Magnifying glass Close

Adblocker is geactiveerd!

Op deze website worden advertenties getoond. Van de advertenties wordt de redactie betaald. De redactie verzorgt het nieuws op deze website. Zonder advertenties geen nieuws. Zou je je adblocker daarom willen uitschakelen

Administratieve lastenverlaging als nieuwe inkooptrend

Ondermijning wordt doorgaans gekoppeld aan crimineel gedrag en criminele activiteiten. Maar het woord dekt een bredere lading dan dat. Het woord ondermijnen betekent in essentie namelijk het ‘aantasten van’ of ‘tornen aan’. Wat gaat over bewust dingen doen die niet positief bijdragen aan het grote geheel.

Administratieve lastenverlaging als nieuwe inkooptrend
Een keer in de zoveel tijd komt er iets voorbij dat wordt gepresenteerd als het nieuwe gouden ei, als een Epifanie, als innovatie. Als verbetering of verandering van de eeuw. Maar doorgaans is dit onzin, want het is gewoon een manier om te verbloemen dat er initieel niet goed is gekeken naar het proces en er stiekem al 3 keer eerder een verbeterproces of herstelactie op gezet is. Maar dat ook die gesneuveld zijn onder druk van degene die het primaire proces structureel ondermijnen. En dat terwijl er te allen tijde een zo efficiënt mogelijk proces of werkwijze nagestreefd moet worden. En het is alleen efficiënt als het zo is over de gehele supply chain bij alle betrokken belanghebbenden. Dus ook de ondersteunende processen bij de leveranciers en toeleveranciers.

Wie betaalt bepaalt, is 19e eeuws gewauwel
Wie betaalt is namelijk bovenal niet in staat om het zelf te doen. En dat is logisch, want anders zouden we allemaal hetzelfde doen. Dus schoenmaker blijf bij je leest, wat gewoon prima is! Maar het is geen reden om daarom te vinden dat u als opdrachtgever een andere onderneming dus kunt vertellen hoe zij hun administratieve en of primaire proces moeten inrichten. Of beter gezegd, moeten aanpassen aan hoe u het wilt. Om toch maar het idee te hebben dat u bepaalt. Of dat u als opdrachtgever het voor het zeggen heeft.

Er hoeft alleen maar goed gekeken te worden naar een slimme manier om de gaps te overbruggen. Slim is in deze dus werkbaar, uitvoerbaar en proportioneel.

Waarom zou de opdrachtnemer moeten veranderen?
Het is best wel zelfingenomen om te vinden dat een partij zich heeft te schikken naar de grillen van al haar opdrachtgevers. Of te stellen dat een ander niet weet hoe ze hun administratie moeten voeren. Terwijl het de opdrachtgevers zijn die een hoge mate van afhankelijkheid hebben in het kunnen borgen van de continuïteit van hún primaire proces. En maakt u zich geen illusie, natuurlijk moet u overeenstemming vinden en gezamenlijk investeren in de wederzijdse afhankelijkheden. Maar alleen over zaken die er toe doen en proportioneel zijn binnen de gecontracteerde opgave.

Zonnekoninggedrag werkt ondermijnend
Het is binnen deze nieuwe trend daarom als eerste van belang om te stoppen met ivoren toren gedrag. Als opdrachtgever draait het niet sec om uw onderneming of doelgroep. Ook de opdrachtgever is gewoon een radar in het grote geheel. En als u dingen doet of zaken vraagt die geen waardevolle data opleveren is het feitelijk ook niet nodig om daar moeilijk over te doen. Alles wat in een administratief proces wordt opgenomen moet positief bijdragen aan datamining en data value. En daarbij is in 9 van de 10 gevallen het ook nog zo dat een opdrachtgever überhaupt minder dan 30% zelf levert aan de eindgebruiker. Dus weet u eigenlijk wel waar u het precies over heeft? Wat er gebeurt als er iets misgaat waardoor de administratieve lasten te hoog zouden zijn?

Shit in is shit out
Hiermee gaat lastenverlaging dus ook over de processen van de leverancier. Als die door de wijze van uitvragen en contracteren meer moet investeren speciaal voor het uitvoeren van de opdracht, omdat er in nieuwe ict systemen moet worden geïnvesteerd en in opleiding, draaien de 1e 3 jaar puur om faalkosten en ligt waarschijnlijkheid van onnodig hoge foutmarge op de loer. So, not off with their heads, but your own! Wat uiteraard ook geld voor de eigen onderneming en bedrijfsvoering!

Het heeft alleen zin om in dit soort zaken te laten investeren als u er ook iets mee doet. Dat betekent dus een langdurige samenwerking en bereidheid om mee te denken over de werkelijk lasten en wat voor beoogde winst er is voor het verzamelen, bundelen en analyseren van de data. Zoals Purchase to Pay processen inrichten en kwaliteitsverbetering. Wat uiteraard leidt tot kostenoptimalisatie en innovatie.

Wat vooral te doen met administratieve lastenverlaging?
Ga gezamenlijk op zoek naar de marge om het betaalbaar en werkbaar te houden (ketenoptimalisatie). Zorg dat helder is wat de belangrijkste KPI’s zijn die bijdragen aan proces- en kwaliteitsverbetering. Hiermee moet dus met name gedacht worden aan wat voor data er nodig is om de continuïteit, de werkelijke impact en risicomanagement te kunnen borgen. Proportioneel en passend binnen het ingerichte contract- en leveranciersmanagement. Wat gaat over relatiemanagement, rapportagewensen, monitoringsmethodologie, uniformiteit, personeelsbeleid en niet persé over de opdrachtwaarde.

Borg de werkelijke meerwaarde
De opdrachtwaarde is namelijk doorgaans gebaseerd op wat een opdrachtgever vindt wat iets mag kosten en het aantal facturen dat hiervoor per jaar mag worden ingediend. Maar het is juist de kunst om zaken inzichtelijk te maken als dat iemand 5 keer per dag een handeling doet die overbodig of zelfs lasten verhogend werkt. Of een team dat structureel niet werkt volgens beleid en de vastgestelde bedrijfsprocessen. Of als er iets van een leverancier wordt gevraagd, wat geen toegevoegde waarde heeft op het eindresultaat. Als de eindgebruiker iets niet interessant vindt, waarom dan wel eisen dat er minimaal een 7,5 op gescoord moet worden? Terwijl een 6,5 meer dan prima zou zijn. Hiermee zet u de leverancier juist in zijn kracht, in plaats van die te belemmeren in het goede te doen.

Partner van Inkoperscafé:
Partner van Inkoperscafé:

Reacties

Partner van Inkoperscafé:
Sluiten

Inloggen met

of met e-mailadres

Mis niets en ontvang een gratis e-book!

Schrijf je nu in voor de wekelijkse nieuwsbrief. Zo krijg je het laatste inkoopnieuws automatisch in je mailbox en ontvang je het e-book 'ICT-contracten & contract-management: tips, trucs en juridische valkuilen.'