Magnifying glass Close

6 stappen om inkoop te verkopen

De inkoper, inkoopmanager of CPO, is iemand die zijn vak uitstekend verstaat. Hij weet wat hij moet doen en wanneer. De brug slaan tussen de interne klant en de externe leveranciers. Tegen de beste voorwaarden voor het bedrijf. Alleen… Nu wordt het tijd dat hij voor zijn eigen afdeling ook een investering gaat doen. Om de broodnodige verbeteringen door te voeren. Bijvoorbeeld door digitalisering van een aantal administratieve stappen. En dan wordt het best moeilijk, want hoe ‘verkoopt’ hij die behoefte van inkoop?

Stap 1: Ken uw doelgroep
Wie bepaalt of een investering doorgaat? Is er een apart investeringsteam die aanvragen beoordeeld? Wie zitten daarin? Als het om een behoorlijke investering gaat, zijn vaak de financieel directeur en de CEO betrokken. Wat zal hen aanspreken in deze investering? Zijn zij vernieuwend, of juist behoudend? Zijn zij geïnteresseerd in lagere (operationele) kosten, vrijmaken werkkapitaal, verhoging van de omzet of een grotere bijdrage in de winst? Kijken zij vaak met een marketing-blik, of met een innovatie-blik naar investeringen? Het is belangrijk om uw doelgroep te kennen om zo de voor hen belangrijke punten te kunnen aanstippen.

Stap 2: Maak een business case
De uitdrukking is: een plaatje zegt meer dan 1000 woorden. Wij wijzigden deze in: een grafiekje zegt meer dan 1000 woorden. Laat zien wat de impact is van uw investering op de cashflow ontwikkeling van het bedrijf. Wat de terugverdientijd gaat zijn. Waar u winsten, kansen ziet. Zowel kwantitatief als kwalitatief. Een inschatting van de kosten en van de opbrengsten. In kasuitgaven, dus zonder afschrijving. Maak 3 inschattingen, over meerdere jaren: voorzichtig, realistisch en optimistisch. En reken de inkomsten en uitgaven terug naar vandaag met een interne verdisconteringsvoet. Veel werk? Ja. Maar het betaalt zich terug. Want u krijgt zelf ook een veel beter beeld in uw eigen plannen.

Stap 3: Deel uw inzichten
U kent uw bedrijf. U weet wat belangrijk is binnen uw bedrijf. Maak een interne presentatie waarin u toelicht wat het proces is geweest. Wat was de aanleiding voor de verandering? Oftewel: de druppel die u en uw afdeling ertoe deed besluiten om juist nú actie te nemen. Uw doelgroep kent weliswaar uw afdeling, maar vaak niet zó in detail dat ze uw dagelijkse ergernissen kennen. Wat waren de criteria? Criteria waar uw afdeling blij van wordt. Criteria waar andere afdelingen blij van worden. Snellere doorlooptijd, minder fouten, minder administratief gedoe? Hoe heeft u dit meegenomen in uw (selectie)proces?

Stap 4: Denk Groots, maar Start Klein
Als we toch het bestelproces aanpakken, kunnen we ook meteen leveranciersmanagement aanpakken. En contractmanagement, sourcing en spend management. Binnen de gehele organisatie. Natuurlijk heeft u de grootste ambities.

Maar wees ook realistisch: een kleine investeringsaanvraag met grote kans van succes zorgt ervoor dat u snel stappen kunt maken en resultaten kunt laten zien. En dat u vertrouwen wint voor de volgende stap. Dus laat wel het grote plaatje zien, maar geef tegelijkertijd aan dat u snel aan de slag wilt met een eerste kleine stap. En richt u daarop in de investeringsaanvraag.

Stap 5: Wees duidelijk in wat u vraagt
Veel mooie interne investeringsaanvragen gaan uit als een nachtkaars. Is het aan uw doelgroep duidelijk wat u vraagt? Wat is de eerste vervolgstap? Bijvoorbeeld: uw bedrijf is toe aan een operationeel bestelsysteem. De eerste stap is uitvoeren van de selectie. De vervolgstap is het budget zekerstellen voor de implementatie. Of wilt u direct een carte blanche om de selectie te doen, het project uit te voeren en op te leveren?

Die carte blanche is in veel gevallen de wens, maar is alleen goedkeuring vragen voor de selectie veel haalbaarder. Omdat het investeringsteam graag een vinger aan de pols houdt. Of geef de twee opties: optie 1: een carte blanche. Optie 2: een kleine volgende stap. Wedden dat u ergens hiertussenin uitkomt?

Stap 6: Maak direct een vervolgafspraak
U krijgt goedkeuring voor uw vraag, en dan? Zeker bij bedrijven die niet zo vaak investeringen goedkeuren, is het heel geruststellend als u laat zien dat u de touwtjes in handen heeft en ook houdt. U heeft laten zien dat u de sturende factor kunt zijn, en u wint helemaal het vertrouwen door een stap verder te denken dan alleen de investeringsaanvraag die u net achter de rug heeft. Door dus een vervolgafspraak te maken en aan te bieden om 3 maanden later een update te komen geven.

Partner van Inkoperscafé
Partner van Inkoperscafé

Reacties

Partner van Inkoperscafé
Sluiten

Inloggen met

of met e-mailadres