De cirkel van Inkoopinvloed

Als inkoper word je getraind in het voorkomen van verspilling. In de publieke sector is het jouw taak om de rechtmatigheid te bewaken, terwijl je samen met de materiedeskundigen zoveel mogelijke waarde voor de organisatie toevoegt. Vandaag ga je inzien dat je met minder moeite hetzelfde doel kunt bereiken.

Stel je voor. Je bent inkoopadviseur binnen een publieke organisatie. Je wordt benaderd door een beleidsmedewerker met een adviesvraag over een lopend contract. Een contract dat tot stand is gekomen na het doorlopen van een Europese aanbestedingsprocedure. Men wil de opdracht zo aanpassen, dat hierdoor een wezenlijke wijziging ontstaat. Ondanks jouw advies dat er opnieuw zou moeten worden aanbesteed, kiest men bewust voor een andere optie.

Bovenstaande is zomaar een voorbeeld uit de praktijk van een overheidsinkoper. Je wijst op vigerende wet- en regelgeving, maar dat argument wordt ‘gewoon’ aan de kant geschoven. Deze handelswijze staat haaks staat op alles wat jij als publieksinkoper leert c.q. adviseert. Daar sta je dan met je rechtmatigheid, om nog maar te zwijgen van de eventuele afbreuk die het doet aan ‘goed opdrachtgeverschap’, vaak één van de doelstellingen uit het inkoopbeleid. In de praktijk zie je hier met name junior inkopers mee worstelen. Zij voelen zich niet serieus genomen en vragen zich af wat de betekenis van inkoop is voor de organisatie.

Wanneer twee werelden botsen, helpt de cirkel van invloed je relativeren. Dit model, dat door Stephen Covey is bedacht, bestaat uit twee cirkels: de cirkel van invloed en daaromheen de cirkel van betrokkenheid. Wanneer jij jezelf in het midden plaatst c.q. visualiseert, helpen beide cirkels je om je bewust te worden van zaken waar jij de meeste tijd en energie in steekt. Wanneer je dit vertaalt naar jouw dagelijkse inkoopadviespraktijk, ligt jouw advies in jouw cirkel van invloed. Focus je dus op de kwaliteit van het advies en de manier waarop je adviseert. Daarmee maak jij het verschil. Daarna verdwijnt het in jouw cirkel van betrokkenheid en is het aan de ander(en). Zij volgen het advies op, of negeren het. Vertrouw er maar op dat ook zij er op hun manier alles aan zullen doen om de schade voor de organisatie te beperken. In het geschetste voorbeeld zal dit gaan over politieke afbreukrisico’s, drijfveren of andere belangen die jij (nog) niet kent.

Botst de wereld waarin jij als inkoper acteert met die waar jij voor bent opgeleid? Besef je dan dat iedereen zijn eigen wereldmodel (NLP) heeft en dat belangen uit verschillende werelden soms nauwelijks bijeen kunnen worden gebracht. Maak niet de vergissing je te veel te richten op de cirkel van betrokkenheid. Daar verspil je energie. Laat los wat je niet kunt veranderen en richt alle aandacht op jouw cirkel van invloed. Weet je wat nou zo leuk is? Door je te richten op jouw cirkel van invloed, stel je je proactief op en wordt je eigen invloed steeds groter. Dit resulteert in een steeds grotere cirkel van invloed waardoor de cirkel van betrokkenheid als vanzelf wegsmelt.

Wat je ook doet, je hebt altijd een keuze en de oplossing ligt in jezelf. Je hoeft alleen maar anders te leren denken. Kies bewust en programmeer jezelf zo dat je je focust op onderdelen die jij wél kunt beïnvloeden: jouw cirkel van inkoopinvloed.