfel over de juridische status kan bestaan.

Essentieel daarbij is de formulering van de bepalingen. Spreek niet in feiten, maar in wensen en intenties. Dus zeg niet dat u iets gaat afnemen, maar dat u de intentie heeft om iets af te nemen. Spreek niet over het aangaan van een samenwerkingsverband, maar over de wens om een samenwerkingsverband aan te gaan. Leg duidelijk vast dat niet beoogd is om bindende afspraken te maken. De formulering maakt het verschil tussen een bindende bepaling en een bepaling waar u zonder contractbreuk vanaf kunt.

Het is daarnaast verstandig om een bepaling op te nemen in de strekking van: “Uit het onverhoopt afbreken van de onderhandelingen zullen voor geen van de partijen verplichtingen voortvloeien.”

De inhoud van een intentieovereenkomst

In een Letter of Intent worden vaak verschillende onderwerpen behandeld. Daar zijn:

• Partijen: met wie hebben we te maken en welke functie en bevoegdheden hebben de betrokken personen. 
• Considerans: een korte achtergrondschets van de overeenkomst, waarin wordt vermeld wat de rol is van betrokken partijen en welke doelstellingen zij wensen te behalen.
• Doelstelling: hierin wordt vastgelegd wat de doelstelling van de partijen gezamenlijk is bij het sluiten van deze overeenkomst, oftewel the reason why.
• Uitgangspunten, rechten en verplichtingen: een uitwerking van de wijze waarop de doelstelling gehaald moet worden en welke rechten en plichten beide partijen daarbij hebben.
• Specifieke bepalingen: dit kunnen allerlei bepalingen zijn die relevant zijn voor de overeenkomst die partijen sluiten, van geheimhouding en communicatie tot kosten en besluitvorming.
• Looptijd en planning: een intentieovereenkomst kan het best ingekaderd worden door een specifieke looptijd met planning waarbinnen partijen besloten moeten hebben of ze samen verder of uit elkaar gaan.
• Ontbindende voorwaarden/beëindiging: een intentieovereenkomst heeft als doel om op elk moment zonder problemen ontbonden te kunnen worden. Toch kan het verstandig zijn bepaalde ontbindende voorwaarden op te nemen. Denk aan faillissement of surseance van betaling van een van de partijen. 
• Formele bepalingen: er zijn bepalingen die in elke overeenkomst terugkomen en ook in de Letter of Intent. Voorbeelden daarvan zijn: rechtskeuze, (verbod op) contractsovername en gewijzigde omstandigheden.

Op sommige punten juist wél bindend

Tot slot is van belang dat de Letter of Intent weliswaar beoogt niet bindende afspraken te maken, maar daarnaast in de regel ook onderwerpen zal (dienen te) bevatten die juist wèl erop gericht zijn om bindend te zijn. Denk dan alleen al aan geheimhouding. Partijen wisselen informatie uit die bedrijfs- of concurrentiegevoelig is.

Dat is een belangrijke reden om geheimhouding overeen te komen en dan uiteraard wel met de consequentie dat partijen elkaar daaraan kunnen houden. Zo zal uit de inhoud van de Letter of Intent dus zonneklaar moeten voortvloeien dat die verplichting bindend is.  Kortom de formulering van de Letter of Intent vergt grote zorg en aandacht.