Magnifying glass Close

Amerikaanse inkopers zijn slimmer

Druk, druk, druk! Het loopt namelijk tegen het einde van het jaar. Tussen alle feestjes, kerstborrels en samenzijn met familie door moeten Nederlandse inkopers vaak als een dolle aan de slag. Want het gros van de (jaar)contracten loopt af per 1 januari 2018. Dus moet 90% van het werk van contractverlengingen of contract-beëindigingen in deze laatste maanden van het jaar gebeuren. De meeste Nederlandse bedrijven (lees: Nederlandse inkopers) kiezen er namelijk voor om kalenderjaren te gebruiken voor nieuwe contractverlengingen.

Dat is helemaal niet handig, want in november en december neemt je business partner allemaal belangrijke besluiten en legt hij de laatste hand aan de budgetten voor het nieuwe jaar. Je zet jezelf als inkoper buitenspel als je door alle drukte niet de tijd hebt om te doen waar het om draait: aan tafel zitten met de juiste mensen. Daar krijg je het volgende jaar last van. Je wordt niet op het juiste moment betrokken en daardoor mis je belangrijke informatie. Tot overmaat van ramp gaat niemand je pro-actief raadplegen. In plaats daarvan mag je op het laatste moment korting ‘regelen’ en het contract controleren. En de administratie doen. Gemiste kans dus.

Het is veel belangrijker om bezig te zijn met de vertaling van de besluiten en budgetten in een nieuw inkoopplan of categorieplan, dus in plannen en planningen voor het aankomend jaar. Wat ga je volgend jaar doen, voor wie en wanneer, dát moet de agenda zijn voor november en december! Zodat je in de overige maanden de uitvoering kunt doen. Contracten tegen het licht houden, RfP’s uitzetten en onderhandelingen voeren.

Onze praktische aard zit ons Nederlanders soms in de weg. De reden dat contracten in Nederland over het algemeen juist in december aflopen is namelijk een pragmatische. De meeste bedrijven hebben hun inkoop- en contractadministratie ofwel op papier, ofwel in Excel staan. En omdat het reuze moeilijk is om handmatig en per contract bij te houden wanneer het verlengd of opgezegd moet worden, hebben we daar een handige oplossing voor gevonden. We verlengen de contracten gewoon per kalenderjaar, dan kunnen we meteen die standaard 3% inflatiecorrectie de kop indrukken. Handig toch?

Onze Amerikaanse collega’s hebben het om twee redenen beter voor elkaar. Hun belastingjaar eindigt per 1 juli, dat haalt natuurlijk al veel druk van de ketel. Zij kunnen zich daarom helemaal richten op de plannenmakerij aan het einde van het jaar. Ze zitten aan tafel waar en wanneer het ijzer gesmeed wordt. Bij de beslissers dus. In december. Als wij licht overspannen met die contracten in de weer zijn. Maar dat is niet het enige wat ze slimmer doen. Zij zijn een echte sparringpartner bij het vaststellen van de budgetten voor het aankomende jaar. Zij hebben namelijk goed inzicht in de uitgaven van het lopende jaar, zien de trends in de markt en weten dus eerder van prijsontwikkelingen en of het realistisch is om op een budget te korten of niet.

Hoe ze dat voor elkaar krijgen? Ze hebben de juiste software aangeschaft: spend software die gekoppeld is aan facturen, contractmanagement die verder gaat dan contractopslag. En hier is echt veel te behalen. Neem automatische tijdslijnregistratie: je voert alle belangrijke data in, en daarna is het niet meer nodig om per kalenderjaar te verlengen. Dit kan per twaalf maanden. En wat nog beter werkt: triggers aan de spend meegeven, zodat bij het bereiken van bepaalde staffelkortingen een signaal afgaat. Conditiemanagement.

Dus kijk eens over de grenzen naar onze Amerikaanse vakbroeders en ga aan de slag met de zaken die er echt toe doen: met je inkoopteam de juiste automatisering inzetten. Zodat je écht van betekenis kunt zijn op het moment dat het ertoe doet. Namelijk bij de plannenmakerij. Bovendien scheelt het een hoop eindejaarsstress. Ontspannen aan het kerstdiner, wie wil dat niet?

Het loskomen van het kalenderjaar lijkt een hele operatie, maar dat hoeft het niet te zijn. Ik heb een vijfstappen-plan opgesteld (‘Relaxed het jaar uit’). Geef mij een seintje en ik stuur het toe.

Partner van Inkoperscafé
Partner van Inkoperscafé

Reacties (2)

16 december 2017 17:38 uur

los van het feit of het einde van het (boek)jaar nu op 30 juni of 31 december valt is de kern van het verhaal natuurlijk dat we het ons zelf moeilijk maken als alle contracten in de zelfde periode aflopen. lesson learned is dan ook het spreiden van de werkzaamheden en daarbij rekening houden wanneer we bij de budgethouders moeten aanschuiven om (pro)actief aan de interne onderhandelingen deel te kunnen nemen en ook meteen daarna het inkoopplan voor de komende periode vast te stellen welke uiteraard gericht is op de 'business'. ik vind het een geweldig plan.

13 december 2017 10:45 uur

Quote Hun belastingjaar eindigt per 1 juli, dat haalt natuurlijk al veel druk van de ketel. Zij kunnen zich daarom helemaal richten op de plannenmakerij aan het einde van het jaar. Unquote Aangezien het financiele boekjaar loopt van 1 july tot 30 juni lopen de plannen meestal ook over deze periode. Ik zie het voordeel niet

Partner van Inkoperscafé
Sluiten

Inloggen met

of met e-mailadres