Aan de inkoopadviseur: lees je even mee?

Op dinsdagmiddag rond 16:00 uur komt er een mail binnen. Het is zo een die je vaker ziet binnenkomen op de afdeling inkoop. Een collega uit de business, in dit geval een beleidsmedewerker, heeft overmorgen een deadline en heeft een korte vraag aan de inkoopadviseur. In de bijlage stuurt hij een twintig pagina’s tellend document mee met daarin een halve pagina over inkoop. Ik zal verder niet in detail treden over het onderwerp, maar het is een nieuw onderwerp voor inkoop. Het staat niet in de planning en er is niet eerder over gesproken. De vraag in de mail luidt: “Wil jij nog even meelezen en nagaan of er nog dingen zijn vanuit inkoop? Ik ben wat laat, maar dit moet a.s. donderdag naar het college.” Uit de tekst in de mail lijkt het een belangrijk document. De inkoopadviseur is zelf op woensdag vrij. Kort voor ze naar huis gaat, legt ze daarom haar overige werkzaamheden aan de kant. Ze helpt de collega dezelfde dag nog op weg.

Wat zou jij in dit geval doen? Ik zou vijftien jaar geleden als startend inkoopadviseur precies op dezelfde manier reageren. Mijn eigen werk met bijbehorende deadlines aan de kant leggen, en de ander op weg helpen zodat hij zijn deadline zou halen. Ik kon mijn andere werk altijd nog wel ergens op mijn vrije dag verder oppakken. Ik vond mijn werk leuk en ik zag het probleem niet. Dit gedrag veranderde bij mij nadat een wijs man(ager) mij het volgende leerde: ‘Soms is niets doen juist iets doen.’ Door op bewust gekozen momenten juist niet in de actiemodus te schieten, ontrafel je het probleem. Misschien heeft jouw collega het (te) druk, of is hij zelf (te) laat begonnen waardoor de druk nu bij jou wordt gelegd? Wat er ook op de achtergrond speelt; je maakt met niets doen iets duidelijk. Je draagt niet bij aan het in stand houden van het probleem; je doorbreekt er zelfs een patroon of psychologisch spel mee. Toen ik dit voor het eerst hoorde, begreep ik het rationeel gezien wel, maar voelde het absoluut niet goed om niets te doen. Ik was de adviseur en ze hadden mijn advies nodig. Ik wilde het niet op mijn geweten hebben dat ik de boel zou vertragen. Vanuit mijn verantwoordelijkheidsgevoel was er geen twijfel over mogelijk: ik moest aan de slag en ik loste het op. Dat sierde me en tegelijkertijd bekroop me, terwijl ik in de actie schoot, een onrustig gevoel.

Pas veel later werd ik me er bewust van dat de toon van mijn interne dialoog kritischer werd: ‘Waarom hoor ik dit nu pas? Zo kort voor het eind van de dag! En mijn andere werkzaamheden dan? Hij is te laat!’ Deze gedachten veroorzaakten onrust in mijn lijf en veranderden mijn interne dialoog steeds meer in klaagzang. ‘Waarom moet hier altijd alles op het laatste moment? Dit wisten ze al lang. Het is altijd diezelfde afdeling! Wat een gedoe. Ja hoor, inkoop lost het wel weer op.’ En terwijl ik in de actie schoot, vergat ik door te vragen… Wat was nu eigenlijk de concrete vraag aan mij?

Het toeval wil dat ik de coach ben van de inkoopadviseur in het geschetste voorbeeld. Ik merkte op dat ze onrustig werd en weet hoe groot haar verantwoordelijkheidsgevoel is. Ik heb haar gevraagd ‘uit de situatie te stappen’ zodat ze er van een afstand naar kon kijken en stelde een aantal vragen. Wat gebeurt hier eigenlijk? Wil jij zijn probleem oplossen? Wat is zijn motivatie om dit volledig onaangekondigd en zo kort voor zijn deadline te versturen? En welke urgentie speelt er eigenlijk rondom dit dossier? Wat had hij gedaan wanneer jij ‘out of office’ was geweest? Het zijn vragen die ingaan op de situatie. Tegelijkertijd wijs ik haar op de manier van communiceren. Zeker, er wordt er in de mail een vraag gesteld, maar welke vraag stelt die collega eigenlijk? Is hij op zoek naar suggesties ter verbetering van de inhoud? Wil hij laten toetsen of dit conform het inkoopbeleid is? Wat bedoelt de collega met ‘wil je even meelezen’? Oftewel: wat is de vraag achter de vraag?

Als je doet wat je deed, krijg je wat je kreeg. Je kunt, zelfs vanuit een helpende rol, een patroon in stand houden of doorbreken. NLP maakt je bewust van onbewuste processen; dat betekent dat je patronen in gedrag gaat opmerken en herkennen. Na ons gesprek stuurde mijn coachee een mail terug: ‘Het is nu dinsdagmiddag en morgen ben ik vrij. Zou je voor mij om te beginnen jouw vraag willen concretiseren? Dan weet ik waarbij ik je kan helpen. Donderdagochtend zal ik tijd voor je vrijmaken en bespreek ik dit graag met je.’. Zij legde hiermee de verantwoordelijkheid terug bij de collega die de vraag stelde en gaf een opening voor een gesprek waarin ze door kon vragen. Het gaf haar meteen een kans om feedback te geven over de gang van zaken. Dat zal deze collega in eerste instantie niet leuk vinden, maar eerlijkheid duurt het langst en duidelijkheid gaat het snelst. De kans is groot dat deze collega de afdeling inkoop voortaan vroegtijdig betrekt en concreet aangeeft waar hij advies over wenst of wat zijn vraag is. Op deze manier kon mijn coachee haar eigen werk weer plannen zonder zich in bochten te wringen. En als het nodig is, doet ze een volgende keer makkelijker eens bewust ‘niets’.