Magnifying glass Close

Aanbesteden in percelen

Het krantenbericht uit de Cobouw ging over Ellen van Loon, de architect van OMA die door de Tweede Kamer uit haar functie was gezet voor de renovatie van het Binnenhof. Over deze casus is genoeg geschreven. Interessant was een zin in het betreffende artikel waarin werd gesteld dat de bouwwerkzaamheden zouden worden aanbesteed in vijf percelen. Onduidelijk is, ik kan hier in ieder geval niets over vinden, hoe deze percelen worden ingedeeld.

De keuze voor aanbesteden in percelen kan plausibel zijn en wordt vaak toegepast om kosten te besparen. Regionale spreiding van percelen is logisch te verklaren omdat zodoende opdrachten behapbaar worden voor kleinere partijen (verbetering toegang voor het MKB!) en dat enige benchmark kan plaatsvinden tijdens de contractfase. Zo is het variabel onderhoud van de wegen in Zuid Nederland (Noord-Brabant en Limburg) in opdracht van Rijkswaterstaat, opgedeeld in drie percelen.

Een bouwproject van een gebouw (kantoor, wooncomplex) opdelen in percelen, heeft vaak financiële doelen. Door te splitsen wordt (getrachte te) voorkomen dat opslagen over opslagen worden gerekend. Elke ondernemer (aannemer) rekent naast de directe kosten ook indirecte kosten. Als een aannemer inschrijft als onderaannemer dan worden over zijn directe kosten en zijn opslagen ook de opslagen van de hoofdaannemer gerekend. Bij de betreffende opdrachtgever bestaat dan het gevoel bestaat dat opslagen “dubbel” worden betaald. Bijkomend nadeel is dat de opdrachtgever geen invloed heeft op de onderaannemer omdat de deze onderneming geen contractpartij is. Dit is immers alleen de hoofdaannemer.

Uiteraard is de besparing afhankelijk van de omvang van de percelen en percentages die worden gerekend voor de opslagen (hetgeen weer mede afhankelijk is van de marktontwikkelingen). Grosso Modo kan worden gesteld dat deze “aantoonbare” besparing enkele procenten is, ofwel een paar ton op een aannemingssom van tien miljoen. De term “aantoonbaar” heeft betrekking op de zichtbare kosten. Het is namelijk belangrijk om jezelf niet te snel rijk te rekenen:

Allereerst moet de opdrachtgever meerdere inkoop- of aanbestedingsprocedures doorlopen. Dit betekent meer kosten met daarbij het risico dat als een procedure voor een perceel mislukt dit direct impact heeft op de procedure van de andere percelen.

Als tijdens de contractfase een opdrachtnemer niet, of niet op tijd levert, kan/kunnen de andere opdrachtnemer(s) schade claimen bij de opdrachtgever. Tevens dient de opdrachtgever meer effort te stoppen in het contractmanagement omdat de percelen op elkaar afgestemd moeten worden. Deze kosten zijn niet direct zichtbaar en lastig vooraf in te schatten.

Afstemming tussen de percelen kan worden geregeld met een zo genoemde coördinatieovereenkomst, waarbij de “hoofdaannemer” geen opslagen over opslagen rekent, maar wel coördinatievergoeding krijgt. Het bekende voorbeeld in de bouw heet betrekking op het boren van gaten in de vloer inclusief het inmeten (perceel 1) en het aanbrengen van leidingwerk door het betreffende gat (perceel 2) en daarna het brandwerend afwerken van deze doorvoer (perceel 1 of 2). Wie draagt het risico voor de coördinatie? Daarbij geldt dat het sowieso de vraag is of de verschillende opdrachtnemers met elkaar kunnen samenwerken (het probleem van een “gedwongen huwelijk”). Veel aannemers werken immers liever met vaste onderaannemers waarmee de samenwerking is uitgekristalliseerd. Een efficiënter werkproces biedt ook voordelen. Andersom
geredeneerd, als een onderaannemer vooraf niet weet wie de hoofdaannemer wordt, kunnen vooraf de aanbiedingen niet op elkaar worden afgestemd en kan de toekomstige samenwerking een risico zijn voor de onderliggende partij.

Last, but not least, als een opdrachtgever – in voorgenoemde casus de Tweede Kamer – ook een diffuse besluitvorming kent (dit in combinatie met aanvullende eisen of een niet afgerond ontwerpproces), kan dat resulteren in wijzigingen van de betreffende aannemingsovereenkomst. Wijzingen die dan met meerdere contractpartijen moeten worden afgestemd. Geen eenvoudige opgave!

Het opsplitsen van een opdracht in percelen, uiteraard binnen de aanbestedingsrechtelijke restricties die hiervoor gelden, kan zinvol zijn en een kostenbesparing opleveren. Wel dient deze keuze bewust gemaakt te worden. De opdrachtgever trekt risico naar zich toe en er komen diverse kosten bij die op het eerste gezicht niet zichtbaar zijn. De daadwerkelijk gerealiseerde besparing kan wel eens kleiner zijn dan men vooraf zou verwachten.

Partner van Inkoperscafé
Partner van Inkoperscafé

Reacties

Partner van Inkoperscafé
Sluiten

Inloggen met

of met e-mailadres